Office Manager / Coordinador de servicios

Empresaconfidencial; Santiago; On-site; CLP 12,000,000 - 18,000,000; Full time

Job summary

Empresaconfidencial en Santiago busca un/a Office Manager para coordinar la operación diaria de dos oficinas y brindar apoyo administrativo a distintas áreas de la compañía.

La posición es 100 % presencial en la zona oriente de Santiago, cercana al metro, y requiere coordinación entre ambas oficinas. Se valora formación técnica en administración y manejo de Microsoft 365 y ERP, con disponibilidad para desplazarse entre sucursales.

Qualifications

• Formación técnica o profesional en administración, secretariado, logística, u afín.
• Entre 2 y 4 años de experiencia en administración de oficinas o coordinación administrativa.
• Conocimiento de Microsoft 365, Excel y ERP; manejo de calendarios y plataformas administrativas.

Responsibilities

• Recibir y orientar a clientes, proveedores y visitas; coordinar salas, reuniones y requerimientos.
• Supervisar necesidades operativas de dos oficinas, incluyendo mantenciones, aseo, accesos e insumos.
• Coordinar proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento de servicios.
• Mantener registros de contratos, inventarios, facturas y documentación administrativa.
• Realizar seguimiento de facturas pendientes y cobros administrativos, conforme a procedimientos.
• Apoyar la coordinación logística de ingresos de nuevos colaboradores y eventos internos.
• Mantener comunicación con áreas internas y escalar asuntos que requieran decisiones.

Skills

Gestión de oficinas

Coordinación de proveedores

Comunicación interna

Education

Formación técnica o profesional en Administración/Secretariado/Logística

Tools

Microsoft 365

Excel

ERP

Job description

Búsqueda confidencial Office Manager

Importante empresa del rubro energía busca incorporar un/a Office Manager para coordinar la operación diaria de sus oficinas y brindar apoyo administrativo a distintas áreas de la compañía.

La posición es 100 % presencial en la zona oriente de Santiago, cercana al metro, y considera la coordinación de dos oficinas ubicadas en edificios próximos.

Objetivo del cargo

Asegurar el funcionamiento cotidiano de las oficinas, centralizando la recepción, la coordinación de servicios generales y proveedores, y diversas gestiones administrativas. También dará seguimiento a procesos de facturación y cobranza administrativa, de acuerdo con los procedimientos y autorizaciones de la empresa.

Principales funciones:

• Recibir y orientar a clientes, proveedores y visitas; coordinar salas, reuniones y requerimientos asociados.
• Supervisar las necesidades operativas de ambas oficinas, incluyendo mantenciones, aseo, accesos, insumos y espacios de trabajo.
• Coordinar proveedores, cotizaciones, órdenes de compra y seguimiento de servicios.
• Mantener registros de contratos, inventarios, facturas y documentación administrativa.
• Realizar seguimiento de facturas pendientes, enviar recordatorios de pago y registrar compromisos informados por clientes.
• Apoyar la coordinación logística de ingresos de nuevos colaboradores, actividades internas y eventos.
• Mantener comunicación con las áreas internas y escalar oportunamente asuntos que requieran decisiones de otras áreas.

Requisitos:

• Formación técnica o profesional en Administración, Secretariado Ejecutivo, Gestión Administrativa, Logística, Recursos Humanos, Ingeniería de Ejecución o carrera afín.
• Entre 2 y 4 años de experiencia en administración de oficinas, recepción, servicios generales o coordinación administrativa.
• Manejo de Microsoft 365 y Excel intermedio; experiencia con calendarios y plataformas administrativas.
• Experiencia en seguimiento de facturas y cobranzas administrativas, coordinación de proveedores y manejo de ERP.
• Disponibilidad para trabajar presencialmente y desplazarse durante la jornada entre dos oficinas cercanas.