Sachbearbeiter:in Zentrale Studienadministration und International Office (80%)

Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW

Basel

Hybrid

CHF 65,000 - 90,000

Full time

2 days ago

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Benefits offered by this job

Breites Hochschulsportangebot

Kulturprogramm mit Vorträgen, Konzert,

Gelebte Praxis der Lohngleichheit von

Jahresarbeitszeit 42 Stunden/Woche mit

Homeoffice-Option

Weiterbildungsangebot

Job summary

FHNW Hochschule für Gestaltung und Kunst Basel sucht eine teamfähige, engagierte Persönlichkeit für die Zentrale Studienadministration. Sie arbeiten selbstständig und verantwortungsvoll in administrativen Prozessen rund um den Student Life Cycle und betreuen internationale Studierende sowie das International Office.

Zu Ihren Aufgaben gehören Datenpflege in Evento und Mobility Online, Rechnungswesen, sowie die Organisation von Informationsveranstaltungen und die Pflege von Inhalten auf der

Qualifications

Kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss.
Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld.
Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude.
Teamfähigkeit, Serviceorientierung und Verantwortungsbewusstsein.
Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

Daten in Evento und Mobility Online erfassen und pflegen.
Unterstützung der Zentralen Studienadministration im Student Life Cycle.
Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
Ansprechpartner für Mobilitätsfragen rund um Studierende und Mitarbeitende.
Informationsmaterialien erstellen/aktualisieren; Veranstaltungen zum Thema Mobilität organisieren.
Inhalte zum Bereich International auf der FHNW-Website und im Intranet Inside pflegen.
Kontierung von Eingangsrechnungen, Erstellung von Ausgangsrechnungen, Bearbeitung von Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
Allgemeine kaufmännische/administrative Aufgaben (Schalter/Telefondienst, Postein-/ausgang, Büromaterial bestellen).

Skills

MS Office 365

MS Teams

Evento

Mobility Online

Deutsch (sehr gut)

Englisch (gut)

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Organisationstalent

Education

Kaufmännische Ausbildung

Bachelorabschluss

Tools

MS Office 365

MS Teams

Job description

Aus- und Weiterbildung für die Gesellschaft - wir sind wirkungsvoll

Ihre Aufgaben:

Sie erfassen und pflegen Daten in den Hochschuladministrationssystemen Evento und Mobility Online.
Sie unterstützen die Zentrale Studienadministration bei verschiedenen Prozessen entlang des Student Life Cycle, insbesondere bei Immatrikulationen, Semesteranmeldungen, Semesterrechnungen, Studienbestätigungen, Abschlussdokumenten und Exmatrikulationen.
Sie bearbeiten die Korrespondenz des International Office mit Partnerhochschulen, Studiengängen, Studierenden und Mitarbeitenden.
Sie sind zentrale Ansprechperson für Fragen rund um die studentische und Mitarbeitendenmobilität sowie für Anliegen internationaler Studierender.
Sie erstellen und aktualisieren Informationsmaterialien und organisieren sowie führen Informationsveranstaltungen zum Thema Mobilität durch.
Sie pflegen und aktualisieren die Inhalte zum Bereich International auf der Website und im FHNW-Intranet «Inside».
Sie übernehmen die Kontierung von Eingangsrechnungen, erstellen Ausgangsrechnungen und bearbeiten Kassen- und Kreditkartenabrechnungen.
Sie unterstützen bei allgemeinen kaufmännischen und administrativen Aufgaben, beispielsweise im Schalter- und Telefondienst, bei der Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie bei der Bestellung von Büromaterial.

Ihr Profil:

Sie sind eine teamfähige, engagierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, arbeiten selbstständig und strukturiert und übernehmen gerne Verantwortung. Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung oder einen Bachelorabschluss sowie über mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Umfeld. Die Zusammenarbeit mit Studierenden bereitet Ihnen Freude. Sie begegnen unterschiedlichen Anliegen mit Geduld, Verständnis und einer zuvorkommenden Haltung und behalten auch in einem vielseitigen und dynamischen Arbeitsumfeld den Überblick.

Darüber hinaus bringen Sie folgende Qualifikationen und Erfahrungen mit:

Erfahrung im Hochschulbereich oder International Office ist von Vorteil, jedoch keine Voraussetzung
Versierter Umgang mit MS Office 365 und MS Teams
Erfahrung mit Evento, Mobility Online oder einer anderen Hochschuladministrationssoftware von Vorteil
Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; weitere Fremdsprachenkenntnisse sind von Vorteil
Eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Bereitschaft, sich proaktiv einzubringen und Verantwortung zu übernehmen
Ausgeprägte Teamfähigkeit, Hilfsbereitschaft und Freude an der Zusammenarbeit
Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude daran, Studierende und Mitarbeitende kompetent und freundlich zu unterstützen

Ihre Perspektiven:

Die Zentrale Studienadministration begleitet die administrativen Prozesse entlang des gesamten Student Life Cycle - von der Immatrikulation bis zum Studienabschluss. Das International Office ist Teil der Zentralen Studienadministration und verantwortet die studentische sowie die Mitarbeitendenmobilität.

In dieser vielseitigen Funktion verbinden Sie administrative Aufgaben mit internationalen Themen und stehen in engem Austausch mit Studierenden, Mitarbeitenden und Partnerhochschulen im In- und Ausland.

Ihre Benefits: