Assistent*in der Stabsstelle der Geschäftsführung (m/w/d)

IGA 2027 Ruhrgebiet; Essen; Vor Ort; EUR 20.000 - 40.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Organisation für Gartenbauprojekte in Essen sucht eine*n Assistent*in der Stabsstelle der Geschäftsführung in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die Unterstützung bei der Terminplanung, Organisation von Veranstaltungen und Verwaltung von Besprechungsräumen. Erwartet werden hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sowie eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung. Es wird eine attraktive Vergütung und ein kollegiales Arbeitsumfeld geboten. Bewerbungen frei von gültigem Arbeitsvisum werden nicht berücksichtigt.

Leistungen

Attraktive Vergütung

Mitarbeitenden-Incentives

Qualifikationen

• Abgeschlossenes kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Hotelfachfrau/-mann).
• Freundliches, verbindliches Auftreten sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse von Vorteil.

Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung bei Terminkoordination und Reiseplanung.
• Verwaltung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung.
• Organisation von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationstalent

Teamgeist

Engagement

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Assistent*in der Stabsstelle der Geschäftsführung (m/w/d)

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Wir im Ruhrgebiet sind die Erfinder der Industriekultur und nun schreiben wir ein neues Kapitel: Mit der Internationalen Gartenausstellung im Jahr 2027 werden wir die grünste Industrieregion der Welt. Dies wird mehr als eine Gartenschau. Unsere Leitfrage: Wie wollen wir morgen leben, wohnen und arbeiten? Gemeinsam mit 11 Städten und vier Kreisen, den Menschen vor Ort und vielen weiteren Partnern beschreiten wir neue Wege, bauen Brücken und geben Impulse für eine lebenswerte Zukunft.

Als Durchführungsgesellschaft IGA Metropole Ruhr 2027 gGmbH haben wir die Aufgabe, die Internationale Gartenausstellung, welche sich über das gesamte Ruhrgebiet verteilen wird, vorzubereiten, zu planen und durchzuführen.

Zur Unterstützung der Geschäftsführung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Assistent*in der Stabsstelle der Geschäftsführung (m/w/d) in Vollzeit (40 Stunden/Woche), befristet bis zum 31. Dezember 2027.

Aufgaben

• Unterstützung der Stabsstelle der Geschäftsführung:
  • Terminkoordination und Reiseplanung
  • Schriftliche und telefonische Kommunikation
  • Empfang und Betreuung der Gäste, Kunden und Geschäftspartner
  • Verwaltung und Vorbereitung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung und Technikausstattung
  • Organisation der Postein- und -ausgänge sowie Steuerung von Kurierfahrten
• Unterstützung bei administrativen Aufgaben:
  • Bestellwesen für den Bereich (Büromaterial, Schutzausrüstungen, Visitenkarten etc.)
  • Rechnungsprüfung
  • Pflege von Datenbanken und Strukturierung der Dokumentenablage
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen
• Fuhrparkmanagement
• Koordination von Dienstleistern und Vertragspartnern (Reinigungsdienst, Vermieter etc.)

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement oder Hotelfachfrau/-mann)
• Freundliches, verbindliches Auftreten sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office-Produkten, den gängigen Kommunikationsmitteln sowie der Meeting- und Präsentationstechnik
• Engagement und Begeisterungsfähigkeit
• Organisationstalent, Zuverlässigkeit und Teamgeist

Wir bieten

• Attraktive Vergütung und Mitarbeitenden-Incentives (u.a. Einkaufsvorteile, bezuschusstes Deutschlandticket, Betriebliche Altersvorsorge, frisches Obst)
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet in einem spannenden Dekadenprojekt.
• Ein engagiertes Team und kollegiales Arbeitsumfeld in verkehrsgünstiger Lage
• Das Einbringen von eigenen kreativen Ideen ist ausdrücklich erwünscht.
• Flache Hierarchien und ein dynamisches interdisziplinäres Team
• Teamorientierte Denk- und Arbeitshaltung
• Chancengleiches und tolerantes Miteinander

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non-EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.

Mit einer Empfehlung lassen sich Ihre Chancen auf ein Vorstellungsgespräch bei IGA 2027 Ruhrgebiet verdoppeln.

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