Senior Operations & Executive Assistant to CEO (80-100%)

MinaDays GmbH; Freienbach; Vor Ort; CHF 95.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Swiss-Canna Group AG sucht eine erfahrene Senior Business Operations Manager & Executive Assistant to the CEO, die das CEO-Büro operativ unterstützt und Geschäftsprozesse über mehrere Gesellschaften koordiniert. Neben operativen Aufgaben gehört die Aufbereitung von Auswertungen, Finanzen und Vertragsunterlagen zur Kernverantwortung.

Sie arbeiten selbstständig, diskret und bringen Expertise in Microsoft 365 sowie Buchhaltungserfahrung mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-/Business-Operations- oder Schnittstellenfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, Teams und SharePoint.
• Gutes Verständnis für vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Verträge und betriebliche Abläufe.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitungen, Steuerberatern, Treuhändern und Rechtsanwälten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Direkte operative und administrative Unterstützung des CEO und der Geschäftsführungen.
• Selbstständige Bearbeitung, Koordination und Nachverfolgung komplexer Geschäftsvorgänge.
• Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltern, Treuhändern und Steuerberatern in der Schweiz und Deutschland.
• Erstellung von Auswertungen, Kalkulationen, Intercompany-Rechnungen, Umsatzsteuerübersichten und Jahresabschlussunterlagen.
• Rechnungs-, Zahlungs-, Fristen- und Vertragsmanagement.
• Verwaltung und Aufbereitung von Aktionärsdaten, Aktienkaufverträgen, Aktienübertragungen und Unterlagen zu Kapitalmassnahmen.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, professioneller Geschäftskorrespondenz und Vertragsunterlagen.
• Unterstützung bei Personaladministration, Arbeitsverträgen, Ein- und Austritten sowie Koordination mit der externen Lohnbuchhaltung.
• Kommunikation und Koordination mit Behörden, Laboren, Prüfstellen, Versicherungen und externen Fachberatern.
• Unterstützung bei regulatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Logistik, Lagerbeständen sowie Import- und Exportvorgängen.
• Auswertung und Koordination von Shopify-, Amazon- und weiteren Vertriebsdaten.
• Unterstützung bei Apothekenvertrieb, Produktkalkulationen, Website-, Marketing- und Verkaufsunterlagen.
• Betreuung und Strukturierung von Microsoft 365, SharePoint, OneDrive sowie internen Dokumenten- und Ablagesystemen.
• Optimierung bestehender administrativer und operativer Prozesse.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Belastbarkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Excel

Outlook

Word

Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Swiss-Canna Group AG sucht eine erfahrene Senior Business Operations Manager & Executive Assistant to the CEO, die das CEO-Büro operativ unterstützt und Geschäftsprozesse über mehrere Gesellschaften koordiniert. Neben operativen Aufgaben gehört die Aufbereitung von Auswertungen, Finanzen und Vertragsunterlagen zur Kernverantwortung.

Sie arbeiten selbstständig, diskret und bringen Expertise in Microsoft 365 sowie Buchhaltungserfahrung mit.