Assistenz der Fachbereichsleitung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Hannover; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Hannover sucht eine motivierte Assistenz der Fachbereichsleitung. In dieser unbefristeten Vollzeitstelle sind Sie verantwortlich für die Geschäftsführung des Büros, die Terminplanung und die Priorisierung von Anfragen. Vorzugsweise bringen Sie eine Berufsausbildung im Büromanagement oder in einem ähnlichen Bereich mit und haben Erfahrung in der Büroorganisation. Diese Stelle bietet ein sicheres Arbeitsumfeld, 30 Tage Urlaub und flexible Arbeitszeiten, einschließlich Home-Office-Möglichkeiten.

Leistungen

30 Tage Erholungsurlaub

Home-Office-Möglichkeiten

Attraktive Vergütung

Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur zum Rechtsanwalts‑ und / oder Notarfachangestellten oder Kauffrau·mann für Büromanagement.
• Nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Sekretariat oder Büroorganisation.

Aufgaben

• Geschäftsführung des Büros, Terminplanung, Organisation von Dienstreisen.
• Priorisierung der Vorgänge im Funktionspostfach.
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs‑ und Organisationsaufgaben.
• Besprechungsmanagement und Fachbereichsunterstützung.

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Assistenz der Fachbereichsleitung

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

als Sachbearbeiter*in für Büromanagement im Vorzimmer der Fachbereichsleitung des Fachbereichs Planen und Stadtentwicklung.

Das Team des Fachbereichs Planen und Stadtentwicklung kümmert sich mit rund 400 Mitarbeitenden in sechs Bereichen um alle städtebaulichen Planungen in der Landeshauptstadt Hannover, erteilt Baugenehmigungen, erarbeitet mit Hilfe von Geodaten die Grundlagen der Stadtentwicklung sowie die Mobilitätsplanung, unterstützt bei der Wohnungssuche und engagiert sich in den Quartieren für die Stadterneuerung, die Stadtgestaltung und die Denkmalpflege.

Ihre Aufgaben

• Geschäftsführung des Büros der Fachbereichsleitung, z. B. Terminplanung und -koordination (E‑Mail, Telefon, Schriftverkehr), Organisation von Dienstreisen, Postbearbeitung, Bearbeitung telefonischer Anfragen etc.
• Priorisierung der Vorgänge im Funktionspostfach, ggf. Vorlage der Fachbereichsleitung und/oder Weiterleitung an die zuständigen Bereiche und Sachgebiete
• Übernahme allgemeiner Verwaltungs‑ und Organisationsaufgaben, z. B. Recherche und Vorbereitung von Unterlagen und Drucksachen für die Fachausschüsse und Betreuung dieser im Intranet oder das Führen der Vorgangsakten
• Besprechungsmanagement
• Sachbearbeitung zur Unterstützung im Fachbereich
• Vertretung der Verwaltungskraft im Büro der Bereichsleitung

Ihr Profil und Ihre Kompetenzen

• eine entsprechend erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zur zum Rechtsanwalts‑ und / oder Notarfachangestellten, Kauffrau·mann für Büromanagement / Bürokommunikation oder Industriekauffrau·mann
• daneben können sich auch Personen bewerben, die über einen erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder einen gleichwertigen Abschluss verfügen
• sowie eine nachgewiesene einschlägige Berufserfahrung, idealerweise im Sekretariat oder alternativ in der Büroorganisation bzw. in einer Assistenzfunktion

Darüber hinaus verfügen Sie über folgende Fähigkeiten und Kompetenzen:

• hohe Einsatzbereitschaft, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion
• sicheres und freundliches, aber auch verbindliches Auftreten
• gute mündliche und schriftliche Kommunikations‑ und Dokumentationsfähigkeit
• für die Arbeit ist das sichere Beherrschen der deutschen Sprache in Wort und Schrift erforderlich (Sprachniveau C1 des GER). Personen, die ihren Schulabschluss an einer nicht deutschsprachigen Einrichtung erworben haben, müssen diese Sprachkenntnisse durch ein entsprechendes Zertifikat nachweisen
• fundierte Kenntnisse in den gängigen Anwendungen der MS‑Office‑Programme (insb. Word und Outlook)
• Teamfähigkeit, Organisationstalent und Zuverlässigkeit
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Aufgabe im öffentlichen Dienst
• einen sicheren Arbeitsplatz sowie eine attraktive Vergütung
• Home‑Office‑Möglichkeiten und flexible Arbeitszeitmodelle (s.u.)
• 30 Tage Erholungsurlaub im Kalenderjahr bei einer 5‑Tage‑Woche
• vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
• bei Vorliegen der tariflichen Voraussetzungen eine Jahressonderzahlung
• eine zusätzliche betriebliche Altersversicherung
• im Einzelfall eine Leistungsprämie
• ein attraktives Job‑Ticket für den öffentlichen Personennahverkehr
• Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• attraktive Sport‑ und Gesundheitsangebote

Hinweise und Werte

Die Eingruppierung richtet sich nach Entgeltgruppe 08 TVöD (A I 3 Anlage 1 – Entgeltordnung (VKA)). Der Arbeitsplatz ist für die Bewerbung von Beschäftigten im Tarifbereich offen.

Die Vollzeitstelle ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet mit wöchentlich 39 Stunden zu besetzen. Die Stelle ist Teilzeit geeignet unter Gewährleistung der Abdeckung von Sprech‑ und Servicezeiten. Wir kommen gern mit Ihnen über praktikable Arbeitszeitmodelle ins Gespräch.

Die Landeshauptstadt Hannover hat das Ziel, die Vielfalt der Bevölkerung auch in der Stadtverwaltung abzubilden. Sie erkennt damit Vielfalt als wichtigen Teil ihrer Unternehmenskultur an und ist bestrebt, ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, das Menschen unabhängig von ihrer ethnischen, kulturellen und sozialen Herkunft, ihrem Alter, ihrer Behinderung, ihrer Religion sowie ihrer sexuellen oder geschlechtlichen Identität gleiche Chancen bietet.

Zur Förderung der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern ermutigen wir gemäß dem Niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetz insbesondere Frauen, sich zu bewerben.

Schwerbehinderte Menschen oder ihnen gleichgestellte Bewerber*innen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Wir bestärken insbesondere Menschen mit einer Migrationsbiografie sich zu bewerben. Weitere Informationen und Hinweise über die Landeshauptstadt Hannover als Arbeitgeberin und das Stellenbesetzungsverfahren finden Sie unter https://karriere.hannover.de/ .

Bei Interesse bewerben Sie sich bitte mit Ihrer vollständigen und aussagefähigen Bewerbung bis zum 30. 01. 2026 unter Angabe der Ausschreibungsziffer 61‑2026‑1307 online über unser Bewerbungsportal.

Noch nichts Passendes dabei?

Dann bleiben Sie mit uns im Kontakt. Wir freuen uns auch über Initiativbewerbungen und beraten Sie gern über die vielfältigen Einstiegsmöglichkeiten.

Für interne Bewerbungen wird auf die geltenden LHH‑spezifischen Regelungen verwiesen.

Unternehmensdarstellung: Landeshauptstadt Hannover

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