Sachbearbeiter:in Zentrale Studienadministration und International Office

Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW; Basel; Vor Ort; CHF 65.000 - 85.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Hochschulsportangebot

Kulturprogramm

Gleichstellung Lohngleichheit

Jahresarbeitszeit 42h/Woche mit Home/9

Weiterbildungsangebot

Zusammenfassung

Die Hochschule für Gestaltung und Kunst Basel FHNW sucht eine:n Sachbearbeiter:in (80%), die das Team der Zentralen Studienadministration unterstützt und als zentrale Ansprechperson für internationale Studierende und Mobilität fungiert.

Sie erfassen und pflegen Daten in Evento und Mobility Online, unterstützen Prozesse entlang des Student Life Cycle von Immatrikulation bis Exmatrikulation und bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studierenden und

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss mit Berufserfahrung.
• Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Datenpflege in Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
• Unterstützung bei Prozessen des Student Life Cycle, insbesondere Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
• Bearbeitung der Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
• Ansprechpartner:in für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
• Erstellung und Aktualisierung von Informationsmaterialien und Organisation von Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität.
• Pflegen und Aktualisieren der Inhalte zum Bereich International auf Website und FHNW-Intranet «Inside».
• Kontierung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen und Bearbeitung von Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Unterstützung bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, z. B. Schalter- und Telefondienst, Posteingang/-ausgang, Büromaterial.

Kenntnisse

MS Office 365

MS Teams

Deutsch/Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss

Tools

Evento

Mobility Online

Jobbeschreibung

Die Hochschule für Gestaltung und Kunst Basel sucht eine:n Sachbearbeiter:in. Diese Rolle bietet die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld mit internationalen Themen zu arbeiten.

Aufgaben

• Datenpflege in Hochschuladministrationssystemen.
• Unterstützung bei Prozessen des Student Life Cycle.
• Ansprechpartner:in für internationale Studierende und Mobilität.

Fähigkeiten

• Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss sowie Berufserfahrung.
• Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams.
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Sachbearbeiter:in Zentrale Studienadministration und International Office (80%)

Hochschule für Gestaltung und Kunst Basel FHNW, Stab

Aus- und Weiterbildung für die Gesellschaft - wir sind wirkungsvoll

Ihre Aufgaben:

• Sie erfassen und pflegen Daten in den Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
• Sie unterstützen die Zentrale Studienadministration bei verschiedenen Prozessen entlang des Student Life Cycle, insbesondere bei Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
• Sie bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
• Sie sind zentrale Ansprechperson für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
• Sie erstellen und aktualisieren Informationsmaterialien und organisieren sowie führen Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durch.
• Sie pflegen und aktualisieren die Inhalte zum Bereich International auf der Website und im FHNW-Intranet «Inside».
• Sie übernehmen die Kontierung von Eingangsrechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und bearbeiten Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
• Sie unterstützen bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise im Schalter- und Telefondienst, bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie bei der Bestellung von Büromaterial.

Ihr Profil:

Sie sind eine teamfähige, engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, arbeiten selbstständig und strukturiert und übernehmen gerne Verantwortung. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss sowie über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld.Die Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude. Sie begegnen unterschiedlichen Anliegen mit Geduld, Verständnis und einer zuvorkommenden Haltung und behalten auch in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen und Erfahrungen mit:

• Erfahrung im Hochschulbereich oder International Office ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung
• Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams
• Erfahrung mit Evento, Mobility Online oder einer anderen Hochschuladministrationssoftware von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
• Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit
• Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Studierende und Mitarbeitende kompetent und freundlich zu unterstützen

Ihre Perspektiven:

Die Zentrale Studienadministration begleitet die administrativen Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle – von der Immatrikulation bis zum Studienabschluss. Das International Office ist Teil der Zentralen Studienadministration und verantwortet die studentische sowie die Mitarbeitendenmobilität.

In dieser vielseitigen Funktion verbinden Sie administrative Aufgaben mit internationalen Themen und stehen in engem Austausch mit Studierenden, Mitarbeitenden und Partnerhochschulen im In- und Ausland.

Ihre Benefits:

Breites Hochschulsportangebot

Kulturprogramm mit Vorträgen, Konzerten, Theater und Filmen

Gelebte Praxis der Lohngleichheit von Frau und Mann

Jahresarbeitszeit (42 Stunden/Woche) mit Option auf Teilzeit und Homeoffice

Vielfältiges internes und externes Weiterbildungsangebot

Termin: Stellenbeginn per sofort.

Ihr Arbeitsort:

Hochschule für Gestaltung und Kunst Basel FHNW

Freilager-Platz 1, Postfach,

4002

Basel

Noch Fragen?

Zur Stelle:

Magdalena Zverev, Leiterin Zentrale Studienadministration, Kontakt: [phone]

Zum Bewerbungsprozess:

Nadine Seiler, Personalverantwortliche, Kontakt: [phone]