Executive Assistant (all genders)

Softgarden; Basel; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Egon Zehnder sucht eine erfahrene Assistenz der Geschäftsleitung/Partner-Ebene in Basel inkl. Koordination von Mandaten, Reisen und Meetings.

Sie arbeiten eng mit Beraterninnen und externen Partnern zusammen und tragen maßgeblich zur Qualität der Mandatsbearbeitung bei. Sie bringen eine kaufmännische Grundausbildung sowie mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung mit, kommunizieren sicher in Deutsch, Englisch und Französisch und unterstützen Teamarbeit, Organisation und Office-Management auf hohem

Qualifikationen

• Kaufmännische Grundausbildung und mehrere Jahre Berufserfahrung.
• Mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistentin/Assistentin der Geschäftsleitung/Partner Ebene.
• Souveränität, Diskretion sowie stilsichere Kommunikation auf C-Level.

Aufgaben

• Unterstützung der Beraterin in Mandats- und Business-Development-Aktivitäten.
• Koordination von Projekten, Terminen und Reisen sowie Erstellung von Mandatsdokumenten.
• Proaktive Zusammenarbeit mit lokalen/globalen Teams und externen Partnern.

Kenntnisse

Projektmanagement

Diskretion

Kommunikationsstärke

Teamfähigkeit

MS Office

Ausbildung

Kaufmännische Grundausbildung

Tools

Copilot

AI Tools

Jobbeschreibung

Egon Zehnder entwickelt ganzheitliche Leadership-Lösungen für alle Unternehmen, die sich dem Wandel der Zeit stellen. Wir sind an über 70 Standorten in 37 Ländern vertreten. Unsere Leadership Advisory umfasst Executive Search, Assessments, Führungskräfteentwicklung sowie die gezielte Weiterentwicklung von Teams, Unternehmenskulturen und Organisationen. In der Schweiz ist Egon Zehnder in Zürich, Genf und seit 3 Jahren auch in Basel aktiv.

Sie haben Spass an unterschiedlichen Aufgaben und Projekten und es fällt Ihnen leicht, sich auf verschiedene Arbeitsstile einzustellen? Sie lieben die Herausforderung, mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft zu halten, ohne den Überblick zu verlieren? Sie übernehmen gerne Verantwortung und sind es gewohnt, Entscheidungen zu treffen? Darüber hinaus haben Sie ein seriöses, sicheres und gewinnendes Auftreten und kommunizieren gewandt und stilsicher?

und werden Sie Teil eines kleinen und dynamischen Büros mit Gründergeist sowie der einzigartigen Egon Zehnder Community!

Ihre Aufgaben

In dieser vielseitigen Rolle sind Sie die rechte Hand einer Beraterin, übernehmen die Verantwortung für die diversen Nachfolge- und Suchprozesse sowie Beratungsmandate und sind in der Lage, alle Schritte zu koordinieren, die es zu einem erfolgreichen Abschluss eines Mandats braucht. Sie verfügen über die Selbstverständlichkeit, mit Klient:innen, Kandidat:innen und anderen externen Parteien auf höchster Ebene zu kommunizieren. Im Detail beinhaltet das Aufgabengebiet die nachstehenden Verantwortlichkeiten:

• Pro-aktive Unterstützung in allen mandatsbezogenen und Business Development Aktivitäten; Sie agieren als leistungsorientierte Projektmanager:in sowie Bindeglied zu unseren Klient:innen und Kandidat:innen sowie Prospects.
• Enge Zusammenarbeit mit unseren lokalen und globalen Berater:innen, dem lokalen und globalen Research-Team und anderen internen Stellen, um sicherzustellen, dass Fristen eingehalten und die anspruchsvollen Bedürfnisse von Klienten und Kandidat:innen zur höchsten Zufriedenheit und mit hoher Qualität erfüllt werden.
• Vorbereitung, Bearbeitung und Fertigstellung von qualitativ hochwertigen, mandatsbezogenen Dokumenten wie Pitch Decks, Offerten, Rollenspezifikationen, Kandidat:innenberichte, Referenzberichte und von Präsentationen.
• Pflege der internen globalen Datenbank, insbesondere Sicherstellung, dass alle Arbeitsschritte und Prozesse eines Projekts korrekt und vollständig und im Einklang mit der Datenschutzgesetzgebung etc. abgebildet sind.
• Sie setzen klare und sinnvolle Prioritäten, bearbeiten Anfragen selbständig und mit höchstem Fokus sowohl auf Qualität wie auf Geschwindigkeit.
• Verwaltung der Inbox und des Kalenders der Beraterin sowie Priorisierung von Anfragen.
• Speditive sowie umsichtige Organisation von Klientenmeetings und mandatsbezogenen Interviews; Koordination von Reisen für interne und externe Parteien.
• Unterstützung anderer Executive Assistants bei Stellvertretungen oder Kapazitätsengpässen, wenn dies die eigene Kapazität erlaubt.
• Unterstützung der Buchhaltungsabteilung bei der Rechnungsstellung für Klient:innen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen sowohl für die Beraterin wie auch für die Kandidat:innen.
• Planung von Klient:innenveranstaltungen und internen (Gross-) Anlässen.
• Aktive Unterstützung in allen auf das Büro bezogenen Belangen wie persönlicher Empfang der Gäste, Kandidat:innen- und Klient:innen-Betreuung, Office-Inbox Management, bzw. Koordination von externen Dienstleistern für Office Supply.

