Fremdsprachliche:r Angestellte:r

University of Hamburg; Hamburg; On-site; EUR 40,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub/Jahr

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Laptop gestellt

Weiterbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Altersvorsorge

Gesundheitsmanagement

Job summary

Universität Hamburg sucht eine engagierte Assistenz im Sekretariat des Lehrstuhlinhabers. Sie schreiben/wandeln Texte in Deutsch und Englisch, koordinieren Studiengänge, betreuen Studierende und erstellen Folien.

Zu Ihren Aufgaben gehören auch Telefon- und E-Mail-Kommunikation, Internetauftrittspflege sowie allgemeine Büroarbeiten. Gute Deutsch/Englischkenntnisse, MS Office und Organisationstalent sind erforderlich.

Qualifications

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit dem MS-Office-Paket (Word, PowerPoint)
• Praktische Erfahrungen in der Büroorganisation
• Erfahrung mit der organisatorischen Abwicklung von Tagungen wünschenswert

Responsibilities

• Sekretariat des Lehrstuhlinhabers organisieren
• wissenschaftliche Texte schreiben/ bearbeiten, deutsch/englisch korrespondieren
• Telefon-, Fax- und E-Mail-Kommunikation abwickeln
• Studiengänge organisieren, Studierendenbetreuung, Prüfungsangelegenheiten unterstützen
• Folien/ Präsentationen erstellen
• Internetauftritt des Lehrstuhls pflegen
• allgemeine Bürotätigkeiten wie Materialbeschaffung, Unterstützung bei Personaleinstellungen, Reisekostenabrechnungen vorbereiten

Skills

Deutsche Sprache

Englische Sprache

MS Office

Büroorganisation

Organisationstalent

Vertraulichkeit

Education

Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in

Fremdsprachenkorrespondent:in Englisch

Tools

FIONA

Homepage-Bearbeitung

Job description

• Sekretariat des Lehrstuhlinhabers organisieren
• wissenschaftliche Texte schreiben und bearbeiten sowie in deutscher und englischer Sprache ggfs. nach Vorgaben korrespondieren
• Kommunikation über Telefon, Fax und E-Mail abwickeln
• bei der Organisation von Studiengängen, der Studierendenbetreuung und bei Prüfungsangelegenheiten unterstützen
• Folien und Präsentationen erstellen
• Internetauftritt des Lehrstuhls pflegen
• allgemeine Bürotätigkeiten: z. B. Büromaterial beschaffen, bei Personaleinstellungen zuarbeiten, Urlaubsüberwachung, studentische Hilfskräfte und Korrekturassistenzen betreuen, Reisekostenanträge und -abrechnungen vorbereiten

Aufgabengebiet

• Sekretariat des Lehrstuhlinhabers organisieren
• wissenschaftliche Texte schreiben und bearbeiten sowie in deutscher und englischer Sprache ggfs. nach Vorgaben korrespondieren
• Kommunikation über Telefon, Fax und E-Mail abwickeln
• bei der Organisation von Studiengängen, der Studierendenbetreuung und bei Prüfungsangelegenheiten unterstützen
• Folien und Präsentationen erstellen
• Internetauftritt des Lehrstuhls pflegen
• allgemeine Bürotätigkeiten: z. B. Büromaterial beschaffen, bei Personaleinstellungen zuarbeiten, Urlaubsüberwachung, studentische Hilfskräfte und Korrekturassistenzen betreuen, Reisekostenanträge und -abrechnungen vorbereiten

Die oben genannten Aufgaben sind in englischer sowie in deutscher Sprache zu erbringen.

Einstellungsvoraussetzung

• abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär:in oder Fremdsprachenkorrespondent:in für die Sprache Englisch

oder

Bei den letztgenannten Einstellungsvoraussetzungen erfolgt die Prüfung der gleichwertigen Fähigkeiten, Erfahrungen und Qualifikationen mit der Einstellung.

Erforderliche Fachkenntnisse und persönliche Fähigkeiten

• sehr gute Kenntnisse der deutschen und gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• sehr gute Kenntnisse des MS Office-Pakets, insbesondere Word und PowerPoint
• praktische Erfahrungen in der Büroorganisation
• praktische Erfahrungen mit der organisatorischen Abwicklung von Tagungen sowie im Bereich öffentlicher Verwaltung (insbesondere Universitäten oder Forschungseinrichtungen) sind wünschenswert
• Bereitschaft zur Einarbeitung in das Programm FIONA zur Bearbeitung der Homepage
• Fähigkeit zur effizienten Gestaltung von Büro- und Verwaltungsabläufen
• organisatorische Fähigkeiten und Improvisationsgeschick
• Sensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Aufgeschlossenheit gegenüber deutschen und internationalen Studierenden, Kolleg:innen sowie Gäst:innen
• höfliches, freundliches und souveränes Auftreten

Wir wünschen uns eine aufgeschlossene, kommunikative und teamorientierte Persönlichkeit, die Spaß an der Arbeit hat und hinsichtlich der ihr obliegenden Aufgaben über Verantwortungsbewusstsein, Flexibilität und ein effizientes Zeitmanagement verfügt.

Wir bieten Ihnen

• Sichere Vergütung nach Tarif
• Weiterbildungsmöglichkeiten
• Betriebliche Altersvorsorge
• Attraktive Lage
• Flexible Arbeitszeiten
• Möglichkeiten zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Gesundheitsmanagement, EGYM Wellpass
• Beschäftigten-Laptop
• Mobiles Arbeiten
• Bildungsurlaub
• 30 Tage Urlaub/Jahr

Die Exzellenzuniversität Hamburg gehört zu den forschungsstärksten Wissenschafts- und Bildungseinrichtungen Deutschlands. Durch Forschung und Lehre, Bildung und Wissenstransfer auf höchstem Niveau fördern wir die Entwicklung einer neuen Generation verantwortungsbewusster Weltbürger:innen, die den globalen Herausforderungen unserer Zeit gewachsen ist. Mit unserem Leitmotiv „Innovating and Cooperating for a Sustainable Future in a Digital Age“ gestalten wir die Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnerinstitutionen in der Metropolregion Hamburg und weltweit. Wir laden Sie ein, Teil unserer Gemeinschaft zu werden, um gemeinsam mit uns einen nachhaltigen und digitalen Wandel für eine dynamische und pluralistische Gesellschaft zu gestalten.

Die FHH fördert die Gleichstellung von Frauen und Männern. Wir fordern Männer gem.

• 7 Abs. 1 des Hamburgischen Gleichstellungsgesetzes (HmbGleiG) daher ausdrücklich auf, sich zu bewerben. Sie werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung vorrangig berücksichtigt.

Wir begrüßen ausdrücklich die Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund.

Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte behinderte Menschen haben Vorrang vor gesetzlich nicht bevorrechtigten bewerbenden Personen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung.

Hinweis zur Regelanfrage nach

• 34a Hamburgisches Sicherheitsüberprüfungsgesetz: Die Dienststelle stellt für die im Auswahlverfahren ausgewählte Person eine Anfrage beim Landesamt für Verfassungsschutz über dort vorliegende Erkenntnisse, wenn dafür die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen (Informationen zur Regelanfrage und Datenschutzhinweise).