Empfang & Workplace Koordinator:in in Zürich

Switch; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Switch ist die Digitalisierungspartnerin der Schweizer Hochschulen und eine nicht gewinnorientierte Stiftung. Wir suchen eine Empfangs- und Workplace-Koordination in Zürich, die unser Office Management Team stärkt und die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste ist.

Sie organisieren den Office-Betrieb, koordinieren Bereiche, betreuen Besucher und setzen Events um. Wir bieten ein kollegiales Umfeld, zentrale Lage und faire Arbeitszeiten.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Herzliche, ruhige und einladende Persönlichkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Hohes Organisationstalent sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Selbstständige Arbeitsweise mit klarer Priorisierung von Aufgaben.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint) und Erfahrung mit macOS.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse.

Responsibilities

• Empfang & Gästebetreuung: Besucher betreuen, Zentrale Telefonie, E-Mails priorisieren und weiterleiten.
• Office & Workplace Management: Sitzungszimmer koordinieren, Office-Kalender führen, Infrastruktur sicherstellen, Zutrittsmanagement, Schlüssel, Parkplätze, Arbeitsplätze, Externe Dienstleister koordinieren.
• Post- und Versandmanagement, Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie Cafeteria verwalten.
• Standort Lausanne aus Zürich administrativ unterstützen.
• Events & Mitarbeitenden-Erlebnis: interne Veranstaltungen, Apéros und Team-Events planen und umsetzen.

Skills

Empfang/Kundenkontakt

Serviceorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Organisationstalent

Selbstständige Arbeitsweise

Belastbarkeit & Flexibilität

Professionelles Auftreten

Microsoft 365 (Outlook/Teams/Word/Exel

SharePoint

macOS

Deutsch Muttersprachlerisch

Englischkenntnisse

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft 365

macOS

Job description

Switch ist die Digitalisierungspartnerin der Schweizer Hochschulen und eine nicht gewinnorientierte Stiftung. Mit rund 200 Mitarbeitenden entwickeln wir digitale Lösungen für Lehre und Forschung und stärken die digitale Souveränität der Schweiz. Unsere Zusammenarbeit basiert auf Vertrauen, Eigenverantwortung und fachlichem Austausch zwischen verschiedenen Rollen und Disziplinen. Wir setzen auf nachhaltige Lösungen, transparente Entscheidungen und eine Arbeitsweise, in der Mitdenken und Mitgestalten erwünscht sind. Wir suchen Unterstützung für unser Office Management Team! Du bist das Herzstück unseres Büros und die erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Kund:innen und Gäste. Mit deinem Organisationstalent, deiner serviceorientierten Art und deinem professionellen Auftreten sorgst du für einen reibungslosen Office-Alltag und schaffst eine einladende Atmosphäre an unserem Standort.

Empfang & Workplace Koordinator:in (80-100% - all identities and backgrounds*) in Zürich

Dein Arbeitsalltag bei uns

Empfang & Gästebetreuung

• Du empfängst und betreust unsere Besucherinnen und Besucher mit Herzlichkeit und Professionalität.
• Du bedienst die Telefonzentrale, nimmst Anrufe entgegen und leitest diese an die richtigen Ansprechpersonen weiter.
• Du betreust unsere zentralen E-Mail-Postfächer, sichtest eingehende Anfragen, priorisierst diese und sorgst für die korrekte Weiterleitung.

Office & Workplace Management

• Du koordinierst Sitzungszimmer, Gemeinschaftsflächen und den Office-Kalender.
• Du stellst den reibungslosen Betrieb unserer Büroinfrastruktur sicher und koordinierst Themen wie Zutrittsmanagement, Schlüssel, Parkplätze, Arbeitsplätze sowie externe Dienstleister.
• Du verantwortest das Post- und Versandmanagement.
• Du bewirtschaftest Büro- und Verbrauchsmaterialien sowie die Cafeteria und sorgst dafür, dass alles jederzeit bestens ausgestattet ist.
• Du unterstützt unseren Standort in Lausanne aus Zürich heraus bei administrativen und organisatorischen Themen.

Events & Mitarbeitenden-Erlebnis

• Du organisierst interne Veranstaltungen, Apéros und Team-Events von der Planung bis zur Nachbereitung.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Du bist eine herzliche, ruhige und einladende Persönlichkeit.
• Ausgeprägte Serviceorientierung sowie starke mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Anspruchsgruppen.
• Hohes Organisationstalent sowie eine strukturierte, präzise und zuverlässige Arbeitsweise.
• Selbstständige Arbeitsweise mit einer klaren Priorisierung von Aufgaben.
• Hohe Belastbarkeit, Flexibilität und Hands-on-Mentalität.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, Excel und SharePoint) und Erfahrung mit macOS.
• Deutsch auf Muttersprachniveau und gute Englischkenntnisse.

Das zeichnet dich aus

• Du schätzt den persönlichen Kontakt und bist während unserer Bürozeiten von 08.00 bis 17.00 Uhr vor Ort anzutreffen.
• Du handelst service- und lösungsorientiert und trittst professionell auf.
• Du denkst vernetzt und verstehst bereichsübergreifende Zusammenhänge.
• Du begegnest Veränderungen offen und bringst eigene Ideen zur kontinuierlichen Verbesserung ein.
• Du übernimmst Verantwortung und arbeitest zuverlässig sowie eigeninitiativ.
• Du schätzt die Zusammenarbeit im Team und kommunizierst klar und wertschätzend.
• Du gehst diskret und vertrauenswürdig mit sensiblen Informationen um.

Nicht zwingend nötig, aber wir freuen uns, wenn du zusätzlich Folgendes mitbringst

• Erfahrung am Empfang, im Office Management oder Workplace Management.
• Erfahrung im Event-, Hospitality- oder Dienstleistungsumfeld.
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern.
• Kenntnisse in Atlassian Confluence und Jira.
• Französischkenntnisse.

So arbeiten wir bei Switch

• Bei Switch kommunizieren wir auf Augenhöhe, darum ist es uns wichtig, dass wir uns ab dem ersten Kontakt duzen.
• Wir leben Kollaboration und sehen im lebenslangen Lernen den Schlüssel zum Erfolg.
• Als Digitalisierungs- und Innovations-Dienstleisterin gestalten wir die Schweizer Hochschulumgebung von morgen.
• Bei uns ist Zweisprachigkeit gelebte DNA, Switchies wechseln im Alltag ganz selbstverständlich zwischen Deutsch und Englisch. Damit alle ein komfortables Sprachniveau erreichen, bieten wir Unterstützung und Sprachtrainings an.
• Unsere Büros sind zentral gelegen und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln super erreichbar.

Möchtest du einen Arbeitsplatz mitgestalten, an dem sich Mitarbeitende und Gäste gleichermassen willkommen fühlen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.

*Switch setzt sich aus Menschen unterschiedlichster Herkunft und Lebensstile zusammen. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Ethnizität, Religion, Alter, Behinderung, Schwangerschaftsstatus oder anderen Unterschieden. Wenn du eine Behinderung hast, lass uns bitte wissen, wie wir den Bewerbungsprozess für dich verbessern können; wir helfen gerne weiter!