Executive Assistant / Anwaltsassistentin für den Managing Partner (100%) - [A016176]

HUMANIS; Zürich; On-site; CHF 110,000 - 170,000; Full time

Job summary

HUMANIS sucht eine erfahrene Anwaltsassistentin zur Unterstützung des Managing Partners in Zürich. Sie arbeiten proaktiv an der Tagesordnung, koordinieren komplexe Kalender, erstellen anspruchsvolle Korrespondenz in Deutsch/Englisch und organisieren interne sowie externe Meetings.

Sie verfügen über mehrjährige Erfahrung in einer Wirtschaftskanzlei, unterstützen Führungskräfte auf höchster Ebene, arbeiten diskret und behalten selbst in herausfordernden Situationen den Überblick.

Qualifications

• Mehrjährige Berufserfahrung als Anwaltsassistentin in einer Wirtschaftskanzlei.
• Unterstützung von Partnern oder Führungskräften auf höchster Managementebene.
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Ausgeprägte Organisationsfähigkeit und vorausschauende Arbeitsweise.
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten.

Responsibilities

• Executive Support: Proaktive Unterstützung des Managing Partners im Tagesgeschäft.
• Agenda- und Terminmanagement: Koordination komplexer Kalender und Meetings.
• Korrespondenz: Erstellung und Bearbeitung anspruchsvoller Deutsch/Englisch-Korrespondenz.
• Sitzungsorganisation: Planung von Meetings, Besprechungen und Reisen.
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Überarbeitung von Präsentationen und Berichten.
• Kommunikation: Zusammenarbeit mit Partnern, Klienten und internen/externen Stakeholdern.
• Administrative Unterstützung: Koordination vielfältiger Management-Aufgaben.
• Vertraulichkeit: Umgang mit sensiblen Informationen.

Skills

Executive Support

Kalender-Management

Korrespondenz DE/EN

Sitzungsorganisation

Dokumentenmanagement

Schnittstellenmanagement

Organisationstalent

Diskretion

Education

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung Direktionsassistenz

Job description

Sie sind eine erfahrene Anwaltsassistentin und möchten Ihre Expertise in einer verantwortungsvollen Schlüsselposition auf höchster Führungsebene in der Region Zürich einsetzen? Sie kennen die Dynamik einer Wirtschaftskanzlei, arbeiten vorausschauend und behalten auch in einem anspruchsvollen Umfeld stets den Überblick?

Ihre Aufgaben

• Executive Support: Proaktive und vorausschauende Unterstützung des Managing Partners im anspruchsvollen Tagesgeschäft
• Agenda- und Terminmanagement: Koordination komplexer Kalender, Meetings und geschäftlicher Verpflichtungen
• Korrespondenz: Selbstständige Erstellung und Bearbeitung anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Sitzungsorganisation: Planung und Koordination interner und externer Meetings, Besprechungen und Geschäftsreisen
• Dokumentenmanagement: Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen, Berichten und vertraulichen Dokumenten
• Kommunikation und Schnittstellenmanagement: Professionelle Zusammenarbeit mit Partnern, Anwälten, Klienten und weiteren internen sowie externen Anspruchsgruppen
• Administrative und organisatorische Unterstützung: Selbstständige Koordination vielfältiger Aufgaben und Sicherstellung reibungsloser Abläufe auf Managementebene
• Vertraulichkeit und Diskretion: Souveräner Umgang mit sensiblen Informationen und anspruchsvollen Geschäftssituationen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung im Bereich Direktionsassistenz
• Mehrjährige Berufserfahrung als Anwaltsassistentin in einer Wirtschaftskanzlei
• Fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Partnern oder Führungskräften auf oberster Managementebene
• Sehr gute Kenntnisse der Arbeitsabläufe und Anforderungen einer Anwaltskanzlei sowie Erfahrung in der Funktion als Executive Assistant
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägtes Organisationstalent, vernetztes Denken und eine vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion, Loyalität und ein professionelles Auftreten
• Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei hoher Arbeitsbelastung Prioritäten richtig zu setzen