Secrétaire polyvalent - 80%

Academic Work Switzerland SA; Genf; On-site; CHF 60,000 - 70,000; Part time

Benefits offered by this job

Try & Hire après 6 mois

Job summary

Academic Work Switzerland SA recherche un Secrétaire polyvalent-e pour assurer le secrétariat, l'accueil et le suivi administratif d'une structure de gestion de fortune, à Genève ou en Suisse romande. Poste à 80% (H/F) avec autonomie et proactivité.

Vous serez le point de contact central pour les relations avec prestataires, clients et notaires, et vous gérerez courrier, facturation et déplacements professionnels. Poste en Try & Hire de 6 mois avec prolongation possible.

Qualifications

• Première expérience en assistanat
• Bonnes connaissances du système administratif suisse (fiscalité, assurances)
• Maîtrise du français et niveau d'anglais intermédiaire (B1 minimum)
• Capacité à travailler de manière autonome et proactive

Responsibilities

• Prise en charge globale du secrétariat, de l'accueil et du suivi administratif.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des tiers.
• Gérer le courrier, le classement, l'archivage et la mise en page de documents.
• Prendre en charge les commandes de fournitures et la préparation des salles.
• Organiser et réserver les déplacements professionnels (vols, hôtels).
• Assurer la facturation trimestrielle et effectuer les paiements journaliers.
• Récolter les documents fiscaux et suivre les décomptes d'assurance maladie.
• Effectuer les démarches administratives externes, notamment auprès des notaires

Skills

Français courant

Anglais B1

Autonomie

Proactivité

Job description

Vous bénéficiez d'une première expérience comme secrétaire ? Vous êtes à l'aise avec le système administratif suisse ? N'hésitez plus et rejoignez notre client, une structure à taille humaine dans la gestion de fortune !

Secrétaire polyvalent-e - 80% (H/F)

A propos du rôle

En tant que secrétaire, vous serez le point de contact central pour la gestion administrative de la structure. Vous assurerez la fluidité des opérations quotidiennes tout en gérant les relations avec les prestataires, les clients et les aspects administratifs suisses.

Nous vous proposonsNous vous propose une opportunité en Try & Hire de 6 mois débouchant sur une prolongation.

Tâches

Prise en charge globale du secrétariat, de l'accueil et du suivi administratif.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients et des tiers
• Gérer le courrier, le classement, l'archivage et la mise en page de documents
• Prendre en charge les commandes de fournitures et la préparation des salles
• Organiser et réserver les déplacements professionnels (vols, hôtels)
• Assurer la facturation trimestrielle et effectuer les paiements journaliers
• Récolter les documents fiscaux et suivre les décomptes d'assurance maladie
• Effectuer les démarches administratives externes, notamment auprès des notaires

Nous cherchons

• Première expérience en assistanat
• Bonnes connaissances du système administratif suisse (fiscalité, assurances)
• Maîtrise du français et niveau d'anglais intermédiaire (B1 minimum)
• Capacité à travailler de manière autonome et proactive

Pour réussir dans cette fonction, vos compétences personnelles sont les suivantes :

• Curiosité intellectuelle
• Proactivité
• Autonomie

Notre processus de recrutement

Ce processus de recrutement est géré par Academic Work et notre client souhaite que toutes les questions concernant le poste soient adressées à Academic Work.

Notre processus de sélection est continu et l'annonce peut être clôturée avant la fin du processus de recrutement si nous sommes passés à la phase suivante. Le processus comprend des tests qui sont des outils permettant de trouver le bon talent pour le bon poste, de favoriser l'égalité, la diversité et un processus équitable.