ASAP - Team Assistant (m/w/d) 100%

Michael Page; Luzern; Vor Ort; CHF 65.000 - 80.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Internationales Umfeld

Modernes Arbeitsumfeld

Zusammenfassung

Michael Page sucht in Luzern eine engagierte Team Assistenz zur Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft, Koordination administrativer Abläufe und Vorbereitung von Besprechungen. Sie arbeiten zweisprachig Deutsch und Englisch und sorgen für eine strukturierte, reibungslose Büroorganisation.

Zu Ihren Aufgaben gehören Reise- und Eventorganisation, Ablage, Onboarding-Vorbereitung sowie die eigenständige Umsetzung kleiner Projekte.

Qualifikationen

• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen.
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen von Vorteil.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten.
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten.
• Proaktive Persönlichkeit mit einem guten Gespür für die Bedürfnisse des Teams.
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld.

Aufgaben

• Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.
• Kalender-, Termin- und Meetingkoordination.
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen sowie Nachverfolgung relevanter Aufgaben.
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und internen Informationen.
• Allgemeine Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
• Organisation von Geschäftsreisen, inklusive Reiseplanung, Buchungen und Reisedokumentation.
• Unterstützung bei der Planung interner Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Koordination mit internen Ansprechpartnern sowie externen Dienstleistern.
• Ad-hoc organisatorische Projekte selbstständig bearbeiten.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Strukturierte Arbeitsweise

Eigeninitiative

Teamkoordination

Kommunikative Fähigkeiten

Tools

MS-Office

Jobbeschreibung

About Our Client

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit einem modernen und dynamischen Arbeitsumfeld. Das Unternehmen verbindet eine starke Kundenorientierung mit effizienten Prozessen und einer offenen, teamorientierten Unternehmenskultur.

Für ein vielseitiges und international aufgestelltes Team suchen wir eine engagierte und zuverlässige Persönlichkeit, die das Team im Tagesgeschäft unterstützt, administrative Abläufe koordiniert und mit einer strukturierten Arbeitsweise für einen reibungslosen Arbeitsalltag sorgt.

Job Description

Administrative & organisatorische Unterstützung

• Unterstützung des Teams bei sämtlichen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Kalendern, Terminen und internen sowie externen Meetings
• Vorbereitung und Organisation von Besprechungen sowie Nachverfolgung relevanter Aufgaben
• Erstellung und Aufbereitung von Dokumenten, Präsentationen und internen Informationen
• Allgemeine Korrespondenz und Kommunikation in deutscher und englischer Sprache

Reise- & Eventorganisation

• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen, inklusive Reiseplanung, Buchungen und Reisedokumentation
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von internen Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Koordination mit internen Ansprechpartnern sowie externen Dienstleistern
• Unterstützung bei Spesenabrechnungen und weiteren reisebezogenen administrativen Aufgaben

Team- & Office Support

• Unterstützung bei der Koordination von teamübergreifenden Aktivitäten und organisatorischen Abläufen
• Sicherstellung einer strukturierten Ablage und Pflege relevanter Dokumente und Informationen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Onboardings, Teammeetings und internen Veranstaltungen
• Übernahme verschiedener ad-hoc Aufgaben und selbstständige Bearbeitung kleinerer organisatorischer Projekte

The Successful Applicant

• Mindestens 2 bis 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, beispielsweise als Team Assistant, Administrative Assistant, Office Assistant oder in einer koordinierenden Position
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Erfahrung in der Organisation von Meetings, Geschäftsreisen und Veranstaltungen von Vorteil
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick zu behalten
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themen und Prozesse einzuarbeiten
• Proaktive Persönlichkeit mit einem guten Gespür für die Bedürfnisse des Teams
• Freundliches, professionelles und kommunikatives Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld

What's on Offer

• Ein 7-monatiger temporärer Einsatz in einem internationalen Unternehmen
• Eine vielseitige Team-Assistant-Funktion mit breitem Verantwortungsbereich
• Ein modernes und dynamisches Arbeitsumfeld in Luzern
• Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und internationalen Ansprechpartnern
• Eine Position mit viel Eigenverantwortung und der Möglichkeit, aktiv zur effizienten Zusammenarbeit innerhalb des Teams beizutragen