Office & Empfangskoordinator:in – Zürich

Switch; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Switch ist die Digitalisierungspartnerin der Schweizer Hochschulen und eine nicht gewinnorientierte Stiftung. Wir suchen eine Empfangs- und Workplace-Koordination in Zürich, die unser Office Management Team stärkt und die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste ist.

Sie organisieren den Office-Betrieb, koordinieren Bereiche, betreuen Besucher und setzen Events um. Wir bieten ein kollegiales Umfeld, zentrale Lage und faire Arbeitszeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Herzliche, ruhige und einladende Persönlichkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Hohes Organisationstalent sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Selbstständige Arbeitsweise mit klarer Priorisierung von Aufgaben.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint) und Erfahrung mit macOS.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Empfang & Gästebetreuung: Besucher betreuen, Zentrale Telefonie, E-Mails priorisieren und weiterleiten.
• Office & Workplace Management: Sitzungszimmer koordinieren, Office-Kalender führen, Infrastruktur sicherstellen, Zutrittsmanagement, Schlüssel, Parkplätze, Arbeitsplätze, Externe Dienstleister koordinieren.
• Post- und Versandmanagement, Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Cafeteria verwalten.
• Standort Lausanne aus Zürich administrativ unterstützen.
• Events & Mitarbeitenden-Erlebnis: interne Veranstaltungen, Apéros und Team-Events planen und umsetzen.

Skills

Empfang/Kundenkontakt

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Belastbarkeit & Flexibilität

Professionelles Auftreten

Microsoft 365 (Outlook/Teams/Word/Exel

SharePoint

macOS

Deutsch Muttersprachlerisch

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

macOS

Job description

Switch ist die Digitalisierungspartnerin der Schweizer Hochschulen und eine nicht gewinnorientierte Stiftung. Wir suchen eine Empfangs- und Workplace-Koordination in Zürich, die unser Office Management Team stärkt und die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste ist.

Sie organisieren den Office-Betrieb, koordinieren Bereiche, betreuen Besucher und setzen Events um. Wir bieten ein kollegiales Umfeld, zentrale Lage und faire Arbeitszeiten.