Assistenz Abteilungsleitung & Organisation (m/w/d)

Career Service; Frankfurt; Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Career Service sucht eine Assistenz der Abteilungsleitung zur Unterstützung im administrativen, koordinierenden und organisatorischen Bereich. Sie übernehmen Vor- und Nachbereitung, Terminkoordination und verantworten die Erstellung von Entwürfen sowie die Bearbeitung von Anfragen.

Sie bringen ein Bachelor-Studium oder eine kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im öffentlichen Sektor mit, verfügen über sehr gute MS-Office-Kenntnisse und arbeiten selbstständig, sorgfältig sowie zielorientiert.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder kaufmännische Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung.
• Weiterbildung zum Verwaltungsfachwirt/in ist möglich.
• Erfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariat auf Leitungsebene.
• Erfahrung im öffentlichen Sektor ist von Vorteil.
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere MS Office.
• Selbstständige, sorgfältige Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement.
• Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit.
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1).

Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung in Administration, Koordination und Organisation vielfältiger Aufgaben
• Termindispositionen und Führung von Wiedervorlagen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz sowie allgemeine Büroorganisation
• Sichtung und Aufbereitung relevanter Fachinformationen, beispielsweise aus Veröffentlichungen und Rechtsprechung
• Erstellung inhaltlicher Entwürfe bei Anfragen und Stellungnahmen sowie Vorbereitung von Vorlagen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dienstbesprechungen und Arbeitskreisen

Kenntnisse

Assistenz auf Leitungsebene

EDV-Kenntnisse MS Office

Selbstständige Arbeitsweise

Koordinationsfähigkeit

Ausdrucksfähigkeit (mündlich/schriftl)

Deutschkenntnisse C1

Ausbildung

Bachelor-Abschluss oder kaufmännische Verwaltungsausbildung

Weiterbildung Verwaltungsfachwirt*in

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Behalte Termine, Kommunikation und organisatorische Abläufe im Blick und unterstütze die Abteilungsleitung im vielseitigen Tagesgeschäft!

Für unseren Kunden suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Abteilungsleitung & Organisation (m/w/d).

Das Unternehmen...

... ist im öffentlichen Bereich tätig und verantwortet vielfältige Aufgaben im Bau- und Immobilienbereich. Zur Unterstützung der Abteilungsleitungen wird eine organisationsstarke und gut strukturierte Persönlichkeit gesucht.

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Abteilungsleitung in Administration, Koordination und Organisation vielfältiger Aufgaben
• Termindispositionen und Führung von Wiedervorlagen
• Schriftliche und telefonische Korrespondenz sowie allgemeine Büroorganisation
• Sichtung und Aufbereitung relevanter Fachinformationen, beispielsweise aus Veröffentlichungen und Rechtsprechung
• Erstellung inhaltlicher Entwürfe bei Anfragen und Stellungnahmen sowie Vorbereitung von Vorlagen
• Organisatorische Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Dienstbesprechungen und Arbeitskreisen

Einsatz: Vollzeit, Einsatz im Rahmen einer Arbeitnehmerüberlassung, befristet auf 18 Monate

Einsatzort: Frankfurt am Main

Dein Profil

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Bachelor) oder abgeschlossene Verwaltungs- bzw. kaufmännische Ausbildung mit langjähriger Berufserfahrung

bzw. Weiterbildung zum/zur Verwaltungsfachwirt*in

• Erfahrung im Assistenz- bzw. Sekretariat auf Leitungsebene oder in einer vergleichbaren Funktion
• Erfahrung im öffentlichen Sektor ist von Vorteil
• Sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere in den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Selbstständige, sehr sorgfältige Arbeitsweise und ein gutes Zeitmanagement
• Sehr gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
• Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1)