Office Assistant

Horváth & Partner AG; Zürich; On-site; CHF 65,000 - 90,000; Full time

Job summary

Horváth & Partner AG in Zürich sucht eine zuverlässige Office Assistant (m/w/d) zur ersten Ansprechperson für interne und externe Anliegen. Du koordinierst Meetings, bereitest Termine und Präsentationen vor und unterstützt das Team im Tagesgeschäft.

Du beherrschst Deutsch und Englisch sicher, bist organisationstalentiert und arbeitest eigenverantwortlich. Zudem betreibst du eine reibungslose Office-Infrastruktur und koordinierst externe Dienstleister professionell.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen.
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch.
• Sehr gute Kenntnisse in PowerPoint und Excel.

Responsibilities

• Du bist erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und koordinierst Meetings von der Terminkoordination bis zur Vor-/Nachbereitung.
• Du verwaltest den Themenspeicher und bereitest eigenständig Präsentationen vor – eng mit HR, Finance und Marketing.
• Du sorgst für eine professionelle Empfangs- und Office-Umgebung und koordinierst externe Dienstleister wie Facility Management.

Skills

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

Organisationstalent

Education

kaufmännische Ausbildung

Tools

PowerPoint

Excel

Job description

Deine Perspektiven bei uns

• Kein Tag wie der andere. Als Office Assistant (m/w/d) bist du die erste Ansprechperson für interne und externe Anliegen und hältst unserem Team im Tagesgeschäft den Rücken frei. Zuverlässig und diskret koordinierst und organisierst du Meetings – von der Terminkoordination über die Vor- und Nachbereitung bis hin zur professionellen Betreuung der Mailbox. Als vertrauensvolle Schnittstelle priorisierst du Aufgaben vorausschauend, behältst auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick und sorgst für reibungslose Abläufe.
• Gemeinsam wachsen. Als Organisationstalent behältst du die Fäden in der Hand: Du verwaltest den Themenspeicher, bereitest eigenständig Präsentationen vor – von der ersten Agenda bis zum finalen Dokument – und arbeitest dabei eng mit den Business Partnern aus HR, Finance und Marketing zusammen. Du koordinierst den Jahresplan für alle internen Events und Initiativen.
• Office Management von A bis Z. In dieser abwechslungsreichen Rolle an der Rezeption sorgst du dafür, dass unser Office eine einladende und professionelle Begegnungszone ist. Du stellst die benötigte Ausstattung sicher, kümmerst dich um eine funktionierende Infrastruktur und koordinierst externe Dienstleister wie das Facility Management, die Circle Community oder den Flughafenservice.

Dein Beitrag zu unserem Team

• Hallo Teamplayer:Freundschaftliche Zusammenarbeit sowie eine hohe Dienstleistungsorientierung sind dir genauso wichtig wie uns. Du hast Spass an der gemeinsamen Herausforderung. Und last but not least: Wir haben Humor - du auch?
• Deine Kompetenzen: Mit deiner Kommunikationsstärke und deinen Erfahrungen im Office Management meisterst du den Arbeitsalltag gekonnt. Dich zeichnen dein Engagement, deine selbständige und strukturierte Arbeitsweise sowie dein Organisationsvermögen aus. In hektischen Situationen bewahrst du die nötige Gelassenheit. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind für dich ebensoselbstverständlich wie sehr gute PowerPoint/ Excel Kenntnisse.
• Dein fachlicher Hintergrund: Du hast eine kaufmännische Ausbildung erfolgreich abgeschlossen. Zudem hast du mind. 8-10 Jahre Erfahrungen in der Assistenz und/oder der Unterstützung von Führungspersonen im Professional Services Bereich. Beste Voraussetzungen, um gemeinsam mit uns durchzustarten.