Executive Assistant & Administration Specialist

Job Solution AG; Zürich; On-site; CHF 85,000 - 115,000; Full time

Job summary

Job Solution AG in Zürich sucht eine/n Sachbearbeiter/in Administration & Geschäftsleitungsassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Sie planen Geschäftsreisen, koordinieren Termine und bereiten Unterlagen für die Geschäftsleitung vor.

Zudem betreuen Sie die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und übernehmen Stellvertretungen im Administrationsteam. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehr als 5 Jahre Erfahrung sowie exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse mit.

Qualifications

• Kaufmännische Ausbildung.
• Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer vergleichbaren Position.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office.
• Diskrete, zuverlässige und verantwortungsbewusste Persönlichkeit.
• Selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise.
• Teamorientiert, flexibel und belastbar.

Responsibilities

• Planung und Organisation von Geschäftsreisen inklusive Buchungen und Spesenabrechnungen.
• Koordination und Verwaltung von Terminen, Meetings und Veranstaltungen.
• Verfassen von Korrespondenz auf Deutsch und Englisch.
• Vorbereitung und Aufbereitung von Unterlagen für die Geschäftsleitung.
• Verantwortung für ein komplexes Kalendermanagement (Erfassung und Bewirtschaftung von Veranstaltungen und Konferenzen, Bearbeitung von Referentenanfragen an den CEO).
• Bearbeitung und Weiterleitung der eingehenden Post.
• Betreuung administrativer Abläufe sowie Unterstützung bei internen organisatorischen Aufgaben.
• Mitarbeit im Administrationsteam und Übernahme von Stellvertretungen.

Skills

Planung & Organisation

Kalendermanagement

Korrespondenz Deutsch/Englisch

Diskretion

Teamfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Office

Job description

Job Solution AG in Zürich sucht eine/n Sachbearbeiter/in Administration & Geschäftsleitungsassistenz (m/w/d) in Vollzeit. Sie planen Geschäftsreisen, koordinieren Termine und bereiten Unterlagen für die Geschäftsleitung vor.

Zudem betreuen Sie die Korrespondenz auf Deutsch und Englisch und übernehmen Stellvertretungen im Administrationsteam. Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, mehr als 5 Jahre Erfahrung sowie exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse mit.