Assistenz CEO

Schaffhausen24; Lavamünd; Hybrid; EUR 116.000 - 180.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkte Zusammenarbeit mit CEO

Kurze Entscheidungswege

Moderne Arbeitsplätze

Hohe Eigenverantwortung

Zusammenfassung

Häny AG in Jona sucht eine erfahrene CEO-/GL-Assistenz, die eng mit dem CEO zusammenarbeitet, Sitzungen vorbereitet und Transfor­ma tionsprozesse unterstützt. Sie strukturiert Unterlagen, verfolgt Pendenzen und sichert klare Dokumentationen von Entscheidungen.

Sie arbeiten eigenständig, diskret und zuverlässig, gestalten Führungsprozesse aktiv mit und pflegen eine strukturierte Ablage für CEO-, GL-, VR- und Transformationsdokumente.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz oder in vergleichbarer Funktion nahe der Geschäftsleitung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und auf den Kern zu reduzieren
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern

Aufgaben

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Führung und Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und internen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Kommunikationsunterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei Transformations-, Organisations- und Sonderprojekten
• Pflege einer strukturierten Ablage für CEO-, GL-, VR- und Projektdokumente
• Weiterentwicklung von Vorlagen und einfachen Steuerungsinstrumenten
• Koordination von Terminen, Abstimmungen und Follow-ups im direkten Umfeld des CEO

Kenntnisse

Executive Assistant

Organisationstalent

Discretion

Vertrauen

MS 365 Kompetent

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

PowerPoint

Word

Excel

Jobbeschreibung

Die Häny AG ist ein traditionsreiches Schweizer Industrieunternehmen mit Sitz in Jona. Wir entwickeln unsere Organisation konsequent weiter, stärken unsere Führungsstrukturen und treiben wichtige Transformations- und Zukunftsthemen voran.

In dieser vertrauensvollen Funktion arbeiten Sie eng mit dem CEO zusammen und unterstützen ihn bei der Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Geschäftsleitungs-, Verwaltungsrats-, Projekt- und Organisationsthemen.

Sie sorgen dafür, dass Informationen strukturiert vorliegen, Entscheide sauber dokumentiert, offene Punkte konsequent weiterverfolgt und wichtige Themen zum richtigen Zeitpunkt wieder aufgenommen werden.

Ihre Aufgaben:

• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Geschäftsleitungssitzungen und Verwaltungsratsunterlagen
• Strukturierung und Zusammenstellung von Traktanden, Sitzungsunterlagen und Entscheidungsgrundlagen
• Führung und konsequente Nachverfolgung von Pendenzen, Massnahmen und Verantwortlichkeiten
• Koordination von Fristen, Rückmeldungen, Versionen und offenen Punkten
• Unterstützung des CEO bei der Vorbereitung von Führungsgesprächen, Workshops und wichtigen internen Terminen
• Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Übersichten, Entscheidungsnotizen und internen Kommunikationsunterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung bei ausgewählten Transformations-, Organisations- und Sonderprojekten
• Pflege einer strukturierten Ablage für CEO-, GL-, VR- und Projektdokumente
• Weiterentwicklung von Vorlagen, Übersichten und einfachen Steuerungsinstrumenten für den Führungsalltag
• Koordination von Terminen, Abstimmungen und Follow-ups im direkten Umfeld des CEO

Ihr Profil:

• Mehrjährige Erfahrung als CEO-/GL-Assistenz, Executive Assistant, Projektassistenz oder in einer vergleichbaren Funktion mit Nähe zu Geschäftsleitung oder Unternehmensführung
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und sehr strukturierte, selbständige Arbeitsweise
• Hohe Diskretion, Integrität und Vertrauenswürdigkeit
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte rasch zu erfassen, zu strukturieren und auf das Wesentliche zu reduzieren
• Freude daran, Themen konsequent nachzuverfolgen und Verbindlichkeit professionell einzufordern
• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Teams, SharePoint, PowerPoint, Word und Excel
• Ruhiges, souveränes und professionelles Auftreten
• Vorausschauende, pragmatische und lösungsorientierte Arbeitsweise

Was Sie auszeichnet:

• Sie denken mit, behalten auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und erkennen, was als Nächstes benötigt wird.
• Sie verstehen Ihre Rolle nicht als reine administrative Unterstützung, sondern als strukturierende Kraft im Hintergrund. Sie tragen dazu bei, dass Führungsprozesse strukturiert vorbereitet, Entscheide sauber dokumentiert und vereinbarte Massnahmen konsequent nachverfolgt werden.
• Dabei arbeiten Sie diskret, verbindlich und mit einem hohen Qualitätsanspruch.

Wir bieten Ihnen:

• Eine vertrauensvolle Funktion in direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
• Ein vielseitiges Aufgabengebiet mit Einblick in Unternehmensführung, Organisation und Transformation
• Kurze Entscheidungswege und ein unternehmerisch geprägtes Umfeld
• Die Möglichkeit, Führungs- und Arbeitsstrukturen aktiv mitzugestalten
• Ein hohes Mass an Selbständigkeit und Eigenverantwortung
• Einen modernen Arbeitsplatz am Hauptsitz der Häny AG in Jona

Quelle : www.haeny.com