Assistent:in des Präsidiums

HafenCity Universität Hamburg; Hamburg; Sur place; EUR 41 000 - 52 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Fort- und Weiterbildungsangebot

EGYM Wellpass (Firmenfitness)

Mensen-Vorteile

Familienfreundliche Hochschule

Résumé du poste

HafenCity Universität Hamburg sucht eine/n Assistent:in des Präsidiums in Vollzeit (Entgeltgruppe 8 TV-L). Die Stelle ist befristet und richtet sich an Kandidat:innen mit kaufmännischer Ausbildung und administrativen Fähigkeiten.

Zu den Aufgaben gehören Vertragsentwürfe, Sitzungsunterlagen sowie allgemeine Büroorganisation im Präsidialbereich. Erwartet werden Organisationstalent, Zuverlässigkeit und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf.
• Gute EDV-Kenntnisse, speziell MS-Office-Programme.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsabilités

• Unterstützung beim Verfassen von Verträgen und Schriftstücken.
• Organisation und Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsunterlagen für den Kanzler und die Hochschulgremien.
• Allgemeine Büroorganisation des Präsidialbereichs: Terminplanung, Rechnungsbearbeitung, Reiseorganisation, Beschaffung und Postbearbeitung.
• Koordination und fristgerechte Beantwortung von Anfragen im Rahmen der Auskunftspflicht (SKA/GA).
• Veröffentlichung von Satzungen, Richtlinien und Studienordnungen.

Connaissances

EDV-Kenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Formation

Verwaltender kaufmännischer Beruf

Outils

MS Office

Description du poste

An der HafenCity Universität Hamburg ist in der Präsidialabteilung schnellstmöglich folgende Stelle als Assistent:in des Präsidiums (Entgeltgruppe 8 TV-L) in Vollzeit, befristet zu besetzen. Es handelt sich um eine sachgrundbezogene Befristung gemäß dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Die Vollzeitstelle ist unter Berücksichtigung betrieblicher Belange teilzeitgeeignet. Eine Teilzeittätigkeit setzt eine zeitliche Flexibilität hinsichtlich der Lage der Arbeitszeit hinaus.

Wir über uns

Die HafenCity Universität Hamburg - Universität für Baukunst und Metropolenentwicklung (HCU) - ist eine thematisch auf die gebaute Umwelt fokussierte Hochschule. Die HCU vereint unter einem Dach alle Aspekte des Bauens in Gestaltung und Entwurf, Ingenieur- und Naturwissenschaften sowie Geistes- und Sozialwissenschaften.

Hier finden Sie weitere Informationen zur HCU, zum Datenschutz bei Auswahlverfahren und zur Arbeitgeberin Freie und Hansestadt Hamburg.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung beim Verfassen von Verträgen und Schriftstücken
• Organisation und Vorbereitung von Sitzungs- und Besprechungsunterlagen für den Kanzler und die Hochschulgremien
• allgemeine Büroorganisation des Präsidialbereichs und Verwaltungstätigkeiten, wie Terminplanung und -überwachung, Rechnungsbearbeitung, Reiseorganisation, Beschaffung und Bereithalten von Büromaterial und Organisation der Post
• Koordination und fristgerechte Beantwortung von Anfragen im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflicht (SKA/GA)
• Veröffentlichung von Satzungen, Richtlinien und Studienordnungen

Ihr Profil

Erforderlich

• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf
• der Berufsausbildung gleichwertige Fachkenntnisse

Vorteilhaft

• fundierte EDV-Kenntnisse, insbesondere der MS-Office Standardprogramme
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• gute Selbstorganisation und Kommunikationsfähigkeit, Eigeninitiative, Kreativität sowie Problemlösungsfähigkeit
• Flexibilität und Einsatzbereitschaft, hohes Engagement, Dienstleistungsorientierung sowie Belastbarkeit

Unser Angebot

• ein Arbeitsplatz im attraktiven Arbeitsumfeld in der HafenCity
• abwechslungsreiche Tätigkeit im universitären Umfeld mit internationalen Wissenschaftspartner:innen
• eine familienfreundliche Hochschule, die ihre Beschäftigten bei der Vereinbarkeit von Beruf und Familie unterstützt
• Förderung der fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung durch ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot
• weitere Benefits wie die Möglichkeit zum Erwerb des EGYM Wellpass (Firmenfitness) und Vergünstigungen in den Mensen des Studierendenwerks

Hinweis zur Regelanfrage nach § 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz:

Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise).

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten Bewerber:innen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung (Informationen für Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Personen).

Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.

Wir fordern insbesondere Männer auf, sich zu bewerben. Sie werden aufgrund ihrer Unterrepräsentanz bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Kontakt

Kontakt bei fachlichen Fragen

HafenCity Universität Hamburg

Präsidialabteilung

Julian Obertopp

[phone]

Kontakt bei Fragen zum Ausschreibungsverfahren

HafenCity Universität Hamburg

Personal und Recht

Fleur Goslar

[phone]

Wir weisen Sie darauf hin, dass im Falle eines Vorstellungsgespräches grundsätzlich keine Kosten für Reise und Unterkunft übernommen werden können.

Der HafenCity Universität Hamburg ist es aufgrund der Vielzahl von Bewerbungen leider nicht möglich, übersandte Bewerbungsunterlagen zurückzusenden. Bitte reichen Sie in diesem Fall keine Originale ein. Sofern Sie Ihrer Bewerbung einen ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlag beifügen, erhalten Sie Ihre Unterlagen selbstverständlich unaufgefordert zurück.