ASAP - Office Assistant (m/w/d)100%

Michael Page (Switzerland); Rolle; On-site; CHF 47,000 - 60,000; Full time

Benefits offered by this job

Professionelles Arbeitsumfeld

Prozessgestaltung möglich

Kollegiales Team

Job summary

Michael Page (Switzerland) sucht eine organisierte Office Assistant (m/w/d) für einen 5-monatigen Vertrag in Zürich. Sie sind zentrale Anlaufstelle, verantworten das Office Management und unterstützen die Geschäftsleitung sowie Fachbereiche in administrativen Belangen.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Office-Erfahrung und beherrschen Deutsch sowie Englisch sicher. Microsoft Office 365 nutzen Sie sicher; Hands-on-Mentalität und Diskretion runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationsfähigkeit

Koordinationsfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Hands-on-Mentalität

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Office 365

Job description

• 5 monatiger Vertrag
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Zürich

About Our Client

Für eine renommierte und etablierte Unternehmung aus der Versicherungsbranche mit Sitz in Zürich suchen wir eine organisierte, dienstleistungsorientierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Assistant (m/w/d).

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag und sind eine zentrale Anlaufstelle für interne sowie externe Ansprechpartner. Sie tragen aktiv zu einem professionellen Arbeitsumfeld bei und unterstützen das Management sowie verschiedene Fachbereiche in administrativen und organisatorischen Belangen.

Job Description

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes

The Successful Applicant

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

What's on Offer

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben
• Professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verbesserungen einzubringen