Persönliche Assistenz des CEO (m/w/d) 100%

Michael Page International (Switzerland) SA; Sankt Gallen; Vor Ort; CHF 120.000 - 190.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International (Switzerland) SA sucht eine erfahrene Executive Assistant zur direkten Unterstützung des CEO in einer hochvertrauensvollen Position. Sie arbeiten international und tragen eigenverantwortlich zur reibungslosen Organisation bei.

Zu Ihrem Aufgabenbereich gehören Terminplanung, Korrespondenz, Vertragsunterlagen, Bank- und Regulierungsprozesse sowie die Organisation von Meetings mit Verwaltungsrat, Investoren und externen Partnern in einem globalen Umfeld.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant oder Personal Assistant auf C-Level-Ebene.
• Nachweisliche Erfahrung in internationalem Umfeld
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern
• Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil
• Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination
• Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Gültiger Führerausweis Kat. B

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung des CEOs in organisatorischen und administrativen Belangen
• Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben
• Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten
• Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen
• Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings
• Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern
• Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen
• Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen
• Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben
• Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern
• Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten
• Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
• Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland
• Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten
• Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften
• Koordination externer Partner und Dienstleister
• Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen
• Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen
• Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten
• Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs
• Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine
• Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit

Kenntnisse

Executive Assistant

C-Level support

Discretion

Stakeholder management

Fluent German

Fluent English

Tools

MS Office

Contract management

Jobbeschreibung

• Direkte Zusammenarbeit mit dem CEO in einer absoluten Vertrauensposition
• Breites internationales Aufgabengebiet mit hoher Eigenverantwortung

Firmenprofil

Unser Kunde ist ein international tätiges Unternehmen mit anspruchsvollem Stakeholder-Umfeld und globaler Präsenz. Für die direkte Unterstützung des CEOs suchen wir eine erfahrene, diskrete und organisationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant / Personal Assistant to CEO.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung des CEOs in sämtlichen organisatorischen und administrativen Belangen
• Koordination und Überwachung von Fristen, Pendenzen und geschäftskritischen Aufgaben
• Vorbereitung, Bearbeitung und Nachverfolgung von Korrespondenz, Verträgen und wichtigen Dokumenten
• Unterstützung bei Vertragsunterzeichnungen, Beglaubigungen und administrativen Genehmigungsprozessen
• Organisation und Koordination von Verwaltungsrats-, Management- und Stakeholder-Meetings
• Schnittstellenfunktion zu Verwaltungsratsmitgliedern, Investoren, Rechtsberatern, Behörden und weiteren externen Partnern
• Pflege und Verwaltung von Unternehmensdokumentationen sowie regulatorischen Unterlagen

• Koordination von Rechnungsfreigaben und Zahlungsprozessen
• Unterstützung im Cashflow-Monitoring sowie bei investitionsbezogenen Administrationsaufgaben
• Zusammenarbeit mit Buchhaltungs-, Steuer- und Finanzdienstleistern
• Vorbereitung steuerrelevanter Unterlagen und Abstimmung mit externen Fachspezialisten
• Kommunikation mit Banken, Versicherungen und externen Dienstleistern
• Betreuung administrativer Prozesse im Zusammenhang mit Gesellschaften und Behörden im In- und Ausland

• Mitarbeit und Koordination von bereichsübergreifenden Projekten
• Unterstützung im Facility Management von Geschäfts- und Wohnliegenschaften
• Koordination externer Partner und Dienstleister
• Bearbeitung von physischen und digitalen Dokumentenablagen
• Empfang und Betreuung von Gästen bei Meetings und Veranstaltungen

• Verwaltung eines komplexen und internationalen Terminkalenders
• Organisation von Geschäftsreisen inklusive Transport, Unterkunft und Reiserouten
• Unterstützung bei ausgewählten persönlichen Angelegenheiten des CEOs
• Koordination verschiedener privater und geschäftlicher Termine
• Unterstützung des CEOs in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit hoher Vertraulichkeit

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Personal Assistant oder in einer vergleichbaren Vertrauensfunktion auf C-Level-Ebene
• Nachweisbare Erfahrung in einem internationalen und komplexen Unternehmensumfeld
• Stilsichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Professioneller Umgang mit anspruchsvollen Stakeholdern, Verwaltungsräten, Investoren, Behörden und externen Beratern
• Erfahrung im Vertragsmanagement, in regulatorischen Prozessen sowie in gesellschaftsrechtlichen und administrativen Themen von Vorteil
• Gute Kenntnisse in finanziellen und administrativen Prozessen, insbesondere Rechnungswesen, Zahlungsverkehr und Budget-/Cashflow-Koordination
• Hohe Diskretion, Loyalität und ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Organisationsstarke, strukturierte und lösungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Gültiger Führerausweis Kat. B

Sonstige Informationen