Executive Assistant / Team Assistant 80-100%

Freestar-People AG; Zug; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Freestar-People AG in Zug sucht eine engagierte Executive Assistant / Team Assistant in Vollzeit (80–100%) auf Interimsbasis bis 12 Monate, mit Option auf Festanstellung. Sie unterstützen eine Führungskraft sowie das Team organisatorisch und administrativ, fungieren als zentrale Ansprechperson für interne und externe Partner und koordinieren Meetings.

Zu den Aufgaben gehören Reiseorganisation, E-Mail-Management und Unterstützung verschiedener Abteilungen, bei Bedarf inklusive Vertrags- und

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Assistenzbereich.
• Deutsch als Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse (Advanced Level).
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel und PowerPoint).

Aufgaben

• Organisatorische und administrative Unterstützung einer Führungskraft sowie des Teams
• Drehscheibenfunktion und erste Ansprechperson für interne und externe Partner, Kunden und Stakeholder
• Terminfindung, Agenda Koordination und Organisation von Meetings und grösseren Sitzungen
• Führen der Agenda sowie Organisation und Koordination von Geschäftsreisen und Travel Management
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Unterstützung diverser Abteilung bei allen Belangen
• Anfragen eines neuen Vertragspartners im System, Erstellung von Bestellungen und Bearbeitung von Rechnungen zur rechtzeitigen und korrekten Bezahlung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung

Kenntnisse

Deutsch Muttersprache

Englisch Advanced

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Outlook

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

We want you- Ohne Sie geht's nicht!

Internationalität, Innovation und ein dynamisches Umfeld zeichnen unseren Mandanten aus. Es handelt sich um ein renommiertes, international tätiges und äusserst erfolgreiches Unternehmen im Life-Science-Umfeld mit einem professionellen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld.

Der Erfolg gründet auf engagierten Mitarbeitenden, ihrem Verantwortungsbewusstsein und ihrer Freude daran, gemeinsam etwas zu bewegen.

Wir suchen nach Vereinbarung eine ENGAGIERTE, POSITIVE und DIENSTLEISTUNGSORIENTIERTE Persönlichkeit als

Executive Assistant / Team Assistant 80-100% (a) (Interim bis 12 Mt, mit Option auf eine Festanstellung)

Ihre Aufgaben:

• Organisatorische und administrative Unterstützung einer Führungskraft sowie des Teams
• Drehscheibenfunktion und erste Ansprechperson für interne und externe Partner, Kunden und Stakeholder
• Terminfindung, Agenda Koordination und Organisation von Meetings und grösseren Sitzungen
• Führen der Agenda sowie Organisation und Koordination von Geschäftsreisen und Travel Management
• Verwaltung des E-Mail-Postfachs inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Aufgaben
• Unterstützung diverser Abteilung bei allen Belangen
• Anfragen eines neuen Vertragspartners im System, Erstellung von Bestellungen und Bearbeitung von Rechnungen zur rechtzeitigen und korrekten Bezahlung in Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung

Ihr Profil:

• Kaufmännische Ausbildung mit Erfahrung im Assistenzbereich
• Deutsch als Muttersprache und sehr gute Englischkenntnisse (Advanced Level)
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Excel und Powerpoint)
• Zuverlässig, hilfsbereit, initiativ, zeitlich & geistig flexibel
• Gelassenheit in hektischen Situationen
• Verantwortungsbewusst, integre und loyale Persönlichkeit, ausgesprochene Teamfähigkeit