Verwaltungsassistent/in, zweisprachig - Studiensekretariat

Service de l'orientation professionnelle SOPFA - Amt für Berufsberatung BEA; Freiburg; Vor Ort; CHF 65.000 - 90.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) sucht eine/n Verwaltungsassistent/in im Studiensekretariat. Die Stelle ist zweisprachig und erstreckt sich über 80–100 % Anstellung auf befristetem Vertrag.

Zu den Aufgaben gehören Zulassungsdossier- und Semesterorganisationsprozesse, Auskünfte an Interessierte, Studierende und Dozierende sowie die Aktualisierung von Studiendaten. Zusätzlich erfolgt Mitarbeit bei Eventorganisation und Übersetzungen.

Qualifikationen

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil.
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Serviceorientierung und Teamfähigkeit.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Interesse an IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education.

Aufgaben

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss).
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mit Verwaltungstools.
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie Studierenden.
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten.
• Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier).
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat.
• Mitarbeit bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings.

Jobbeschreibung

Verwaltungsassistent/in, zweisprachig - Studiensekretariat

Beschäftigungsgrad: 80-100%

Ort / Bezirk

Fribourg, CH, Saane, CH

Bewerbungsfrist: 23.10.2026

Datum des Stellenantritts: 01.01.2027

Vertragsart: Befristeter Vertrag

Dienststelle: Hochschule für Technik und Architektur Freiburg

Anstellungsbehörde / Verwaltungseinheit / Anstalt

Die Hochschule für Technik und Architektur Freiburg (HTA-FR) ist Mitglied der Fachhochschule Westschweiz (HES-SO) und bietet zweisprachige Ausbildungen auf Bachelor- und Masterstufe an.

Werden Sie Teil unseres Teams!

Die HES-SO//FR vertritt eine Anstellungspolitik der Chancengleichheit. Wir setzen auf die Komplementarität der Kompetenzen und die Vielfalt der Perspektiven, denn es ist die breite Palette an Laufbahnen und Profilen, die die Stärke des Staates Freiburg ausmacht. Wir fördern die Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben sowie flexible Arbeitsbedingungen. Um mehr zu erfahren, folgen Sie diesem Link.

Ihre Aufgaben

• Mitwirkung bei den Kernprozessen des Studiensekretariats (Bearbeitung der Zulassungsdossiers, Organisation des Semesterbeginns, Semesterabschluss usw.)
• Erteilen von Auskünften an Studieninteressierte, Studierende, Dozierende sowie Studiengangsleitungen (z. B. betreffend Zulassungsbedingungen, Studienfortschritt, Reglemente)
• Vorbereitung, Bearbeitung und Aktualisierung der Studiendaten mithilfe entsprechender Verwaltungstools
• Korrespondenz mit Studienbewerberinnen und -bewerbern sowie mit Studierenden (Zulassung, Resultate usw.)
• Mitwirkung bei der Entwicklung des Dienstes (Änderungen von Regelungen und Prozessen, technische und funktionale Entwicklungen, Anpassung von Dokumenten usw.) in Zusammenarbeit mit beteiligten Diensten (z. B. Informatik- oder Kommunikationsdienst)
• Mitarbeit bei der Organisation und Durchführung diverser Events (Tag der offenen Tür, Infoveranstaltungen, Diplomfeier usw.)
• Anfertigung punktueller Übersetzungen für das Studiensekretariat
• Mitwirken bei Aktivitäten im Bereich des digitalen Marketings

Zusatzinformationen

• Auf 3 Jahre befristeter Vertrag; verlängerbar
• Beschäftigungsgrad: 80–100 %

Gewünschtes Profil

• EFZ als Kaufmann/-frau oder gleichwertige Ausbildung
• Mehrjährige Berufserfahrung im Bereich der administrativen Verwaltung von Ausbildungsprogrammen ist von Vorteil
• Fähigkeit, selbstständig oder im Team an mehreren Projekten und Aufgaben parallel zu arbeiten
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise
• Organisationstalent, Flexibilität und Eigeninitiative gepaart mit einer vorausschauenden Arbeitsweise und der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie grosses Interesse an der Arbeit mit verschiedenen Programmen (z. B. IS-Academia, SharePoint, Salesforce Education usw.)
• Gute Kommunikationsfähigkeit, redaktionelles Geschick sowie Serviceorientierung
• Beherrschen der deutschen oder französischen Sprache mit sehr guten Kenntnissen der anderen Sprache

Kontaktperson

Sabrina Anania, Operative Leiterin des Studiensekreteriats T [phone] oder Florence Meyer, Leiterin des Studiensekreteriats T [phone]

Datum der Stellenausschreibung: 25.09.2026

Referenz: 10471