Executive Assistant to the CEO | International | Corporate | Business Operations

Company Confidential; Zürich; Hybrid; CHF 120,000 - 180,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice flexibel

Pensionsregelung

Unternehmensleistungen

Job summary

Barnickel & Fellows in Zürich sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsführung. Sie unterstützen den CEO global, koordinieren Meetings und bereiten executive Briefings vor. Sie arbeiten eng mit dem Senior Management zusammen und managen komplexe Termine über Zeitzonen hinweg.

Sie organisieren Veranstaltungen, verfolgen Fristen und fördern effiziente Prozesse. Diskretion, Kommunikation in Deutsch/Englisch und Vielseitigkeit in einem internationalen Umfeld sind essenziell.

Qualifications

• Unterstützung auf C-Ebene oder Führungsebene; hohe Diskretion.

Responsibilities

• Meeting-Vorbereitung mit Executive Briefings und Präsentationen.
• Informationssammlung und Konsolidierung mit Senior Management.
• Verfolgung von Verpflichtungen, Fristen und Verantwortlichkeiten.
• Planung und Nachbereitung von Führungsmeetings, Foren, Town Halls und Offsites.
• Korrespondenz, Spesen und administrative Details des CEO-Begleitprozesses.

Skills

Executive support

Kommunikation

Zeitzonen-Flexibilität

Reisebereitschaft

Vertraulichkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung

Bachelor Betriebswirtschaft

CAS Strategisches Office Management

Tools

Microsoft 365

KI-Tools

Kollaborationsplattformen

Job description

International | Unternehmen | Geschäftsabläufe

Mit Sitz in Zürich arbeiten Sie eng mit dem CEO zusammen und werden ein integraler Bestandteil seiner beruflichen Welt. Diese Rolle eignet sich für jemanden, der Freude an der Assistenz auf Führungsebene hat, stolz darauf ist, diese aussergewöhnlich gut zu erfüllen, und ebenso begeistert davon ist, zu umfassenderen Geschäftsthemen, Führungskoordination und ausgewählten Projekten beizutragen. Der CEO hat eine anspruchsvolle Agenda, die sich über Länder, Kulturen und Zeitzonen erstreckt. Mal navigieren Sie durch konkurrierende Prioritäten oder bereiten ein wichtiges Meeting vor. Im nächsten Moment konsolidieren Sie Informationen, bringen Menschen zusammen oder übernehmen die Verantwortung für ein Projekt. Sie sollten beide Seiten der Rolle schätzen, da keine davon sekundär ist. Vor allem ist dies eine Gelegenheit, eine enge Partnerschaft mit dem CEO aufzubauen, die auf Vertrauen, beruflicher Unabhängigkeit und der Freude an der Zusammenarbeit beruht.

So sieht Ihre Rolle aus

Sie werden zu jemandem, auf den sich der CEO verlassen kann, um seine Prioritäten zu verstehen, vorauszusehen, was bevorsteht, und zu erkennen, wo seine Zeit und Aufmerksamkeit am meisten benötigt werden. Die Verwaltung seiner globalen Agenda, Reisevorbereitungen und täglichen Verpflichtungen bleibt wesentlich. Ebenso wichtig ist es zu wissen, was seine Aufmerksamkeit verdient, was warten kann und was Sie eigenständig lösen können. Darüber hinaus umfassen Ihre Aufgaben:

• Den CEO auf alle Meetings mit den richtigen Informationen und ausreichend Raum zur Konzentration auf die Führung vorzubereiten.
• Eng mit dem Senior Management und Kollegen im gesamten Unternehmen zusammenzuarbeiten, um Informationen zu sammeln und zu konsolidieren, Executive Briefings und Präsentationen vorzubereiten und komplexe Themen in klare, nützliche Materialien umzuwandeln.
• Den Überblick über die Verpflichtungen des CEO, laufende Initiativen und potenzielle Risiken zu behalten und sicherzustellen, dass wichtige Angelegenheiten rechtzeitig Beachtung finden.
• Führungsmeetings, Foren, Town Halls, Workshops und internationale Offsites von der Planung und Vorbereitung bis zur Nachbereitung zu koordinieren.
• Vereinbarte Aktionen, Verantwortlichkeiten und Fristen zu verfolgen; mit Stakeholdern zusammenzuarbeiten, um sicherzustellen, dass Verpflichtungen eingehalten werden; und Möglichkeiten zur Verbesserung etablierter Prozesse zu identifizieren.
• Beziehungen über Funktionen und internationale Teams hinweg aufzubauen, Menschen und Geschäftsprioritäten zu verbinden und Projekte voranzutreiben, während Sie wissen, wann Sie eigenständig handeln und wann Sie den CEO einbeziehen sollten.
• Korrespondenz, Spesen und die vielen praktischen Details, die den Tag eines CEO begleiten, sorgfältig zu verwalten.

