Fremdsprachliche:r Angestellte:r

Universität Hamburg; Hamburg; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Tarifgebundene Vergütung

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Flexible Arbeitszeiten

Möglichkeiten zur Vereinbarkeit vonBer

Job summary

Universität Hamburg sucht eine engagierte Assistenz im Sekretariat des Lehrstuhlinhabers. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, schreiben und bearbeiten wissenschaftliche Texte und korrespondieren auf Deutsch und Englisch gemäß Vorgaben.

Sie managen Telefon, Fax, E-Mail, unterstützen Studiengangsorganisation, Studierendenbetreuung und Prüfungsangelegenheiten, erstellen Folien und pflegen den Webseitenauftritt.

Qualifications

• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute Kenntnisse des MS Office-Pakets, insbesondere Word und PowerPoint.
• Praktische Erfahrungen in der Büroorganisation.
• Erfahrungen mit Tagungsorganisation/öffentlicher Verwaltung wünschenswert.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in FIONA für Homepagebearbeitung.
• Organisatorische Fähigkeiten und Improvisationsgeschick.
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Aufgeschlossenheit gegenüber deutschen und internationalen Studierenden, Kolleginnen/Kollegen und Gästen.
• Höfliches, freundliches und souveränes Auftreten.

Responsibilities

• Sekretariat des Lehrstuhlinhabers organisieren.
• wissenschaftliche Texte schreiben und bearbeiten sowie in deutscher und englischer Sprache ggfs. nach Vorgaben korrespondieren.
• Kommunikation über Telefon, Fax und E-Mail abwickeln.
• bei der Organisation von Studiengängen, der Studierendenbetreuung und bei Prüfungsangelegenheiten unterstützen.
• Folien und Präsentationen erstellen.
• Internetauftritt des Lehrstuhls pflegen.
• allgemeine Bürotätigkeiten: z. B. Büromaterial beschaffen, bei Personaleinstellungen zuarbeiten, Urlaubsüberwachung, studentische Hilfskräfte betreuen, Reisekostenabrechnungen vorbereiten.

Skills

Sehr gute Deutschkenntnisse

Gute Englischkenntnisse

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Education

Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder Fremdsprachenkorrespondent:in Englisch

Tools

MS Office (Word, PowerPoint)

Job description

Aufgabengebiet

• Sekretariat des Lehrstuhlinhabers organisieren
• wissenschaftliche Texte schreiben und bearbeiten sowie in deutscher und englischer Sprache ggfs. nach Vorgaben korrespondieren
• Kommunikation über Telefon, Fax und E-Mail abwickeln
• bei der Organisation von Studiengängen, der Studierendenbetreuung und bei Prüfungsangelegenheiten unterstützen
• Folien und Präsentationen erstellen
• Internetauftritt des Lehrstuhls pflegen
• allgemeine Bürotätigkeiten: z. B. Büromaterial beschaffen, bei Personaleinstellungen zuarbeiten, Urlaubsüberwachung, studentische Hilfskräfte und Korrekturassistenzen betreuen, Reisekostenanträge und -abrechnungen vorbereiten

Die oben genannten Aufgaben sind in englischer sowie in deutscher Sprache zu erbringen.

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder Fremdsprachenkorrespondent:in für die Sprache Englisch
• gleichwertige Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• sehr gute Kenntnisse der deutschen und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse des MS Office-Pakets, insbesondere Word und PowerPoint
• praktische Erfahrungen in der Büroorganisation
• praktische Erfahrungen mit der organisatorischen Abwicklung von Tagungen sowie im Bereich öffentlicher Verwaltung (insbesondere Universitäten oder Forschungseinrichtungen) sind wünschenswert
• Bereitschaft zur Einarbeitung in das Programm FIONA zur Bearbeitung der Homepage
• Fähigkeit zur effizienten Gestaltung von Büro- und Verwaltungsabläufen
• organisatorische Fähigkeiten und Improvisationsgeschick
• Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Aufgeschlossenheit gegenüber deutschen und internationalen Studierenden, Kolleg:innen sowie Gäst:innen
• höfliches, freundliches und souveränes Auftreten

Wir wünschen uns eine aufgeschlossene, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit, die Spaß an der Arbeit hat und hinsichtlich der ihr obliegenden Aufgaben über Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und ein effizientes Zeitmanagement verfügt.

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem. § 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Bewerbung

Prof. Dr. Wolfgang Wurmnest, [e-mail]

Ulrike Bahn, [e-mail]

Kennziffer 100/5

Standort Rothenbaumchaussee 33 20148 Hamburg

Bewerbungsschluss 26.10.2026

Bei technischen Problemen können Sie sich an folgende Adresse wenden: [e-mail]