ASAP - Office Assistant (m/w/d)100%

Michael Page; Zürich; On-site; CHF 39,000 - 47,000; Full time

Job summary

Michael Page in Zürich sucht eine organisierte, dienstleistungsorientierte Office Assistante (m/w/d) für einen 5-monatigen Vertrag. Sie verantworten das Office Management, unterstützen das Management und koordinieren Sitzungen, Reisen sowie interne Veranstaltungen.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehrjährige Erfahrung im Administrationsbereich und exzellente Deutsch- sowie Englischkenntnisse mit. Sicherer Umgang mit MS Office 365 und eine professionelles Auftreten runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten.
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten.
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365.
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität.

Responsibilities

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe.
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen.
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen.
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister.
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen.
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern.
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien.
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse.
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten.
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes.

Skills

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Organisationstalent

Dienstleistungsorientierung

Hands-on-Mentalität

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Microsoft Office 365

Job description

• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
  

About Our Client

Für eine renommierte und etablierte Unternehmung aus der Versicherungsbranche mit Sitz in Zürich suchen wir eine organisierte, dienstleistungsorientierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Assistant (m/w/d).

• 5 monatiger Vertrag
• Attraktiver Arbeitsplatz im Herzen von Zürich
  

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag und sind eine zentrale Anlaufstelle für interne sowie externe Ansprechpartner. Sie tragen aktiv zu einem professionellen Arbeitsumfeld bei und unterstützen das Management sowie verschiedene Fachbereiche in administrativen und organisatorischen Belangen.

Job Description

• Verantwortung für das gesamte Office Management und die Sicherstellung effizienter Betriebsabläufe
• Organisation und Koordination von Sitzungen, Workshops, Geschäftsreisen und internen Veranstaltungen
• Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung und verschiedener Fachabteilungen
• Empfang und Betreuung von Besuchern sowie erste Ansprechperson für externe Partner und Dienstleister
• Verwaltung von Korrespondenz, Dokumenten und vertraulichen Unterlagen
• Koordination von Lieferanten, Facility-Management-Dienstleistern sowie externen Servicepartnern
• Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Unterstützung bei internen Projekten sowie Optimierung administrativer Prozesse
• Verantwortung für Posteingang und -ausgang sowie allgemeine administrative Tätigkeiten
• Sicherstellung eines professionellen und repräsentativen Arbeitsumfeldes

The Successful Applicant

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Office-Management- oder Administrationsbereich
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
• Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeiten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie ein professionelles Auftreten
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Versierter Umgang mit Microsoft Office 365
• Kommunikationsstarke Persönlichkeit mit Hands-on-Mentalität

What's on Offer

• Verantwortungsvolle Position mit vielseitigen Aufgaben
• Professionelles und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und Verbesserungen einzubringen

Quote job ref: JN-112026-7138901