Assistant Front Office Manager (m/w/d)

hyrUP GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 28.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

30 Urlaubstage

Moderner Arbeitsplatz

Fahrrad-Leasing

Jobticket

Betriebliche Altersvorsorge

Teamorientierte Arbeitsatmosphäre

Zusammenfassung

hyrUP GmbH in Düsseldorf sucht eine engagierte Front Office Assistenz (m/w/d) zur ersten Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das Team. Sie empfangen Besucher, koordinieren Termine und unterstützen das Sekretariat.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Empfang bzw. Sekretariat, sichere MS-Office-Kenntnisse und Grundkenntnisse in Englisch mit. Eine serviceorientierte, freundliche Ausstrahlung ist willkommen.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung erforderlich.
• Erste Berufserfahrung im Empfang/Assistenz/Sekretariat von Vorteil.
• Fluide Beherrschung gängiger MS-Office-Anwendungen.
• Grundkenntnisse in Englisch wünschenswert.

Aufgaben

• Freundlicher Empfang von Mandanten und Besuchern.
• Bearbeiten und Weiterleiten von Telefonaten.
• Koordination von Terminen, Telefon- und Videokonferenzen.
• Organisation des Posteingangs und Besprechungslogistik.
• Unterstützung des Kanzleialltags und des Teams.

Kenntnisse

Kaufmännische Ausbildung

MS-Office

Englisch Grundkenntnisse

Serviceorientierung

Empfangserfahrung

Teamfähig

Organisation

Flexibilität

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen

Aktuell suche ich für einen Kunden von mir in Düsseldorf eine engagierte Persönlichkeit als Front Office Assistent (m/w/d).

Die Position ist ideal für jemanden, der gerne organisiert, den Überblick behält und Freude daran hat, erste Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das eigene Team zu sein.

Ihre Aufgaben

• Freundlicher Empfang und persönliche Betreuung von Mandanten und Besuchern
• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten
• Koordination von Terminen sowie Telefon- und Videokonferenzen
• Organisation des Posteingangs und -ausgangs
• Vorbereitung und Koordination von Besprechungen inklusive Raum- und Bewirtungsplanung
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Kanzleialltag
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Themen und im Tagesgeschäft

Ihr Profil

Kaufmännische Ausbildung, gerne aus dem Hotel-, Service- oder Bürobereich

Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Empfangs-, Assistenz- oder Sekretariatsfunktion

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Grundkenntnisse in Englisch

Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen

Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten

Zuverlässige, organisierte und eigenständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit und Flexibilität im Arbeitsalltag

Benefits

Unbefristete Festanstellung mit attraktiver, qualifikationsabhängiger Vergütung

30 Urlaubstage für eine gute Erholung

Ein digital ausgestatteter Arbeitsplatz mit moderner Hard- und Software

Angenehme, klimatisierte Büroräume und großzügige Gemeinschaftsbereiche

Kostenfreie Getränke, frisches Obst und ein hauseigenes Bistro

Jobticket

Fahrrad-Leasing

Zusätzliche Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge

Ein kollegiales Team und eine angenehme Arbeitsatmosphäre

Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten und Afterwork-Veranstaltungen

Sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die umliegenden Ve