Assistenz der Geschäftsführung IPAI CEO & CFO (m/w/d)

IPAI; Heilbronn; Ibrido; EUR 42.000 - 60.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Flexible Arbeitszeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Corporate Benefits

Descrizione del lavoro

IPAI sucht Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) für CEO & CFO in Heilbronn. In dieser Rolle bist du zentrale Schnittstelle im Management Office, unterstützt das Management, das Chief of Staff-Team und alle Fachbereiche und sorgst für reibungslose Abläufe.

Du koordinierst Termine, Reiseplanung, Präsentationen und Korrespondenz, betreust Postfächer, Kalender, Organisation von Veranstaltungen und Bestellungen.

Competenze

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mindestens drei Jahre Erfahrung in Assistenz-/Sekretariatsrollen
• Organisationstalent, Diskretion und Detailgenauigkeit
• Vorausdenken, Prioritäten setzen und Ruhe bewahren
• Sicherer Umgang mit Deutsch und Englisch
• Gängige digitale Tools wie Google Workspace

Mansioni

• Plane und koordiniere interne sowie externe Termine, Meetings und Gremienformate inkl. Vor-/Nachbereitung.
• Behalte Postfächer und Kalender im Blick; steuere Korrespondenzen und Koordinationsaufgaben.
• Erstelle Präsentationen und sorge für einheitliche Gestaltung.
• Organisiere Dienstreisen, Raumbuchungen und Catering.
• Unterstütze Teamevents und Veranstaltungen.
• Steuere Office Management und Abstimmung mit Schnittstellen und Dienstleistern

Conoscenze

Organisationstalent

Diskretion

Detailgenauigkeit

Priorisierung

Englischkenntnisse

Deutschkenntnisse

Formazione

Kaufmännische Ausbildung

Strumenti

Google Workspace

Descrizione del lavoro

Assistenz der Geschäftsführung IPAI CEO & CFO (m/w/d)

Heilbronn

Vollzeit

Du möchtest den Aufbau von IPAI aktiv und hands-on mitgestalten?

AlsInnovationsplattform für angewandte KI verfolgen wir das Ziel, Künstliche Intelligenz in Unternehmen und Institutionen erfolgreich in die Anwendung zu bringen. Mit IPAI haben wir uns die Ambition gesetzt, das "Global Home of Human AI" zu werden. Wir schaffen einen Raum für erfolgreiche KI-Transformation und Kollaboration, wodurch wir weiteres Momentum für einen echten KI-Hotspot in Europa generieren.

In der Rolle als Assistenz der Geschäftsführung bist du eine wichtige Instanz des Management Office-Teams und arbeitest eng mit dem Management (insbes. CEO und CFO), dem Chief of Staff- Team und allen Fachbereichen zusammen. Du unterstützt und entlastest bei administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für reibungslose Abläufe im Alltag. Als echtes Organisationstalent hältst du dem Team den Rücken frei.

Deine Aufgaben

• Plane und koordiniere interne sowie externe Termine, Meetings und Gremienformate inklusive deren Vor- und Nachbereitung.
• Behalte Postfächer sowie Kalender im Blick, steuere die Korrespondenzen und unterstütze bei Koordinationsaufgaben.
• Agiere als erste Anlaufstelle für das Management-Team bei allen administrativen Belangen – von der Raumbuchung und Catering bis zur Organisation von Dienstreisen und Buchungen.
• Erstelle und überarbeite Präsentationen, prüfe Inhalte sorgfältig auf Vollständigkeit und stelle eine einheitliche Darstellung sicher.
• Unterstütze bei der Planung und Organisation von Teamevents und Veranstaltungen.
• Steuere das Office Management, koordiniere Bestellungen für Catering, Technik sowie Büromaterialien und stimme dich mit internen und externen Schnittstellen und Dienstleistern ab.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kaufmann (m/w/d) für Büromanagement, Industriekaufmann (m/w/d), Fremdsprachenkorrespondentin (m/w/d), o.ä.).
• Du bringst min. drei Jahre Erfahrung in einer Assistenz-Rolle oder im Sekretariat mit – idealerweise in einem dynamischen, anspruchsvollen Umfeld.
• Du zeichnest dich durch dein Organisationstalent, deine Diskretion und dein Auge fürs Detail aus.
• Du denkst voraus, setzt Prioritäten und bewahrst auch in dynamischen Situationen Ruhe.
• Du kommunizierst auf Deutsch und Englisch klar, professionell und situationsgerecht.
• Du gehst sicher mit gängigen digitalen Tools wie z.B. Google Workspace um.
• Deine selbständige und schnelle Arbeitsweise runden dein Profil ab.

Unser Angebot

Hinter IPAI steht die Vision, das „Global Home of Human AI“ zu werden – ein Anspruch, der bei uns auf Hands-on-Mentalität und Unternehmergeist trifft. Dich erwartet ein Umfeld, in dem Pioneering Spirit gelebt wird: Du hast den Freiraum, Neues zu erschaffen und das Wachstum von IPAI aktiv mitzugestalten. Dabei bist du Teil einer lebendigen Innovationsplattform für angewandte KI, in dem Wirtschaft, Wissenschaft, Start-ups und Gesellschaft zusammenkommen. Wenn du Lust hast, in einem starken Miteinander und einem ambitionierten Team diese Vision Wirklichkeit werden zu lassen, passt du zu uns.

• Dein Arbeitsalltag – deine Flexibilität Innovation braucht Freiheit statt fester Zeiten. Bei uns entscheidest du, wo und wann dein Impact am größten ist: Ob Deep Work im Homeoffice oder Co-Creation vor Ort, ob Early Bird oder Night Owl – wir verzichten auf starre 9-to-5-Strukturen. Was bei uns zählt, ist nicht die reine Anwesenheit, sondern das Ergebnis.
• Dein persönliches Wachstum
  Deine Lernkurve ist bei uns steil. Wir begleiten deine Entwicklung individuell und unterstützen dich durch maßgeschneiderte Weiterbildungen und gezieltes Sparring.
• Unser Teamgeist und Arbeitsatmosphäre
  Komm wie du bist: Bei uns zählt dein authentisches Ich und eine gelebte Du-Kultur auf Augenhöhe. Du arbeitest in einer inspirierenden Umgebung in unserem hochmodernen Office, in dem es dir an nichts fehlt. Innovation braucht Austausch, wir stärken deshalb unseren Zusammenhalt durch regelmäßige Teamevents und legendäre Offsites.
• Unser Innovationsökosystem
  Bei IPAI bist du Teil eines einzigartigen Netzwerks aus Startups, Unternehmen und der Forschung. Du hast direkten Zugriff auf exklusives ExpertInnenwissen und Inspiration durch hochkarätige Keynotes sowie Tech-Impulse. Vernetze dich auf unseren Events mit den klügsten Köpfen und gestalte als aktiver Teil der Community das Global Home of Human AI mit.
• Deine Vergütung
  Wir bieten dir ein wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und attraktive Vorsorgemodelle.
• Deine zusätzlichen Benefits
  Profitiere vom umfassenden Benefit-Netzwerk der Unternehmen der Schwarz Gruppe: zum Beispiel den freien Zugang zu unseren modernen Fitnessstudios, das Medical-Center mit fachärztlicher Versorgung oder Corporate Benefits.