Assistant·e de direction à 50 %

Synergie (Suisse) SA; Lausanne; On-site; CHF 45,000 - 60,000; Part time

Benefits offered by this job

Environnement de travail sympa etmotiv

Job summary

Synergie (Suisse) SA à Lausanne recherche un(e) Assistant·e de direction à 50 % pour soutenir le Secrétariat général, le Conseil de Fondation et la Chambre consultative.

En tandem avec une collègue, vous assurerez le secrétariat, la gestion documentaire et l’organisation des réunions, tout en préparant les séances et prenant des PV, avec rigueur et discrétion.

Qualifications

• Expérience confirmée dans une fonction similaire
• Excellentes compétences rédactionnelles
• Maîtrise d'Excel et PowerPoint
• Grande autonomie et sens de l’organisation
• Bonne résistance au stress et gestion d’une charge de travail soutenue
• Discrétion et sens de confidentialité
• Excellent relationnel et esprit de collaboration

Responsibilities

• Planifier et organiser les séances sur le plan logistique
• Préparer les séances dans le logiciel WeDo
• Assurer la prise des procès-verbaux
• Participer au suivi de certaines décisions
• Assister la Directrice dans la préparation des séances des organes et de leurs bureaux
• Rédiger différents documents : correspondances, présentations, procédures
• Assurer l’accueil téléphonique
• Gérer le courrier physique et électronique
• Assurer la gestion documentaire
• Veiller à la logistique des bureaux, disponibles et suivi des fournisseurs
• Gérer l’agenda et organiser les déplacements
• Assurer la gestion de certains dossiers
• Collaborer à différents projets
• Assurer, en collaboration avec l’équipe, la continuité du secrétariat
• Assurer les relations avec l’agence de communication
• Participer à la veille médiatique
• Contribuer à l’actualisation du site internet
• Assurer une bonne transmission des informations avec la collègue assistante de direction

Skills

Excellentes compétences rédactionnelle

Maîtrise Excel et PowerPoint

Grande autonomie et sens de l’organis

Capacité à gérer une diversité de t?

Bonne résistance au stress

Discrétion et confidentialité

Excellent relationnel et esprit decoll

Education

CFC d’employé·e de commerce

Formation en assistanat de direction

Tools

WeDo

Excel

PowerPoint

Job description

A propos de nous

Synergie, groupe international RH présent en Suisse avec 2 agences Synergie : placement fixe et temporaire ainsi qu’un cabinet de recrutement romand pour les cadres, S&you. Au travers de nos équipes nous souhaitons créer avec vous une relation forte et transparente pour vous accompagner avant, pendant et après votre recrutement. Prendre le temps de bien se connaître sur le plan humain : c’est ainsi que nous souhaitons débuter avec vous une relation durable.

A propos de notre client

Nous sommes mandatés par l’un de nos clients, une entreprise reconnue et active en Suisse, pour la recherche d’un poste de Assistant·e de direction à 50 %.

Description du poste

Ta mission

En tandem avec une collègue assistante de direction à 50 %, vous assurez un soutien administratif et logistique au Secrétariat général, au Conseil de Fondation et à la Chambre consultative.

Vous secondez notamment la Directrice dans la préparation et le suivi des séances des différents organes de la FAJE et contribuez au bon fonctionnement quotidien du secrétariat.

Tes principales responsabilités

• Planifier et organiser les séances sur le plan logistique ;
• Préparer les séances dans le logiciel informatique WeDo ;
• Assurer la prise des procès-verbaux ;
• Participer au suivi de certaines décisions ;
• Assister la Directrice dans la préparation des séances des organes et de leurs bureaux.

Gestion du secrétariat

• Rédiger différents documents : correspondances, présentations, procédures, etc. ;
• Assurer l’accueil téléphonique ;
• Gérer le courrier physique et électronique ;
• Assurer la gestion documentaire ;
• Veiller à la logistique des bureaux, notamment aux fournitures et au suivi des fournisseurs.

Assistanat de direction

• Gérer l’agenda et organiser les déplacements ;
• Assurer la gestion de certains dossiers ;
• Collaborer étroitement à différents projets ;
• Assurer, en collaboration avec l’équipe, la continuité du secrétariat.

Communication et coordination

• Assurer les relations avec l’agence de communication ;
• Participer à la veille médiatique ;
• Contribuer à l’actualisation du site internet ;
• Assurer une bonne transmission des informations avec la collègue assistante de direction.

Ton profil :

• CFC d’employé·e de commerce, idéalement complété par une formation en assistanat de direction ;
• Expérience professionnelle confirmée dans une fonction similaire ;
• Excellentes compétences rédactionnelles ;
• Très bonnes compétences informatiques et bureautiques, notamment sur Excel et PowerPoint ;
• Grande autonomie, fiabilité et sens de l’organisation ;
• Capacité à gérer une grande diversité de tâches et les imprévus ;
• Bonne résistance au stress et capacité à faire face à une charge de travail soutenue ;
• Culture générale étendue et curiosité d’esprit ;
• Professionnalisme, discrétion et sens de la confidentialité ;
• Excellent relationnel, amabilité, esprit de collaboration et sens du service.

Ce qu’on t’offre :

• Mission temporaire
• Environnement de travail sympa et motivant
• Formations continues pour booster tes compétences

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