Assistent*in im Büro des Kanzlers

TU Dortmund University; Dortmund; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliches Gesundheitsmanagement

Vergünstigtes Mittagessen in Mensen

Hochschulsport

Job summary

Die TU Dortmund University sucht am Rektorat eine nützliche Assistenz- und Sekretariatskraft für organisatorische, administrative und finanzbezogene Prozesse.

Sie unterstützen das Sekretariat, planen Termine, bereiten Besprechungen vor und koordinieren Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Kanzlerin/ dem Kanzler. Die Stelle ist unbefristet, Vollzeit und nach TV-L E10 vergütet.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation.
• Erfahrung in allgemeiner Verwaltung bzw. Geschäftszimmerführung von Vorteil.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Organisation und Abrechnung von Dienstreisen sowie Terminplanung und -koordination von Besprechungen und Gremiensitzungen.
• Aufbereitung von Unterlagen und Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats.
• Unterstützung der Kanzlerkoordination und Organisation von Veranstaltungen.
• Mitwirkung an der gesamten Sekretariatsverwaltung.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Zuverlässigkeit

Education

Abgeschlossenes Hochschulstudium oder gleichwertige Qualifikation

Tools

MS Office

SAP (ESS, SRM, FIORI)

Job description

Bringen Sie Ihr Organisationstalent in eine vielseitige Assistenzfunktion an zentraler Stelle der TU Dortmund ein: Sie unterstützen organisatorische, administrative und finanzbezogene Prozesse, übernehmen vielfältige Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben und wirken bei der gesamten Sekretariatsverwaltung mit. Mit Ihrer strukturierten, zuverlässigen und serviceorientierten Arbeitsweise tragen Sie zu reibungslosen Abläufen im universitären Alltag bei. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Diese Stelle ist im Rektorat zum nächstmöglichen Zeitpunkt unbefristet zu besetzen. Die Tätigkeit wird nach Entgeltgruppe 10 TV-L vergütet. Es handelt sich um eine Vollzeitstelle. Eine Beschäftigung in bzw. Reduzierung auf Teilzeit ist grundsätzlich möglich.

Das ist Ihre Aufgabe

• eigenständige Erledigung allgemeiner Sekretariats- und Assistenzaufgaben inklusive Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
• Terminplanung und -koordination sowie selbstständige Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Veranstaltungen und Gremiensitzungen in Abstimmung mit der Koordinatorin des Kanzlers
• Recherche, Zusammenstellung und adressatengerechte Aufbereitung von Unterlagen
• Koordination der Zusammenarbeit zwischen den Geschäftsbereichen des Rektorats
• Organisation von Veranstaltungen wie bspw. Strategietagungen und Netzwerkveranstaltungen

Darauf dürfen Sie sich freuen

• ein inklusives, faires und motivierendes Arbeitsklima in einem kollegialen Team
• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten Aufgabengebiet
• die aktive Unterstützung bei der Einarbeitung und beruflichen Weiterentwicklung
• ein geschlechtergerechtes und familienfreundliches Umfeld
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement, vergünstigtes Mittagessen in verschiedenen Mensen, Teilnahme am Hochschulsport, kostenlose Parkplätze u. v. m.

Was Sie darüber hinaus noch erwarten dürfen? – Hier finden Sie weitere Benefits der TU Dortmund.

Das ist Ihre Qualifikation

• ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine gleichwertige Qualifikation, z. B. Qualifizierungslehrgang Hochschulmanagement oder der Verwaltungsangestelltenlehrgang II

Das bringen Sie idealerweise mit

• erste Erfahrung in der allgemeinen Verwaltung und der Führung eines Geschäftszimmers, gerne auch mit den Abläufen einer modernen Hochschulverwaltung
• Routine im Umgang mit der gängigen MS Office-Software und Kenntnisse der SAP-Anwendungsprogramme (ESS, SRM, FIORI etc.)
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ein ausgeprägtes Organisationstalent sowie einen sicheren Umgang mit Zahlen und ein gutes analytisches Verständnis
• eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise sowie Freude an der Zusammenarbeit im Team
• hohe Eigeninitiative, starke Kommunikationsfähigkeiten und Erfahrung im Umgang mit Publikumsverkehr

Wir fördern Vielfalt und Chancengleichheit. Überzeugen Sie uns mit Ihrer Persönlichkeit und Ihren Fachkenntnissen.

Bewerbungen von Frauen werden entsprechend der gesetzlichen Regelungen bevorzugt behandelt.

Zur Berücksichtigung einer Schwerbehinderung weisen Sie diese bitte durch geeignete Unterlagen nach.