Die Erfahrung, die Sie mitbringen

• Eine kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch einen Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaft und/oder ein CAS, wie z. B. Strategisches Office Management.
• Mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Ebene in einer Rolle, die über die traditionelle Assistenz hinausgeht. Obwohl Karrierewege nicht immer linear verlaufen, ist eine stabile Historie eine feste Voraussetzung.
• Erfahrung in einem internationalen Unternehmensumfeld mit einem starken Verständnis für Organisationsstrukturen, Führungsgremien und Prozesse; Erfahrung im Finanzdienstleistungsbereich ist ein bedeutender Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung komplexer Executive-Agenden, Veranstaltungen und Projekte sowie in der Zusammenarbeit mit Stakeholdern über Funktionen und Regionen hinweg.
• Ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, einschließlich der Vorbereitung von Executive-Korrespondenz, Präsentationen, Briefings und Managementmaterialien.
• Englischkenntnisse auf Muttersprachlerniveau oder C2, schriftlich und mündlich. Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
• Ausgezeichnete Kenntnisse in Microsoft 365 und modernen Kollaborationsplattformen, digitalen Tools und KI-gestützten Anwendungen, die die Produktivität steigern.
• Flexibilität, über Zeitzonen hinweg zu arbeiten, gelegentlich zu reisen und dringende Angelegenheiten ausserhalb der Bürozeiten zu regeln.

Und dann ist da noch Ihre Persönlichkeit

• Sie haben eine breite Perspektive, achten auf Details und antizipieren oft Bedürfnisse, bevor sie entstehen.
• Sie machen gerne Dinge möglich, übernehmen Verantwortung und sind selbstbewusst in Ihren Fähigkeiten – bereit, sich einzubringen.
• Sie kommunizieren selbstsicher und passen sich natürlich an unterschiedliche Persönlichkeiten, Kulturen und Situationen an.
• Sie verstehen die Bedeutung von Vertraulichkeit und gehen sensibel mit vertraulichen Informationen um.
• Sie wissen, wann Sie eine andere Perspektive anbieten sollten und wann eine Entscheidung einfach getroffen oder befolgt werden muss.
• Sie sind offen für Veränderungen und daran interessiert, bessere Wege zu finden, Dinge zu erledigen.
• Sie verlieren nicht die Fassung, wenn Pläne sich ändern oder es hektisch wird. Sie passen sich einfach an und finden einen Weg nach vorne.

Sie treten einer internationalen Organisation mit flachen Hierarchien und einer Kultur bei, die Zusammenarbeit und Eigeninitiative schätzt. Mit Sitz in modernen Büros in Zürich bietet die Position Flexibilität für Homeoffice, vor allem wenn der CEO reist. Regelmässige Präsenz im Büro bleibt wichtig, um mit dem Geschäft und den Menschen verbunden zu bleiben. Ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, Unternehmensleistungen und eine attraktive Pensionsregelung runden das Angebot ab. Wenn dies nach einer Gelegenheit klingt, die Sie reizt, etwas Neues zu erkunden, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Ausgewählte Kandidaten werden zu einem ersten Videointerview eingeladen, gefolgt von einer Online-Bewertung. Diese Position richtet sich an erfahrene EAs mit nachweislicher Erfolgsbilanz in der Unterstützung von Führungskräften eines börsennotierten Unternehmens. Bewerber müssen rechtlich berechtigt sein, in der Schweiz zu arbeiten, eine gültige Schweizer Arbeitserlaubnis besitzen oder Schweizer, EU- oder EFTA-Bürger sein.

Barnickel & Fellows | Talstrasse 58 | 8001 Zürich | [phone] | www.barnickelfellows.ch