Verwaltungsassistent/in, zweisprachig - Studiensekretariat

fr; Freiburg; Hybrid; CHF 70.000 - 90.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) sucht eine/n Verwaltungsassistent/in, zweisprachig, für das Studiensekretariat zur Unterstützung der Zulassungsprozesse, Semesterorganisation und Datenverwaltung.

Die Stelle umfasst 80–100% Beschäftigung, befristet mit Aussicht auf Verlängerung, und erfordert Organisationsgeschick, Teamfähigkeit sowie gute Deutsch- oder Französischkenntnisse mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache.

Qualifikationen

• EFZ Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Verwaltungsbereich von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative mit Prioritätensetzung
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick und Serviceorientierung
• Beherrschen Deutsch oder Französisch mit guten Kenntnissen der anderen Sprache

Aufgaben

• Mitwirkung bei Kernprozessen des Studiensekretariats (Zulassungsdossiers, Organisierung Semesterbeginn/ -abschluss)
• Auskünfte erteilen an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen
• Studiendaten mithilfe Verwaltungstools vorbereiten, bearbeiten und aktualisieren
• Korrespondenz mit Bewerbern, Studierenden (Zulassung, Resultate)
• Mitarbeit bei der Entwicklung des Dienstes in Zusammenarbeit mit weiteren Diensten
• Organisation und Durchführung von Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich digitales Marketing

Kenntnisse

Organisationstalent

Flexibilität

Eigeninitiative

Teamarbeit

MS Office

Kommunikationsfähigkeit

Serviceorientierung

redaktionelles Geschick

Ausbildung

EFZ Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung

Tools

MS Office

IS-Academia

SharePoint

Salesforce Education

Jobbeschreibung

Wählen Sie aus, wie oft (in Tagen) Sie eine Benachrichtigung erhalten möchten:

Verwaltungsassistent/in, zweisprachig - Studiensekretariat

Beschäftigungsgrad: 80-100%

Bewerbungsfrist: 23.10.2026

Datum des Stellenantritts: 01.01.2027

Vertragsart: Befristeter Vertrag

Dienststelle: Hochschule für Technik und Architektur Freiburg

Anstellungsbehörde / Verwaltungseinheit / Anstalt

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Werden Sie Teil unseres Teams!

Die HES-SO//FR vertritt eine Anstellungspolitik der Chancengleichheit. Wir setzen auf die Komplementarität der Kompetenzen und die Vielfalt der Perspektiven, denn es ist die breite Palette an Laufbahnen und Profilen, die die Stärke des Staates Freiburg ausmacht. Wir fördern die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben sowie flexible Arbeitsbedingungen. Um mehr zu erfahren, folgen Sie diesem Link .

Ihre Aufgaben

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80–100 %

Gewünschtes Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekreteriats T [phone] oder Florence Meyer, Leiterin des Studiensekreteriats T [phone]

Datum der Stellenausschreibung: 25.09.2026