ASAP - Office Manager (m/f/d) 100%

Michael Page International; Zug; Vor Ort; CHF 85.000 - 110.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Michael Page International sucht in Zug eine erfahrene Office-Managerin bzw. einen Office-Manager (m/w/d) für eine befristete 4-Monats-Position vor Ort.

Sie tragen die Verantwortung für das tägliche Office-Management, koordinieren Infrastruktur, Lieferanten und Servicepartner und unterstützen Führungskräfte sowie Teams bei administrativen HR-Prozessen. Zu Ihren Aufgaben zählen die Organisation von Meetings, Reisen, Events sowie die Beschaffung von Büromaterial und die Pflege von Dokumenten.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder administrativen Funktionen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen.
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit professionellem Auftreten.

Aufgaben

• Verantwortung für das tägliche Office Management und die Organisation administrativer Abläufe.
• Koordination von Büroinfrastruktur, Arbeitsplatzmanagement und externen Dienstleistern.
• Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und Servicepartner.
• Organisation interner Meetings, Workshops, Management-Besuche und Firmenevents.
• Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams.
• Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik.
• Verwaltung von Büromaterial, Catering und Lagerbestand.
• Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierung.
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie HR-Prozessen.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern.
• Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und Abläufen.
• Sicherstellung eines professionellen Arbeitsumfelds.

Kenntnisse

Office-Management

Stakeholder-Management

Organisation

Kommunikation

Teamwork

Tools

Microsoft Office 365

Jobbeschreibung

• Befristeter Einsatz für 4 Monate
• 100 % vor Ort

Firmenprofil

Für unseren Kunden, ein international tätiges Unternehmen im Bereich Financial Services mit Sitz in Zug, suchen wir einen erfahrenen Office Manager (m/w/d). Das Unternehmen beschäftigt Mitarbeitende in mehreren europäischen Standorten und legt grossen Wert auf Professionalität, Serviceorientierung und eine effiziente Büroorganisation.

Stellenbeschreibung

• Verantwortung für das tägliche Office Management und die effiziente Organisation administrativer Abläufe
• Koordination von Büroinfrastruktur, Facility-Themen, Arbeitsplatzmanagement sowie externen Dienstleistern
• Hauptansprechpartner für Lieferanten, Gebäudemanagement und externe Servicepartner
• Organisation von internen Meetings, Workshops, Management-Besuchen und Firmenevents
• Administrative Unterstützung von Führungskräften und Teams
• Koordination von Geschäftsreisen, Hotelbuchungen und Meetinglogistik
• Verwaltung von Büromaterial, Catering und Ausstattung inklusive Bestellwesen und Lagerbestand
• Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumentenmanagement und Archivierungsprozessen
• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitender sowie bei administrativen HR-Prozessen
• Zusammenarbeit mit internen und externen Stakeholdern
• Kontinuierliche Optimierung von Office-Prozessen und administrativen Abläufen
• Sicherstellung eines professionellen und einladenden Arbeitsumfelds für Mitarbeitende und Gäste

Anforderungsprofil

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in einer administrativen Funktion oder als Executive Assistant
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikations- und Stakeholder-Management-Kompetenzen
• Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie professionelles und diskretes Auftreten
• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams)
• Deutsch und Englisch in Wort und Schrift; weitere Sprachen sind von Vorteil

Sonstige Informationen

• Abwechslungsreiche Position mit hoher Eigenverantwortung
• Breites Aufgabenspektrum und viel Gestaltungsspielraum
• Zusammenarbeit mit verschiedenen internen und externen Stakeholdern
• Dynamisches und professionelles Arbeitsumfeld in zentraler Lage in Zug