Executive Assistant - Hospitality (w/m/d) 100 %

Andermatt Swiss Alps; Andermatt; Hybrid; CHF 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Homeoffice

Job summary

Andermatt Swiss Alps AG sucht eine/n Executive Assistant Hospitality, die/der das CEO Office Team unterstützt. Du koordinierst Termine, Sitzungen und Unterlagen und begleitest bereichsübergreifende Projekte. Die Stelle vereint Arbeit in Andermatt mit Homeoffice-Option.

Du bringst 2–5 Jahre Erfahrung in Executive Assistance oder Office Management mit, idealerweise in Hospitality/Tourismus, und beherrscht MS 365 sicher. Deutsch oder Englisch fließend, die andere Sprache mindestens B2-niveau.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung oder Bachelorabschluss.
• 2–5 Jahre Erfahrung in Executive Assistance oder Office Management.
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungspersonen auf oberster Ebene von Vorteil.
• Erfahrung in Hospitality, Tourismus oder serviceorientiertem Umfeld wünschenswert.
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit sowie Diskretion und Verantwortungsbewusstsein.
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word).
• Fließend Deutsch oder Englisch; in der anderen Sprache mindestens B2.

Responsibilities

• Koordination von Kalendern, Meetings, Terminen und Reisen für mehrere Führungskräfte.
• Organisation von Führungssitzungen, Workshops, Townhalls und internen Anlässen.
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Managementdokumenten sowie Protokollführung.
• Nachverfolgung von Aufgaben und Fristen.
• Bearbeitung von Anfragen, Rechnungen, Spesen und Reisebuchungen sowie vertrauliche Ablage.
• Unterstützung bei Planung, Tracking und Reporting bereichsübergreifender Projekte.
• Pflege von Projektplänen, Meilensteinen und Statusupdates.
• Koordination zwischen Abteilungen und frühzeitige Eskalation von Verzögerungen.

Skills

Organisationsfähigkeit

Diskretion

Projektkoordination

MS 365-Kompetenz

Education

Kaufmännische Grundbildung

Bachelorabschluss

Tools

Outlook

Teams

PowerPoint

Excel

Word

Job description

Du behältst auch bei stürmischem Wetter den Überblick und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft. Als Executive Assistant Hospitality unterstützt du im Hospitality CEO Office den Chief of Staff, den CFO, den CCO und den Chief People & Quality Officer. Du koordinierst Termine, Sitzungen und Unterlagen und begleitest bereichsübergreifende Projekte. Dabei arbeitest du teils in Andermatt, teils remote, in einer der eindrücklichsten Bergdestinationen der Schweiz.

Executive Assistant - Hospitality (w/m/d) 100 %

Das kannst du bewegen

• Koordination von Kalendern, Meetings, Terminen und Reisen für mehrere Führungsfunktionen
• Organisation von Führungssitzungen, Workshops, Townhalls und internen Anlässen
• Erstellung von Präsentationen, Berichten und Managementdokumenten sowie Protokollführung
• Führung von Pendenzenlisten und Nachverfolgung vereinbarter Aufgaben und Fristen
• Bearbeitung von Anfragen, Rechnungen, Spesen und Reisebuchungen sowie vertrauliche Ablage
• Unterstützung bei Planung, Tracking und Reporting bereichsübergreifender Projekte
• Pflege von Projektplänen, Meilensteinen und Statusupdates
• Koordination zwischen Abteilungen und frühzeitige Eskalation von Verzögerungen

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Grundbildung, Bachelorabschluss oder vergleichbare Qualifikation
• 2 bis 5 Jahre Erfahrung in Executive Assistance, Office Management oder Projektkoordination
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer Führungspersonen auf oberster Ebene von Vorteil
• Erfahrung in Hotellerie, Tourismus oder einem serviceorientierten Umfeld wünschenswert
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit, Priorisierung und Detailgenauigkeit
• Diskretion, Integrität und sicherer Umgang mit sensiblen Informationen
• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, Word)
• Fliessend Deutsch oder Englisch, in der anderen Sprache mindestens Niveau B2

Arbeitsort: Andermatt & Homeoffice

Vertrag: unbefristet

Stellenantritt: per 1. Januar 2027 oder nach Vereinbarung

Noch Fragen? Unser Head of Talent Attraction Thi Tuyet Ha Vo beantwortet sie gerne telefonisch unter 041 888 15 93.