Office Managerin (m/w/d)

hyrUP GmbH; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 26.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Festanstellung

30 Urlaubstage

Digitaler Arbeitsplatz

Klimatisierte Büroräume

Bistro & Getränke

Jobticket

Fahrrad-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Zusammenfassung

hyrUP GmbH in Düsseldorf sucht eine Front Office Assistenz (m/w/d) zur ersten Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das Team. Sie empfangen Besucher, bearbeiten Anrufe, organisieren Termine und unterstützen den Kanzleialltag aktiv.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung mit, erste Berufserfahrung im Empfang/Assistenzbereich und sichere MS-Office-Kenntnisse. Englischgrundkenntnisse, Serviceorientierung und ein professionelles Auftreten runden das Profil ab.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erste Berufserfahrung in Empfang, Assistenz oder Sekretariat.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Grundkenntnisse Englisch.
• Ausgeprägte Serviceorientierung und Kontaktfreude.
• Zuverlässige und eigenständige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Freundlicher Empfang und persönliche Betreuung von Mandanten und Besuchern
• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten
• Koordination von Terminen sowie Telefon- und Videokonferenzen
• Organisation des Posteingangs und -ausgangs
• Vorbereitung und Koordination von Besprechungen inklusive Raum- und Bewirtungsplanung
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Kanzleialltag
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Themen und im Tagesgeschäft

Jobbeschreibung

Über das Unternehmen

Aktuell suche ich für einen Kunden von mir in Düsseldorf eine engagierte Persönlichkeit als Front Office Assistent (m/w/d).

Die Position ist ideal für jemanden, der gerne organisiert, den Überblick behält und Freude daran hat, erste Anlaufstelle für Mandanten, Gäste und das eigene Team zu sein.

Ihre Aufgaben

• Freundlicher Empfang und persönliche Betreuung von Mandanten und Besuchern
• Annahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten
• Koordination von Terminen sowie Telefon- und Videokonferenzen
• Organisation des Posteingangs und -ausgangs
• Vorbereitung und Koordination von Besprechungen inklusive Raum- und Bewirtungsplanung
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Aufgaben im Kanzleialltag
• Unterstützung des Teams bei organisatorischen Themen und im Tagesgeschäft

Ihr Profil

Kaufmännische Ausbildung, gerne aus dem Hotel-, Service- oder Bürobereich

Erste Berufserfahrung in einer vergleichbaren Empfangs-, Assistenz- oder Sekretariatsfunktion

Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen

Grundkenntnisse in Englisch

Ausgeprägte Serviceorientierung und Freude am Kontakt mit unterschiedlichen Menschen

Sicheres, freundliches und professionelles Auftreten

Zuverlässige, organisierte und eigenständige Arbeitsweise

Teamfähigkeit und Flexibilität im Arbeitsalltag

Benefits

Unbefristete Festanstellung mit attraktiver, qualifikationsabhängiger Vergütung

30 Urlaubstage für eine gute Erholung

Ein digital ausgestatteter Arbeitsplatz mit moderner Hard- und Software

Angenehme, klimatisierte Büroräume und großzügige Gemeinschaftsbereiche

Kostenfreie Getränke, frisches Obst und ein hauseigenes Bistro

Jobticket

Fahrrad-Leasing

Zusätzliche Absicherung durch betriebliche Altersvorsorge

Ein kollegiales Team und eine angenehme Arbeitsatmosphäre

Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten und Afterwork-Veranstaltungen

Sehr gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr und die umliegenden Ve