Sachbearbeitung Dokumentenmanagementsystem und Gremien

Hamburg University of Technology; Hamburg; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

flexible Arbeitsbedingungen

mobiles Arbeiten

gute Verkehrsanbindung

Fort- und Weiterbildungsangebote

Zusammenfassung

Die Hamburg University of Technology sucht eine/n Mitarbeiter/in für den Betrieb des Dokumentenmanagementsystems (DMS) und die umfassende Betreuung der universitären Gremien. Sie erstellen und pflegen eine Wissensdatenbank und leisten vielseitige Beratungsleistungen für DMS-Nutzende.

Zu Ihren Aufgaben gehören außerdem Mitarbeit im Records Management, Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung sowie die Weiterentwicklung zentraler Schnittstellenfunktionen.

Qualifikationen

• Erforderlich: Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in verwaltendem, rechtlich oder wirtschaftlich geprägtem Studiengang oder gleichwertige Fachkenntnisse
• Erforderlich: abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fachkenntnisse und Berufserfahrung auf Bachelorniveau (z. B. im öffentlichen Dienst ab EG 9b) oder mit 3 Jahren Berufserfahrung in relevanten Gebieten

Aufgaben

• Gewährleistung des verwaltungsseitigen Betriebs des DMS
• Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank sowie Beratung der Nutzenden des DMS
• Mitarbeit im universitären Records Management
• umfassende Betreuung der akademischen Gremien und ihrer Ausschüsse
• Verantwortung für Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung

Jobbeschreibung

• EinrichtungGremien, Dokumentenmanagementsystem und Registratur
• Wertigkeit EG 9b TV-L
• Arbeitsbeginn schnellstmöglich
• Bewerbungsschluss 09.10.2026
• Arbeitsumfang Vollzeit /Teilzeit, unbefristet

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine universitätsinterne Plattform an der TU Hamburg, die derzeit eingeführt und durch das Referat zukünftig betrieben und weiterentwickelt wird. Die Gremienbetreuung stellt eine wichtige Stütze für die effektive Selbstverwaltung der Hochschule dar. Für beide Bereiche zeichnet sich die ausgeschriebene Stelle durch ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenspektrum mit umfangreichen Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen einer zentralen Schnittstellenfunktion aus.

IHRE AUFGABEN

• Gewährleistung des verwaltungsseitigen Betriebs des Dokumentenmanagementsystems
• Erstellung und Pflege einer Wissensdatenbank sowie Erbringung vielseitiger Beratungsleistungen für die Nutzenden des DMS
• Mitarbeit im universitären Records Management
• umfassende Betreuung der akademischen Gremien und ihrer Ausschüsse
• Verantwortung für die Sitzungsvorbereitung, -durchführung, -dokumentation und -nachbereitung

IHR PROFIL

Erforderlich

• Hochschulabschluss (Bachelor oder gleichwertig) in einem verwaltend, rechtlich oder wirtschaftlich geprägten Studiengang oder
• dem Hochschulabschluss gleichwertige Fachkenntnisse
• abgeschlossene Ausbildung in einem verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Beruf oder gleichwertige Fachkenntnisse und jeweils zusätzlich Berufserfahrung in verwaltenden oder büronahen kaufmännischen Tätigkeiten auf Bachelorniveau (z. B. im öffentlichen Dienst ab EG 9b) oder mit 3 Jahren Berufserfahrung in Fachgebieten der ausgeschriebenen Stelle

Vorteilhaft

• fundierte Verwaltungskenntnisse und Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten, bevorzugt in zentraler Schnittstellenfunktion
• Kenntnisse über Struktur und Organisation einer Hochschule und hochschulinterner Verwaltungsabläufe, sowie der einschlägigen Rechtsgrundlagen
• strukturierte Arbeitsorganisation, gute Problemlösungsfähigkeit und Dienstleistungsorientierung
• hohes Interesse an Digitalisierungsthemen und IT-Affinität
• sichere Sprachkenntnisse in Deutsch (C1) und Englisch (B2)

UNSER ANGEBOT

• ein Arbeitsplatz in einem interessanten, freundlichen und wertschätzenden Arbeitsumfeld
• flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• gute Anbindung an den Individual- und öffentlichen Verkehr
• Zugang zu umfassenden Fort- und Weiterbildungsangebote

Im Mittelpunkt der Forschung, der Lehre und des Technologietransfers der TU Hamburg steht das Leitmotiv, Technik für die Menschen zu entwickeln. Hierbei versteht sich die TU Hamburg als familiengerechte und nachhaltig handelnde Universität mit hohem Leistungs- und Qualitätsanspruch, die in allen ihren Forschungsfeldern Exzellenz anstrebt. Interdisziplinarität, Innovation, Regionalität sowie Internationalität sind verpflichtende Grundlagen für unser Handeln.

Mit derzeit rund 8.000 Studierenden, 110 Professorinnen und Professoren sowie 1.650 Mitarbeitenden zeichnet sich die TU Hamburg durch kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Präsidium, den Instituten, Studiendekanaten, Forschungsschwerpunkten und der Verwaltung aus. Wir identifizieren uns mit einer modernen Führungskultur und pflegen ein wertschätzendes Miteinander.

Hinweis zur Regelanfrage nach

• 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen

Informationen zur Regelanfrage

und Datenschutzhinweise

• Die TU Hamburg steht für

Chancengleichheit

sowie ein wertschätzendes Miteinander

• Wir schätzen Vielfalt und begrüßen deshalb Bewerbungen aller Menschen, unabhängig von Geschlecht und geschlechtlicher Identität, ethnischer Herkunft und Nationalität, Alter, Religion und Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung und Identität oder sozialer Herkunft.