Executive Assistant (100%)

Yakoubi Associates; Zürich; Vor Ort; CHF 90.000 - 130.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Yakoubi Associates in Zürich sucht eine erfahrene Executive Assistant (100%), die das Head Portfolio Management unterstützt. Sie arbeiten in einem internationalen Umfeld, behalten Prioritäten im Blick und sichern reibungslose Abläufe.

Sie koordinieren Meetings, planen Kalendereinträge, organisieren Reisen, betreuen Corporate-Access-Aktivitäten und unterstützen das Office Management. Diskretion, souveränes Auftreten und exzellente MS-Office-Kenntnisse sind Pflicht.

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung als Executive Assistant (mind. 5 Jahre) im Finanzumfeld.
• Strukturierte, proaktive Arbeitsweise mit hoher Einsatzbereitschaft.
• Diskretion im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Interne und externe Meetings reibungslos koordinieren.
• Kalender des Investmentteams proaktiv planen.
• Nationale und internationale Geschäftsreisen organisieren.
• Corporate-Access-Aktivitäten und Brokerkontakte pflegen.
• Spesenabrechnungen erstellen, einreichen und prüfen.
• Office Management unterstützen und Gäste empfangen.

Kenntnisse

Executive Assistant

5 Jahre Erfahrung

Finanzumfeld

Organisationstalent

Diskretion

Deutsch

Englisch

MS Office

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Executive Assistant (100%) | Hedge Fund

Im Auftrag eines etablierten, international tätigen Hedge Funds suchen wir für den Zürcher Standort eine erfahrene Executive Assistant.

Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in London, verwaltet Vermögen in Milliardenhöhe und ist weltweit an mehreren Standorten präsent.

In dieser Rolle unterstützen Sie den Head Portfolio Management und sein erweitertes Team. Dabei behalten Sie den Überblick, denken mit und setzen Prioritäten sicher.

Sie arbeiten in einem dynamischen und internationalen Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen, einem vielseitigen Aufgabenbereich und übernehmen dabei viel Eigenverantwortung.

Ihre Aufgaben

• Sie koordinieren und organisieren interne und externe Meetings – reibungslos und vorausschauend
• Sie planen proaktiv den Kalender des Investmentteams und setzen dabei die richtigen Prioritäten
• Sie organisieren nationale und internationale Geschäftsreisen
• Sie behalten Corporate-Access-Aktivitäten und Brokerkontakte im Griff und dokumentieren diese zuverlässig
• Sie erstellen, reichen ein und kontrollieren Spesenabrechnungen
• Sie unterstützen bei Bedarf das Office Management im Tagesgeschäft
• Sie empfangen Gäste professionell und organisieren Sitzungszimmer sowie Catering
• Sie sorgen dafür, dass sämtliche administrativen Abläufe rund laufen

Was Sie mitbringen

• Mehrjährige Erfahrung (mind. 5 Jahre) als Executive Assistant oder Senior Assistant – idealerweise aus dem Finanzumfeld (Bank, Family Office, Vermögensverwaltung, Investmentfirma)
• Erfahrung in einem anspruchsvollen, dynamischen Umfeld mit wechselnden Prioritäten
• Eine strukturierte, vorausschauende Arbeitsweise und exzellentes Organisationstalent
• Diskretion und einen souveränen Umgang mit vertraulichen Informationen
• Kommunikationsstärke und ein gewinnendes, professionelles Auftreten
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse sind für diese Position zwingend erforderlich
• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verantwortungsbewusstsein, hohen Qualitätsanspruch und eine echte Hands-on-Mentalität
• Freude am Austausch mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen – vom Portfolio Manager bis zum Senior Management
• Von Vorteil: sicherer Umgang mit KI-Tools wie ChatGPT, Copilot oder Claude

Klingt nach Ihrer nächsten Herausforderung?

Werden Sie Teil eines internationalen Teams, das Wert auf Professionalität, Vertrauen und Zusammenarbeit auf Augenhöhe legt. Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!