Executive Assistant / Gesundheitswesen 80-100%

Michael Page International (Schweiz) AG; Zürich; On-site; CHF 90,000 - 110,000; Full time

Job summary

Michael Page International (Schweiz) AG sucht eine erfahrene Executive Assistant im Gesundheitswesen zur Unterstützung einer C-Level-Führungskraft in Zürich. Sie steuern Kalender, koordinieren Meetings, bereiten Unterlagen vor und fungieren als zentrale Schnittstelle zu internen wie externen Stakeholdern.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige EA-Erfahrung auf Führungs-Ebene, Deutsch verhandlungssicher und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung
• Mehrjährige Executive-Assistant-Erfahrung auf Geschäftsleitungsebene
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse
• Gute Englischkenntnisse
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und Detailgenauigkeit
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise

Responsibilities

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support
• Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung geschäftskritischer Meetings
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen Stakeholdern

Skills

Terminmanagement

Stakeholder-Management

Diskretion

Kommunikation

Englisch

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung

Tools

MS Office

Job description

In dieser Funktion unterstützen Sie eine Führungspersönlichkeit auf C-Level professionell und vorausschauend in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen. Sie sorgen für effiziente Abläufe, koordinieren komplexe Termine und tragen wesentlich zu einer reibungslosen Zusammenarbeit mit verschiedenen Anspruchsgruppen bei.

Executive Assistant / Gesundheitswesen (m/w/d) 80-100%

Unser Kunde ist eine renommierte Schweizer Organisation mit einem dynamischen und anspruchsvollen Arbeitsumfeld. Für einen befristeten Einsatz suchen wir eine erfahrene Executive Assistant, die eine zentrale Führungsfunktion im Tagesgeschäft unterstützt und als wichtige Schnittstelle zu internen und externen Stakeholdern agiert.

Stellenbeschreibung

• Proaktive Unterstützung einer Führungskraft im täglichen Business Support
• Verantwortung für ein komplexes Kalender- und Terminmanagement inklusive Priorisierung geschäftskritischer Meetings
• Planung, Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops und Besprechungen inklusive Vor- und Nachbereitung
• Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Partnern und Entscheidungsträgern
• Erstellung, Bearbeitung und Aufbereitung von Korrespondenz, Präsentationen und relevanten Unterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen und Unterstützung bei administrativen Aufgaben
• Überwachung offener Aufgaben, Fristen und Follow-ups zur Sicherstellung einer effizienten Umsetzung
• Förderung eines transparenten Informationsflusses zwischen den relevanten Stakeholdern

Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Weiterbildung im Bereich Administration, Assistenz oder Office Management
• Mehrjährige Erfahrung in einer Executive-Assistant-Funktion auf Geschäftsleitungs-, CEO- oder vergleichbarer Management-Ebene
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Englischkenntnisse
• Sehr gute Kenntnisse im Bereich Agenda-, Termin- und Stakeholder-Management
• Versierter Umgang mit MS Office
• Erfahrung in einem komplexen und anspruchsvollen Unternehmensumfeld
• Ausgezeichnete Organisationsfähigkeit und hohe Detailgenauigkeit
• Selbständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Höchste Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Professionelles Auftreten sowie souveräner Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen
• Hohe Flexibilität und Hands-on-Mentalität

Das Angebot

• Befristeter Einsatz vom 04.01.2027 bis 12.02.2027
• Arbeitspensum von 100%
• Verantwortungsvolle Aufgabe mit hoher Sichtbarkeit auf Führungsebene
• Professionelles und dynamisches Arbeitsumfeld