Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Thyssenkrupp; Essen; Hybrid; EUR 60,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifvertrag Metall- und Elektro NRW

30 Urlaubstage

Urlaubsgeld & Sonderzahlungen

Flexible Arbeitsmodelle

Betriebliche Altersvorsorge

Kantine am Standort Essen

Gute Anbindung & Parkmöglichkeiten

Gesundheitsangebote

JobRad-Leasing

Job summary

thyssenkrupp Forged Technologies sucht eine erfahrene Assistenz, die den President/CEO und den SVP Finance/CFO im operativen Tagesgeschäft unterstützt. Fokus liegt auf klassischer Geschäftsführungsassistenz, Office Management und kaufmännischer Organisation.

Zu Ihren Aufgaben gehören eigenständige Kalenderführung, Reiseplanung, Vorbereitung von Board-Terminen sowie Multilingual-Korrespondenz in Deutsch und Englisch; zudem unterstützen Sie bei Bestell- und Rechnungsprozessen inkl. SAP/EPAS.

Qualifications

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in Assistenz- oder Geschäftsführungsposition
• Erfahrung in Kalenderkoordination, Terminplanung, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung
• organisierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise
• Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• sicherer Umgang mit Microsoft 365, SAP- und EPAS-Kenntnisse von Vorteil

Responsibilities

• Kalender des President/CEO und SVP Finance/CFO eigenständig steuern und koordinieren
• Geschäftsreisen planen, buchen und abrechnen
• Board-Termine, Besprechungen und Veranstaltungen vorbereiten und nachbereiten
• eingehende Anfragen bearbeiten und priorisieren, Korrespondenz in Deutsch und Englisch vorbereiten
• Bestellungen, Freigaben, Rechnungsprüfung sowie SAP/EPAS-Einträge bearbeiten
• Sitzungsunterlagen koordinieren und Ablage sicherstellen
• Board Office organisieren und Kontakte zu internen/externen Partnern pflegen
• an Projekten mitwirken und Sonderaufgaben übernehmen

Skills

Microsoft 365

SAP

EPAS

Englischkenntnisse

German (Deutsch)

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

SAP

EPAS

Job description

thyssenkrupp Forged Technologies ist ein diversifizierter Anbieter von Komponenten und Systemlösungen für eine Vielzahl unterschiedlicher Branchen und Märkte. Mit rund 50 Schmiedepressen und über 150 Bearbeitungs- und Montagelinien an 14 Standorten weltweit, unter anderem in Deutschland, Italien, den USA, Mexiko, Brasilien und China, verfügt die Gruppe über eine einzigartige globale Aufstellung. Mit einem Umsatz von weit über 1 Milliarde Euro ist das Unternehmen auf die Herstellung von Komponenten und Systemen für die Automobil-, Nutzfahrzeug- und Baumaschinenindustrie spezialisiert.

Behältst du auch dann den Überblick, wenn Termine, Reisen, Unterlagen und administrative Abläufe gleichzeitig organisiert werden müssen?

Als erfahrene Assistenz unterstützt du den President / CEO und den SVP Finance / CFO im operativen Tagesgeschäft. Dein Schwerpunkt liegt auf klassischer Geschäftsführungsassistenz, Office Management und kaufmännischer Organisation.

Du wirst …

• die Kalender des President / CEO und des SVP Finance / CFO eigenständig steuern und koordinieren, Termine priorisieren und Überschneidungen vorausschauend lösen.
• Geschäftsreisen planen, buchen und abrechnen sowie externe Termine, Besucherprogramme und organisatorische Details koordinieren.
• Board-Termine, Besprechungen und Veranstaltungen vor- und nachbereiten, einschließlich Agenda, Unterlagen, Räume, Technik, Bewirtung und Nachverfolgung offener Punkte.
• eingehende Anfragen bearbeiten und priorisieren sowie Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache vorbereiten.
• kaufmännische und administrative Aufgaben übernehmen, insbesondere Bestellungen, Freigaben, Rechnungsprüfung sowie Einträge in SAP und EPAS.
• Sitzungsunterlagen, Unterschriftenläufe und vertrauliche Dokumente koordinieren und eine strukturierte Ablage und Nachverfolgung sicherstellen.
• das Board Office organisieren, Besprechungsräume und Gäste betreuen sowie mit internen Bereichen, Assistenzfunktionen und externen Dienstleistern.
• bei Projekten mitwirken und unterstützen sowie Sonderaufgaben und weitere organisatorische Themen im Rahmen der Assistenztätigkeit übernehmen.

Du brings mit …

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt um eine Weiterbildung in Office Management, Assistenz oder Betriebswirtschaft; alternativ ein relevantes Studium.
• mindestens fünf Jahre Berufserfahrung als Assistenz, Geschäftsführungsassistenz, Vorstandsassistenz oder Executive Assistant.
• Erfahrung in komplexer Kalenderkoordination, Terminplanung, Reisemanagement und Reisekostenabrechnung auf Geschäftsführungs- oder vergleichbarer Leitungsebene.
• eine organisierte, vorausschauende und serviceorientierte Arbeitsweise sowie Sicherheit im Umgang mit kurzfristigen Änderungen.
• ein hohes Maß an Diskretion, Zuverlässigkeit und Sorgfalt beim Umgang mit vertraulichen Informationen.
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten.
• einen sehr sicheren Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, Word, Excel und PowerPoint; Erfahrung mit SAP und EPAS ist von Vorteil.

• Attraktives Vergütungspaket nach dem Tarifvertrag der Metall- und Elektroindustrie Nordrhein-Westfalen, einschließlich 30 Urlaubstagen, Urlaubsgeld und tariflicher Sonderzahlungen.
• Flexible Arbeitsmodelle mit der Möglichkeit, bis zu zwei Tage pro Woche mobil zu arbeiten.
• Hervorragende betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss.
• Moderne, offene Arbeitsumgebung in zentraler Lage in Essen mit subventionierter Kantine.
• Sehr gute Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln und kostenlosen Parkmöglichkeiten.
• Gesundheitsangebote, attraktive Mitarbeiterkonditionen und JobRad-Leasing.