FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

Bilfinger HSG Facility Management GmbH; Boudry; Vor Ort; CHF 62.000 - 78.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Bilfinger HSG Facility Management GmbH en Suisse, sur site à Neuchâtel/Boudry, recherche un(e) FM Admin Support Coordinator/Réceptionist pour assurer l’accueil et le support administratif sur le campus.

Vous coordonnerez les demandes clients, gérerez les factures et suivrez les tickets dans Navision, avec une maitrise du français et des connaissances en allemand et anglais; travail en équipe et conformité aux procédures.

Qualifikationen

• Apprentissage professionnel dans le domaine commercial ou formation similaire dans le front (réception/accueil).
• Au moins 3 ans d'expérience dans le domaine de la réception/accueil.
• Excellentes connaissances du français à l'oral et à l'écrit.
• Bonnes connaissances de l'allemand et de l'anglais à l'oral et à l'écrit.
• Personne communicative, orientée équipe et pro-active.
• Bonne maîtrise de MS-Office et familiarité avec les ERP (Navision).

Aufgaben

• Assurer la couverture des horaires d’ouverture 07h30 à 18h00.
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets sur le campus.
• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle.
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision et mettre à jour les tableaux.
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit

Kenntnisse

Français courant

Allemand et Anglais (oral/écrit)

Esprit d'équipe

Communication efficace

Ausbildung

Apprentissage commercial terminé

Tools

MS Office

Navision

ERP systèmes

Jobbeschreibung

FM Admin Support Coordinator / Réceptionist (m/f/d) - sur site

• En collaboration avec deux collègues, vous assurez la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus
• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux)
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services notamment en cas d’audit
• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (par ex., hôtellerie, vente)
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (ERP systèmes)
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de hautequalité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérienceet de notre savoir-faire, nous sommes l'un des prestataires multiservices leaders du marché suisse
www.apleona.ch

Le groupe Apleona emploie 40 000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteurimmobilier
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ce que nous offrons

Nous souhaitons pourvoir ce poste sans faire appel à des agences de recrutement externes. Nous neprenons en compte que les candidatures directes.

Michèle t'apportera volontiers son aide si tu désires poser des questions.

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