FM Admin Support Coordinator / Réceptionist - sur site

Apleona Schweiz AG; Boudry; On-site; CHF 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Développement personnel et profession­

Salaire équitable

Esprit d'équipe

Job summary

Apleona Schweiz AG recherche un Réceptionniste sur site pour ses sites en Suisse. Joignez-vous à un environnement dynamique, axé service client et organisation.

Vous assurez l’accueil, la gestion administrative et le support des responsables, avec des horaires couvrant l’ouverture de 07h30 à 18h00. Maîtrise du français parfaitement, et compétences MS-Office demandées; idéalement allemand/anglais. Poste require travail sur site à Neuchâtel/Boudry.

Qualifications

• Formation commerciale ou équivalent avec 3 ans d'expérience en réception.
• Excellentes compétences en communication en français, à l'oral et à l'écrit.
• Maîtrise de MS-Office et sens du service client.

Responsibilities

• Reception (40%): couverture des horaires d’ouverture 07h30 à 18h00.
• Administration (60%): soutenir le responsable de site et les managers et gérer les factures/commandes.
• Gérer l’archivage et le support administratif.

Skills

Formation commerciale

Communication en français

MS-Office

Education

Apprentissage professionnel dans le domaine commercial

Tools

MS-Office

Job description

Apleona Suisse SA, leader en Facility Management, recherche un Réceptionniste. Joignez un environnement dynamique, avec des opportunités de développement.

Tâches

• Assurer la couverture des horaires d’ouverture avec l’équipe.
• Gérer le support administratif pour les responsables et managers.
• Anticiper les maintenances et structurer l’archivage.

Compétences

• Formation commerciale ou similaire, avec 3 ans d'expérience en réception.
• Excellentes compétences en communication en français.
• Bonne maîtrise de MS-Office et sens du service client.

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l’un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.
www.apleona.ch
Le groupe Apleona emploie 40'000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.
www.apleona.com

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Tâches
Reception (40%):

• En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus

Administration (60%):

• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux)
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit

Exigences

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance
• Compétent et prévenant
• Disponibilité à travailler sur site

Pourquoi Apleona

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnel et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime

Prestations

• Tu as la possibilité de te développer aux niveaux personnels et professionnel
• Le salaire que tu reçois est équitable et conforme au marché
• Nous sommes à ton écoute de manière individuelle dans le but de promouvoir tes compétences
• Tu peux apporter tes propres idées
• Nous pratiquons l’esprit d’équipe
• Nos relations mutuelles sont caractérisées par l’ouverture et la franchise
• Nous pratiquons une culture du tutoiement marquée par le respect et l’estime