Executive Assistant / Gesundheitswesen (m/w/d) 80-100%

Michael Page International; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 120.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International sucht eine erfahrene Executive Assistant zur zentralen Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Geschäftsbereich. Sie arbeiten eng mit internen Abteilungen und externen Stakeholdern zusammen, koordinieren Termine, Sitzungen und Reisen und bereiten Unterlagen professionell vor.

Sie verfügen über mehrjährige EA-Erfahrung auf Geschäftsleitungsebene, beherrschen Deutsch verhandlungssicher und verfügen über gute Englischkenntnisse sowie exzellente

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung im Bereich Administration, Assistenz oder Office Management.
• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistant-Funktion auf Geschäftsleitungs-, CEO- oder vergleichbarer Management-Ebene.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Gute Englischkenntnisse.
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Agenda-, Termin- und Stakeholder-Management.
• Versierter Umgang mit MS Office.
• Erfahrung in einem komplexen und anspruchsvollen Unternehmensumfeld.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit.
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit.

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support.
• Verantwortung für komplexes Kalender- und Terminmanagement inkl. Priorisierung geschäftskritischer Meetings.
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen inkl. Vor- und Nachbereitung.
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern.
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen.
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben.
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung.
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen relevanten Stakeholdern.

Kenntnisse

Agenda- und Stakeholder-Management

MS Office

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Selbstständige Arbeitsweise

Deutsch verhandlungssicher

Englisch

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

• Start Datum 04.01.2027
• Zentraler Arbeitsort auf einem modernen Campus

Firmenprofil

Unser Kunde ist eine renommierte Schweizer Organisation mit einem dynamischen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld. Für einen befristeten Einsatz suchen wir eine erfahrene Executive Assistant, die eine zentrale Führungsfunktion im Tagesgeschäft unterstützt und als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern agiert.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support
• Verantwortung für ein komplexes Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung geschäftskritischer Meetings
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen den relevanten Stakeholdern

Anforderungsprofil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung im Bereich Administration, Assistenz oder Office Management
• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistant-Funktion auf Geschäftsleitungs-, CEO- oder vergleichbarer Management-Ebene
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Agenda-, Termin- und Stakeholder-Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erfahrung in einem komplexen und anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Professionelles Auftreten sowie souveräner Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Hohe Flexibilität und Hands-on-Mentalität

Sonstige Informationen

• Befristeter Einsatz vom 04.01.2027 bis 12.02.2027
• Arbeitspensum von 100%
• Verantwortungsvolle Aufgabe mit hoher Sichtbarkeit auf Führungsebene
• Professionelles und dynamisches Arbeitsumfeld