Leitung Administration (100%) gesucht! m/w/d

Job-Room; Mont-sur-Rolle; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Job-Room in Zürich sucht eine zuverlässige Leiterin der Finanz- und Administrationsabteilung, die das Team koordiniert und alle Fäden in der Hand hält.

Sie führen die Finanzbuchhaltung, Personaladministration und allgemeine Sekretariatsaufgaben eigenverantwortlich, arbeiten in einem kleinen Team mit kurzen Entscheidungswegen und erhalten eine gründliche Einarbeitung. Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend; Erfahrungen mit Sorba sind von Vorteil.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung und Weiterbildung mit einigen Jahren Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Gute Zahlenaffinität und Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent mit ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Aufgaben

• Leitung Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen
• Verantwortlich für korrekte MwSt-Abrechnungen
• Erstellung von Quartals- und Jahresabschlüssen (Finalisierung durch Treuhänder)
• Allgemeine administrative Buchhaltungsaufgaben
• Ansprechpartner für die Revisionsstelle
• Vollständige Führung der Personaladministration
• Rekrutierungsprozess organisieren
• Sicherstellen der pünktlichen Lohnzahlungen
• Abrechnungen im Sozialversicherungswesen (Unfall-/Krankentaggelder, Familienzulagen)
• Erstellen diverser Lohnmeldungen
• Ansprechpartner für Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer und Sozialversicherung
• Telefon, E-Mail, Post Ein- und Ausgang
• Projekte im Sorba-System eröffnen
• Rechnungen, Offerten und Devis nach Vorlage schreiben
• Baustellen bewirtschaften für das Baustellen-App der Mitarbeitenden
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten

Tools

SORBA

Jobbeschreibung

Werden Sie die administrative Drehscheibe, auf die sich alle verlassen können! Für eine etablierte und renommierte Firma im Bereich Schadstoffsanierungen in Zürich suchen wir infolge bevorstehender Pensionierung der jetzigen Stelleninhaberin eine Nachfolgerin, die genauso gern alle Fäden zusammenhält.

Das erwartet Sie:

• Ein kleines, gut eingespieltes Team in einem lebendigen sympathischen Umfeld
• Eine sehr gute Einarbeitung
• Eine abwechslungsreiche und selbständige Tätigkeit
• Viel Eigenverantwortung und ein vielseitiges Aufgabengebiet
• Kurze Entscheidungswege
• Ein moderner und angenehmer Arbeitsplatz
• Eine langfristige Perspektive in einem etablierten Unternehmen

Aufgaben

Ihr abwechslungsreiches Aufgabengebiet umfasst:

Finanzwesen:

• Leitung Finanzbuchhaltung
• Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung inkl. Mahnwesen
• Verantwortlich für die korrekte Erstellung der MwSt-Abrechnungen
• Erstellung der Quartalsabschlüsse und des Jahresabschlusses (Finalisierung durch Treuhänder)
• Bearbeiten von allgemeinen administrativen Buchhaltungsarbeiten
• Ansprechpartner für die Revisionsstelle

Personalwesen:

• Selbstständiges Führen der gesamten Personaladministration
• Organisieren des Rekrutierungsprozesses
• Verantwortlich für die reibungslosen Lohnzahlungen
• Abrechnungen im Sozialversicherungswesen (Unfall- und Krankentaggelder, Familienzulagen, Quellensteuer)
• Erstellen diverser Lohnmeldungen
• Ansprechpartner für Mitarbeiter/innen bei Fragen zu Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuer und Sozialversicherung

Administration:

• Telefon, E-Mail, Post Ein- und Ausgang
• Eröffnen der Projekte für die Projektleiter im Sorba-System
• Schreiben von Rechnungen, Offerten und Devis nach Vorlage (Sorba)
• Bewirtschaftung der Baustellen für das Baustellen-App der Mitarbeiter
• Allgemeine Sekretariatsarbeiten
• Kurzum - alles, was in einem Sekretariat so anfällt

Anforderungen

Das bringen Sie mit:

• Kaufmännische Ausbildung und Weiterbildung mit einigen Jahren Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion
• Idealerweise haben Sie bereits in einem Bau- oder Handwerksbetrieb gearbeitet
• Gute Zahlenaffinität und Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben
• Kenntnisse im Bauprogramm SORBA von Vorteil
• Selbständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationstalent mit ausgeprägtem Dienstleistungsverständnis
• Auch in hektischen Situationen bewahren Sie Ruhe und behalten den Überblick
• Teamgeist, Engagement und eine positive, unkomplizierte Art
• Stilsichere und sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Wunschalter 40 - 55 Jahre

Bereit für eine vielseitige Aufgabe mit Verantwortung?

Wenn Sie gerne organisieren, den Überblick behalten und Freude daran haben, in einem kleinen Team eine wichtige Rolle zu übernehmen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.