Office Manager | Assistenz Geschäftsleitung

Siegin GmbH; Basel; Vor Ort; Vertraulich; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Direkter Kontakt zur Geschäftsleitung

Viel Eigenverantwortung und Gestaltung

Kurze Entscheidungswege

Sicherer Arbeitsplatz in Basel

80–100 % Pensum

Arbeitsplatz vor Ort in Basel

Zusammenfassung

Siegin GmbH in Basel sucht eine erfahrene Assistenz im Büro zur Unterstützung der Geschäftsleitung und der Bauleitung. Sie koordinieren den Büroalltag, bearbeiten Korrespondenz und unterstützen in kaufmännischen Aufgaben.

Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung, Zuverlässigkeit und Deutschkenntnisse auf hohem Niveau mit. Die Rolle bietet viel Eigenverantwortung, kurze Entscheidungswege und langfristige Perspektiven am Standort Basel.

Qualifikationen

• Mehrere Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen/administrativen Bereich.
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein sind zentral.
• Logisches Denken und selbstständiges Mitdenken.
• Selbstständige Arbeitsweise und Prioritätensetzung.
• Gute Organisationsfähigkeiten und Fokus auf Struktur.
• Ruhiges Vorgehen bei parallelen Themen.
• Verbindliche, professionelle Kommunikation.
• Sichere Handhabung gängiger Büro-Software.
• Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift.
• Bereitschaft Verantwortung zu übernehmen.

Aufgaben

• Zentrale Anlaufstelle im Büro, Unterstützung der Geschäftsleitung, Projekt- und Bauleitung.
• Organisation und Koordination des Büroalltags.
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und allgemeiner Korrespondenz.
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten.
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Listen und Unterlagen.
• Unterstützung bei Rechnungen, Offerten und weiteren kaufmännischen Arbeiten.
• Kommunikation mit Kunden, Unternehmern, Lieferanten und Mitarbeitenden.
• Selbstständiges Erkennen und Lösen von organisatorischen Problemen.
• Mitdenken bei internen Abläufen und deren Optimierung.

Kenntnisse

Erfahrung im kaufmännischen/administr.

Verlässlichkeit

Eigeninitiative

Organisation

Multitasking

Kunden-/Lieferantenkommunikation

digitale Büroanwendungen

Deutsch sicher

Verantwortung übernehmen

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Wir sind ein Bauunternehmen in Basel und suchen eine starke, zuverlässige Persönlichkeit für unser Büro, die Verantwortung übernimmt, mitdenkt und auch in hektischen Situationen den Überblick behält.

Uns ist nicht nur wichtig, was auf deinem Lebenslauf steht. Wir suchen eine beruflich erfahrene und gefestigte Persönlichkeit mit gesundem Menschenverstand, Eigeninitiative und einem hohen Verantwortungsbewusstsein.

Die Stelle ist zwischen 80 und 100 % möglich und wird vollständig vor Ort in Basel ausgeübt.

Aufgaben

Du bist eine zentrale Anlaufstelle in unserem Büro und unterstützt die Geschäftsleitung sowie unsere Projekt- und Bauleitung im täglichen Geschäft.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Organisation und Koordination des Büroalltags
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
• Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und allgemeiner Korrespondenz
• Koordination und Nachverfolgung von Terminen, Aufgaben und offenen Punkten
• Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten, Listen und Unterlagen
• Unterstützung bei Rechnungen, Offerten und weiteren kaufmännischen Arbeiten
• Kommunikation mit Kunden, Unternehmern, Lieferanten und Mitarbeitenden
• Selbstständiges Erkennen und Lösen von organisatorischen Problemen
• Mitdenken bei internen Abläufen und aktive Unterstützung dabei, diese effizienter zu gestalten

Wir suchen ausdrücklich jemanden, der nicht nur Aufgaben abarbeitet, sondern erkennt, was als Nächstes gemacht werden muss.

Qualifikation

Für diese Position sind uns Persönlichkeit, Arbeitsweise und Verlässlichkeit besonders wichtig.

Du passt zu uns, wenn du:

• bereits mehrere Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich mitbringst
• sehr zuverlässig und verantwortungsbewusst arbeitest
• logisch denkst und Zusammenhänge schnell erkennst
• selbstständig mitdenkst und nicht für jeden nächsten Schritt eine Anweisung benötigst
• gut organisieren und Prioritäten setzen kannst
• auch bei mehreren parallelen Themen ruhig und strukturiert bleibst
• verbindlich und professionell mit Kunden, Mitarbeitenden und Geschäftspartnern kommunizierst
• sicher mit den üblichen digitalen Büroanwendungen umgehen kannst
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift beherrschst
• gerne Verantwortung übernimmst und langfristig Teil eines Unternehmens werden möchtest

100 % Verlässlichkeit ist für uns bei dieser Position eine Grundvoraussetzung.

Benefits

Wir bieten dir:

• eine verantwortungsvolle und vielseitige Position
• direkten Kontakt zur Geschäftsleitung
• viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• kurze Entscheidungswege
• einen sicheren Arbeitsplatz in einem etablierten Bauunternehmen
• ein Pensum zwischen 80 und 100 %
• einen festen Arbeitsplatz vor Ort in Basel
• die Möglichkeit, dich langfristig zu einer wichtigen Schlüsselperson im Unternehmen zu entwickeln

Wir suchen keinen klassischen Sachbearbeiter, der lediglich seine Aufgabenliste abarbeitet.

Wir suchen eine Persönlichkeit, auf die wir uns verlassen können, die mitdenkt, Verantwortung übernimmt und mit uns gemeinsam dafür sorgt, dass im Hintergrund alles funktioniert.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen.