Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Stellen Freiburg; Frankfurt; Hybrid; EUR 32.000 - 46.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Stellen Freiburg sucht eine assistive Kraft zur Unterstützung der Geschäftsführung in Frankfurt. Sie übernehmen die allgemeine Büroorganisation, verwalten Posteingang, Ablage und Materialbestellungen.

Sie fungieren als zentrale Ansprechperson, koordinieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen, erstellen Schriftstücke und Präsentationen sowie die Korrespondenz mit Partnern und Behörden. Zudem unterstützen Sie Rechnungsstellung und -prüfung im Buchhaltungssystem.

Qualifikationen

• Erfahrung in Büroorganisation
• Guter Umgang mit Telefon/Schriftverkehr
• Selbstständige Arbeitsweise und Zuverlässigkeit

Aufgaben

• Unterstützt die Geschäftsführung bei täglichen organisatorischen Aufgaben
• Organisiert Büroabläufe, kümmert sich um Ablage, Bestellungen von Büromaterialien und Verwaltung
• Koordiniert Termine, Fristen und Wiedervorlagen
• Erstellt Schriftstücke, Präsentationen und weitere Unterlagen
• Korrespondenz mit Partnern, Behörden und externen Ansprechpartnern
• Unterstützt Rechnungsstellung und Rechnungsprüfung im Buchhaltungssystem

Kenntnisse

Office-Organisation

Planung und Koordination

Korrespondenz

Terminverwaltung

Tools

Buchhaltungssystem

Jobbeschreibung

• In dieser Position unterstützen Sie die Geschäftsführung an unserem Standort in Frankfurt bei sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben des Tagesgeschäfts.
• Sie übernehmen in 30-40 Stunden pro Woche die allgemeine Büroorganisation und kümmern sich unter anderem um die Ablage, die Bestellung von Büromaterialien sowie verschiedene Verwaltungsaufgaben.
• Als zentrale Ansprechperson stehen Sie Mitarbeitenden sowie externen Geschäftspartnern bei organisatorischen Fragestellungen zur Verfügung und koordinieren Termine, Fristen und Wiedervorlagen.
• Darüber hinaus erstellen und bereiten Sie Schriftstücke, Präsentationen und weitere Unterlagen vor. Die selbstständige Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und weiteren externen Ansprechpartnern gehört ebenfalls zu Ihrem Verantwortungsbereich.
• Sie organisieren das operative Tagesgeschäft eigenständig und bearbeiten Postein- und -ausgänge, führen Akten, überwachen Wiedervorlagen und unterstützen bei der Rechnungsstellung sowie Rechnungsprüfung in unserem Buchhaltungssystem.