Executive Assistant to the CEO & Operations Manager

MinaDays GmbH; Freienbach; Vor Ort; CHF 95.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Swiss-Canna Group AG sucht eine erfahrene Senior Business Operations Manager & Executive Assistant to the CEO, die das CEO-Büro operativ unterstützt und Geschäftsprozesse über mehrere Gesellschaften koordiniert. Neben operativen Aufgaben gehört die Aufbereitung von Auswertungen, Finanzen und Vertragsunterlagen zur Kernverantwortung.

Sie arbeiten selbstständig, diskret und bringen Expertise in Microsoft 365 sowie Buchhaltungserfahrung mit.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-/Business-Operations- oder Schnittstellenfunktion.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, Teams und SharePoint.
• Gutes Verständnis für vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Verträge und betriebliche Abläufe.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitungen, Steuerberatern, Treuhändern und Rechtsanwälten.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil.

Aufgaben

• Direkte operative und administrative Unterstützung des CEO und der Geschäftsführungen.
• Selbstständige Bearbeitung, Koordination und Nachverfolgung komplexer Geschäftsvorgänge.
• Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltern, Treuhändern und Steuerberatern in der Schweiz und Deutschland.
• Erstellung von Auswertungen, Kalkulationen, Intercompany-Rechnungen, Umsatzsteuerübersichten und Jahresabschlussunterlagen.
• Rechnungs-, Zahlungs-, Fristen- und Vertragsmanagement.
• Verwaltung und Aufbereitung von Aktionärsdaten, Aktienkaufverträgen, Aktienübertragungen und Unterlagen zu Kapitalmassnahmen.
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, professioneller Geschäftskorrespondenz und Vertragsunterlagen.
• Unterstützung bei Personaladministration, Arbeitsverträgen, Ein- und Austritten sowie Koordination mit der externen Lohnbuchhaltung.
• Kommunikation und Koordination mit Behörden, Laboren, Prüfstellen, Versicherungen und externen Fachberatern.
• Unterstützung bei regulatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen.
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Logistik, Lagerbeständen sowie Import- und Exportvorgängen.
• Auswertung und Koordination von Shopify-, Amazon- und weiteren Vertriebsdaten.
• Unterstützung bei Apothekenvertrieb, Produktkalkulationen, Website-, Marketing- und Verkaufsunterlagen.
• Betreuung und Strukturierung von Microsoft 365, SharePoint, OneDrive sowie internen Dokumenten- und Ablagesystemen.
• Optimierung bestehender administrativer und operativer Prozesse.

Kenntnisse

Organisationstalent

Eigeninitiative

Diskretion

Belastbarkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft 365

Excel

Outlook

Word

Teams

SharePoint

Jobbeschreibung

Senior Business Operations Manager & Executive Assistant to the CEO (80-100 %)

Die Swiss-Canna Group AG und ihre verbundenen Unternehmen sind in der Schweiz und in Deutschland tätig. Zur Unterstützung unseres CEO und zur Koordination unserer operativen Geschäftsabläufe suchen wir eine erfahrene, selbstständig arbeitende und absolut zuverlässige Persönlichkeit.

Ihre Aufgaben

• Direkte operative und administrative Unterstützung des CEO und der Geschäftsführungen
• Selbstständige Bearbeitung, Koordination und Nachverfolgung komplexer Geschäftsvorgänge
• Vorbereitung der Buchhaltung sowie Zusammenarbeit mit Buchhaltern, Treuhändern und Steuerberatern in der Schweiz und Deutschland
• Erstellung von Auswertungen, Kalkulationen, Intercompany-Rechnungen, Umsatzsteuerübersichten und Jahresabschlussunterlagen
• Rechnungs-, Zahlungs-, Fristen- und Vertragsmanagement
• Verwaltung und Aufbereitung von Aktionärsdaten, Aktienkaufverträgen, Aktienübertragungen und Unterlagen zu Kapitalmassnahmen
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen, Präsentationen, professioneller Geschäftskorrespondenz und Vertragsunterlagen
• Unterstützung bei Personaladministration, Arbeitsverträgen, Ein- und Austritten sowie Koordination mit der externen Lohnbuchhaltung
• Kommunikation und Koordination mit Behörden, Laboren, Prüfstellen, Versicherungen und externen Fachberatern
• Unterstützung bei regulatorischen und gesellschaftsrechtlichen Themen
• Koordination von Lieferanten, Dienstleistern, Logistik, Lagerbeständen sowie Import- und Exportvorgängen
• Auswertung und Koordination von Shopify-, Amazon- und weiteren Vertriebsdaten
• Unterstützung bei Apothekenvertrieb, Produktkalkulationen, Website-, Marketing- und Verkaufsunterlagen
• Betreuung und Strukturierung von Microsoft 365, SharePoint, OneDrive sowie internen Dokumenten- und Ablagesystemen
• Optimierung bestehender administrativer und operativer Prozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Business-Operations- oder kaufmännischen Schnittstellenfunktion
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365, insbesondere Excel, Outlook, Word, Teams und SharePoint
• Gutes Verständnis für vorbereitende Buchhaltung, Finanzen, Verträge und betriebliche Abläufe
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Geschäftsleitungen, Steuerberatern, Treuhändern und Rechtsanwälten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
• Strukturierte, sorgfältige und absolut diskrete Arbeitsweise
• Ausgeprägte Eigeninitiative sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue und komplexe Themen einzuarbeiten
• Hohes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und konsequente Nachverfolgung offener Aufgaben
• Erfahrung mit Schweizer und deutschen Unternehmensstrukturen ist von Vorteil

Das bieten wir

• Eine abwechslungsreiche Schlüsselposition mit direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Hohe Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege
• Ein vielseitiges Aufgabenfeld über mehrere Gesellschaften hinweg
• Raum, bestehende Abläufe aktiv weiterzuentwickeln und zu optimieren
• Festanstellung mit einem Pensum von 80-100 %
• Jahreslohn bei 100 %: CHF 95'000 bis CHF 110'000 brutto, abhängig von Qualifikation und Erfahrung

Wir freuen uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Angabe Ihres möglichen Eintrittstermins.