Assistant Office Management (m/w/d)

Logoanzeigen; Neuss; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen in der Wasseraufbereitung, stellt einen Office-Manager (m/w/d) ein, der das Postlaufmanagement organisiert, Meetings plant und externen Dienstleister koordiniert. Für diese Rolle sind eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Office-Management und gute Kommunikationsfähigkeiten erforderlich. Das Unternehmen bietet eine unbefristete Festanstellung mit flexiblen Arbeitszeiten, 30 Tagen Urlaub und der Möglichkeit auf mobiles Arbeiten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Gleitzeitregelung

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten (2 Tage/Woche)

Ergonomische Arbeitsplätze

Mitarbeiter-Events

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office-Management oder administrativen Umfeld.
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise unter Druck.
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Organisation des Postlaufs und Schlüsselmanagements.
• Verwaltung von Meeting- und Schulungsräumen.
• Planung von Geschäftsreisen für Mitarbeitende.
• Administrative Sonderaufgaben wie Bußgeldbearbeitung.

Kenntnisse

Organisationsfähigkeit

Kunden- und Serviceorientierung

Kommunikationsstärke

MS Office Kenntnisse

Teamgeist

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Docuware

Intrexx

Jobbeschreibung

• Du bist das Herzstück unseres Büros, organisierst den Postlauf, verwaltest das Schlüsselmanagement und bist die erste Anlaufstelle für unsere Niederlassungen.
• Du verwaltest unsere Meeting- und Schulungsräume, empfängst Gäste professionell und sorgst mit einer herzlichen Bewirtung sowie saisonaler Dekoration für eine Wohlfühlatmosphäre.
• Du verantwortest den gesamten Bestellprozess – von Büromaterial und Mobiliar bis hin zur Arbeitskleidung – und steuerst die termingerechte Verteilung an die Teams.
• Du bist die zentrale Schnittstelle zu externen Partnern (Handwerker, Reinigungsdienste, Hausmeister, Catering) und koordinierst deren Einsätze vor Ort.
• Du planst und buchst Geschäftsreisen für unsere Mitarbeitenden effizient und zuverlässig.
• Du organisierst interne Schulungen und Veranstaltungen inklusive Hotelmanagement, Raumplanung und Catering-Koordination.
• Du pflegst unsere Datenbanken (Intrexx), verwaltest Mietverträge digital und unterstützt bei der Rechnungskontrolle via Docuware.
• Du übernimmst administrative Sonderaufgaben, wie die Bearbeitung von Bußgeldern im Rahmen unseres Fleetmanagements.

Dein Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung im Office- Management, in der Assistenz oder im administrativen Umfeld
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise – auch bei hohem Arbeitsaufkommen
• Ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung sowie Kommunikationsstärke am Telefon
• Sicherer Umgang mit MS Office, idealerweise Erfahrung mit Docuware, Intrexx oder anderen CRM-Systemen
• Teamgeist, Organisationstalent und eine lösungsorientierte Denkweise
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind wünschenswert
• Auch Quereinsteiger mit hoher Lernbereitschaft sind herzlich willkommen!

Das bieten wir Dir

Passion Eine bedeutungsvolle und spannende Beschäftigung in einem internationalen, dynamischen und erfolgreichen Unternehmensumfeld
Vertrauen Eigenständiges und verantwortungsvolles Arbeiten
Sicherheit Festanstellung in einem aufstrebenden Unternehmen, vermögenswirksame Leistungen & betriebliche Altersvorsorge
Work-Life-Balance 30 Tage Urlaub & Gleitzeitregelung
Flexibilität 2 Tage mobiles Arbeiten pro Woche
Karrierechancen Persönliche & fachliche Entwicklung durch Schulungen und individuelle Entwicklungspläne
Gesundheit Ergonomisch gestaltete Arbeitsplätze im neuen Headquarter, frisches Obst & Getränke sowie Gesundheitsleistungen über Helios
Zusatzleistungen Corporate Benefits, Gutscheine, Zuschuss für Urban Sports Club / ÖPNV sowie Bike Leasing
Hunde willkommen Vierbeinige Begleiter sind bei uns im Büro herzlich willkommen – für ein tierisch gutes Arbeitsklima!
Mitarbeiter-Events Regelmäßige Team- & Firmenevents für Austausch, Spaß und ein starkes Wir-Gefühl

Die Culligan Deutschland GmbH ist führender Anbieter innovativer Lösungen zur Wasseraufbereitung und Teil des globalen Unternehmens Culligan International, das seit über 80 Jahren für erstklassige Produkte und Services im Bereich der Wasserfiltration bekannt ist. Mit maßgeschneiderten Systemen und Dienstleistungen bieten wir sauberes, sicheres und nachhaltiges Wasser für Haushalte, Unternehmen und industrielle Anwendungen.

Als internationaler Marktführer legen wir großen Wert auf Nachhaltigkeit, Qualität und Kundenzufriedenheit. Unsere Lösungen reichen von Trinkwasseraufbereitung über Wasserentsalzung bis hin zu innovativen Systemen für die Abwasserbehandlung.

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