Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (w/m/d)

Tierliebhaber; Deutschland; On-site; EUR 42,000 - 62,000; Full time

Job summary

Tierliebhaber sucht eine Assistenz der Geschäftsführung, die den Rücken der Geschäftsleitung freihält und das Tagesgeschäft reibungslos organisiert. Sie strukturieren den Alltag, koordinieren Korrespondenz, Termine und Verträge, bereiten Unterlagen vor und sorgen dafür, dass Entscheidungen zügig umgesetzt werden.

Sie unterstützen bei buchhalterischen Prozessen, prüfen Belege und erledigen administrative Aufgaben eigenständig.

Qualifications

• Organisationstalent und administrative Unterstützung der Geschäftsführung.
• Eigenständige Bearbeitung von Korrespondenz und Posteingängen.
• Unterstützung bei buchhalterischen Prozessen und Belegenprüfung.
• Verträge prüfen, Vorlagen erstellen und Fristen nachhalten.

Responsibilities

• Tagesgeschäft der Geschäftsführung organisieren und strukturieren.
• To-dos nachverfolgen und Deadlines sicherstellen.
• Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen und Ergebnisse festhalten.
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern koordinieren und dokumentieren.

Skills

Organisation

Korrespondenz

Termine koordinieren

Vertragsprüfung

Job description

Deine Mission

Du behältst auch dann den Überblick, wenn für andere längst das Chaos beginnt? Dann suchen wir dich! Als Assistenz der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass sich unsere Geschäftsleitung auf das Wesentliche konzentrieren kann, weil im Hintergrund alles läuft: Organisation, Korrespondenz, Termine, Verträge und die vielen kleinen Alltagsthemen drumherum. Kurzum: Du bist die Person, die unserer Geschäftsleitung den Rücken frei hält.

Welche Aufgaben warten auf dich?

Deine Mission

Du behältst auch dann den Überblick, wenn für andere längst das Chaos beginnt? Dann suchen wir dich! Als Assistenz der Geschäftsführung sorgst du dafür, dass sich unsere Geschäftsleitung auf das Wesentliche konzentrieren kann, weil im Hintergrund alles läuft: Organisation, Korrespondenz, Termine, Verträge und die vielen kleinen Alltagsthemen drumherum. Kurzum: Du bist die Person, die unserer Geschäftsleitung den Rücken frei hält.

Deine Aufgaben

Organisation & Tagesgeschäft

• Du übernimmst die tägliche organisatorische und administrative Unterstützung unserer Geschäftsführung: Von der Strukturierung des Tagesablaufs bis zu den vielen kleinen Themen, die dazwischen auftauchen und trotzdem nicht liegen bleiben dürfen.
• Du behältst offene To-dos im Blick: Du hakst proaktiv nach und sorgst dafür, dass Zusagen und Deadlines eingehalten werden, ohne dass dich jemand extra daran erinnern muss.
• Du bereitest Termine inhaltlich und organisatorisch vor und nach: Du stellst relevante Unterlagen zusammen, hältst Ergebnisse und nächste Schritte fest und sorgst dafür, dass aus einem Gespräch auch tatsächlich Handlung wird.

Korrespondenz, kaufmännische & rechtliche Themen

• Du übernimmst die Bearbeitung und Organisation von Postfächern und Korrespondenz: Du sortierst, priorisierst und beantwortest eigenständig, was du eigenständig beantworten kannst und bereitest den Rest entscheidungsreif auf.
• Du unterstützt bei buchhalterischen Prozessen: Du unterstützt z.B. beim Prüfen und Zuordnen von Belegen oder der Vorbereitung für die Buchhaltung.
• Du unterstützt bei rechtlichen und vertraglichen Themen: Du prüfst Verträge, erstellst Vorlagen und recherchierst rechtliche Fragestellungen. Du hältst Fristen nach und sorgst dafür, dass nichts durchs Raster fällt.

Kommunikation & Dokumentation

• Du koordinierst und kommunizierst mit internen und externen Ansprechpartner:innen: Du agierst oft als erste Kontaktperson und beh