Assistenz Betrieb Leitungen Süd (m/w/d)

Amprion GmbH; Dortmund; Vor Ort; EUR 42.000 - 58.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Amprion GmbH in Dortmund sucht eine teamorientierte Assistenzkraft zur Weiterentwicklung des Informationsmanagements und zur Einführung digitaler KI-Systeme. Sie unterstützen Führungskräfte im Tagesgeschäft, erstellen Berichte und bereiten Workshops vor.

Sie arbeiten eigenverantwortlich an Beschaffungsprozessen und der Optimierung von Abläufen, bringen Organisationstalent mit und verfügen über gute MS-365-Kenntnisse.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Berufserfahrung wünschenswert in Team-/Projektassistenz.
• Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Engagement.
• Gute Kommunikationsfähigkeit und soziale Kompetenz.

Aufgaben

• Weiterentwicklung des Informationsmanagements und Bündelung von Informationen aus verschiedenen Quellen.
• Erprobung und Einführung neuer Microsoft-Office-Anwendungen sowie digitaler Assistenz- und KI-Systeme.
• Administrativer Support der Teams und Führungskräfte im Tagesgeschäft.
• Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Berichte und Statusübersichten.
• Organisation und Begleitung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen.
• Mitwirkung bei Regelprozessen, Dokumenten- und Gebäudemanagement.
• Entwicklung von Automatisierungslösungen zur Optimierung von Abläufen.
• Durchführung zentraler Beschaffungsprozesse, inklusive SAP-Bestellungen und Katalogabrufen.
• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Eigeninitiative

Verantwortungsbewusstsein

Analytische Arbeitsweise

Prozessoptimierung

Digitale Affinität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Jobbeschreibung

Stellen-ID: 8370 | Vertragsart: unbefristet

IHRE AUFGABEN:

• Weiterentwicklung des Informationsmanagements durch die Bündelung, Strukturierung und zielgruppengerechte Aufbereitung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen und Systemen
• Erprobung, Einführung und nachhaltige Etablierung neuer Microsoft-Office-Anwendungen sowie digitaler Assistenz- und KI-Systeme im Arbeitsalltag
• umfassende administrative Unterstützung der Teams sowie der Führungskräfte im Tagesgeschäft
• Erstellung aussagekräftiger Präsentationen, Berichte, Statusübersichten und Entscheidungsvorlagen für verschiedene Zielgruppen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Begleitung von Workshops, Besprechungen und Veranstaltungen
• Mitwirkung bei der Gestaltung und Durchführung von Regelprozessen innerhalb der Organisation, beispielsweise in den Bereichen Dokumentenmanagement und Gebäudemanagement
• Entwicklung und Umsetzung von Automatisierungslösungen zur Optimierung bestehender Arbeitsabläufe und Prozesse
• eigenverantwortliche Durchführung zentraler Beschaffungsprozesse, einschließlich SAP-Bestellungen, Katalogabrufen und weiterer Einkaufsaktivitäten
• Prüfung, Kontierung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen

IHR PROFIL:

• erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Bereich Teamassistenz, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion ist wünschenswert
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise
• hohes Maß an Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Engagement
• sicheres und verbindliches Auftreten verbunden mit Kommunikationsstärke und sozialer Kompetenz
• Freude an der Zusammenarbeit im Team sowie an der Unterstützung unterschiedlicher Ansprechpartner
• gute Kenntnisse in den gängigen Microsoft-365-Anwendungen
• Interesse an digitalen Innovationen, Prozessoptimierung und Automatisierung