Assistenz der Geschäftsführung IPAI CEO & CFO (m/w/d)

Schwarz Gruppe; Heilbronn; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Job summary

IPAI, die Innovationsplattform für angewandte KI, sucht eine Assistenz der Geschäftsführung. Du unterstützt das Management Office, arbeitest eng mit CEO und CFO zusammen und sorgst für reibungslose Abläufe im Alltag.

Als echtes Organisationstalent hältst du dem Team den Rücken frei. Zu deinen Aufgaben gehören Terminplanung, Mail- und Kalendermanagement, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Erstellung von Präsentationen, Organisation von Teamevents und das Office-Management-Liaison mit

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz-/Sekretariatsrolle.
• Organisationstalent, Diskretion und Detailgenauigkeit.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Umgang mit Google Workspace und gängigen Office-Tools.

Responsibilities

• Plane und koordiniere interne sowie externe Termine, Meetings und Gremienformate inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Behalte Postfächer sowie Kalender im Blick; manage Korrespondenzen und Koordinationsaufgaben.
• Erstelle und überarbeite Präsentationen und sorge für einheitliche Darstellungen.
• Unterstütze bei Planungen von Teamevents und Veranstaltungen.
• Steuere Office Management und koordiniere Bestellungen für Catering, Technik und Büromaterial.
• Schnittstelle zu internen/externen Dienstleistern und Partnern.

Skills

Organisationstalent

Diskretion

Detailorientierung

Vorausschauendes Denken

Multitasking

Deutschkenntnisse/Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Google Workspace

Job description

Einleitungstext

Du möchtest den Aufbau von IPAI aktiv und hands‑on mitgestalten?

AlsInnovationsplattform für angewandte KI verfolgen wir das Ziel, Künstliche Intelligenz in Unternehmen und Institutionen erfolgreich in die Anwendung zu bringen. Mit IPAI haben wir uns die Ambition gesetzt, das “Global Home of Human AI” zu werden. Wir schaffen einen Raum für erfolgreiche KI-Transformation und Kollaboration, wodurch wir weiteres Momentum für einen echten KI-Hotspot in Europa generieren.

In der Rolle als Assistenz der Geschäftsführung bist du eine wichtige Instanz des Management Office-Teams und arbeitest eng mit dem Management (insbes. CEO und CFO), dem Chief of Staff- Team und allen Fachbereichen zusammen. Du unterstützt und entlastest bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für reibungslose Abläufe im Alltag. Als echtes Organisationstalent hältst du dem Team den Rücken frei.

Deine Aufgaben

• Plane und koordiniere interne sowie externe Termine, Meetings und Gremienformate inklusive deren Vor- und Nachbereitung.
• Behalte Postfächer sowie Kalender im Blick, steuere die Korrespondenzen und unterstütze bei Koordinationsaufgaben.
• Agiere als erste Anlaufstelle für das Management-Team bei allen administrativen Belangen – von der Raumbuchung und Catering bis zur Organisation von Dienstreisen und Buchungen.
• Erstelle und überarbeite Präsentationen, prüfe Inhalte sorgfältig auf Vollständigkeit und stelle eine einheitliche Darstellung sicher.
• Unterstütze bei der Planung und Organisation von Teamevents und Veranstaltungen.
• Steuere das Office Management, koordiniere Bestellungen für Catering, Technik sowie Büromaterialien und stimme dich mit internen und externen Schnittstellen und Dienstleistern ab.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d), o.ä.).

• Du bringst min. drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz‑Rolle oder im Sekretariat mit - idealerweise in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld.

• Du zeichnest dich durch dein Organisationstalent, deine Diskretion und dein Auge fürs Detail aus.

• Du denkst voraus, setzt Prioritäten und bewahrst auch in dynamischen Situationen Ruhe.

• Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch klar, professionell und situationsgerecht.

• Du gehst sicher mit gängigen digitalen Tools wie z. B. Google Workspace um.

• Deine selbständige und schnelle Arbeitsweise runden dein Profil ab.