Ihr Profil

Sie sind motiviert, Teil eines ambitionierten, erfolgreichen und sehr inklusiven Teams zu sein, und treiben Projekte mit hoher Eigeninitiative voran. Als leistungsorientierte, engagierte, positive und kommunikationsstarke Persönlichkeit verfolgen Sie anspruchsvolle Ziele mit Ausdauer und hoher Einatzbereitschaft. Auch in stressintensiven Situationen agieren Sie strukturiert, behalten den Überblick und treffen fundierte Entscheidungen – ohne dabei Ihre Souveränität, Ihren Qualitätsanspruch oder Ihren Humor zu verlieren.

• Die hohe Komplexität der oft zeitkritischen Aufgaben erfordert eine eigenständige, zuverlässige und strukturierte Vorgehensweise, ein hohes Mass an Eigeninitiative und eine schnelle Auffassungsgabe.
• Sie sind es gewohnt, exakt und sehr genau zu arbeiten. Sie haben einen sehr hohen Qualitätsanspruch und den Blick für das Detail. Hohe Qualität unter Zeitdruck zu liefern ist für Sie alltäglich.
• Sie sind es gewohnt, mehrere Projekte gleichzeitig zu betreuen und mit einer Vielzahl an internen und externen Stakeholdern parallel zu interagieren.
• Sie sind sich der Vertraulichkeit und Sensitivität der Daten und Informationen bewusst und wahren diese mit ihrer loyalen, vertrauensvollen und diskreten Art.
• Sie können stilsicher auf verschiedenen Ebenen effektiv kommunizieren und sorgen damit für eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit. Ihre hohe Dienstleistungsbereitschaft und Teamfähigkeit unterstützen Sie dabei.
• Sie haben eine kaufmännische Grundausbildung und bringen mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung als Projektassistentin oder Assistentin der Geschäftsleitung/Partner Ebene mit, idealerweise in einem Dienstleistungsunternehmen (Professional Services wie z.B. Strategieberatungen, die Big4 oder Anwaltskanzleien). Vergleichbare Abschlüsse oder Erfahrungen werden gerne berücksichtigt.
• Erfahrung im Umgang mit Führungspersönlichkeiten auf C-Level sowie Board-Level ist von Vorteil.
• Sie verfügen über fundierte digital skills (inkl. Anwendung von AI Tools) und sehr gute MS Office Kenntnisse (insbesondere Word, PowerPoint, Teams, Copilot).
• Sie haben stilsichere Deutsch, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Unser Angebot

Bei uns können Sie sich entwickeln – persönlich wie fachlich!

Sie erwartet:

• Ein diverses und sehr inklusives Umfeld mit flachen Hierarchien und offenen Türen
• Die Dynamik eines internationalen Unternehmens mit einer team- und werteorientierten Kultur
• Selbstständiges Arbeiten, die Freiheit, eigene Ideen einzubringen und eine offene und transparente Kommunikationskultur
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag, ein modernes und zentral gelegenes Büro und spannende internationale Projekte

Diversity, Equity und Inclusion sind in unseren Unternehmenswerten fest verankert und werden in der Egon Zehnder-Kultur gelebt. Daher freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Alter, Behinderung, Religion, ethnischer Herkunft oder sexueller Orientierung.