Event & Guest Experience Manager (m/f/x/d; 80-100%)

Swiss Re; Zürich; Hybrid; CHF 78.000 - 118.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Hybrides Arbeiten nach Absprache

Zusammenfassung

Swiss Re sucht eine/n Event & Guest Experience Manager, der/die internationale Gäste betreut und Veranstaltungen von Planung bis Umsetzung steuert. Sie begleiten den Guest Journey-Prozess von Ankunft bis Abreise und sichern eine exzellente Eventdurchführung am Centre of Global Dialogue.

Sie sind Gastgeber/in mit Leidenschaft, service- und kundenorientiert, belastbar und kommunizieren sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifikationen

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Eigenverantwortung.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu koordinieren und Prioritäten zu setzen.
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Erfahrung mit gängigen Event-Registration-Tools von Vorteil.

Aufgaben

• Empfang, Betreuung und Beratung von internationalen Gästen in Deutsch/Englisch.
• Verantwortung für Hotelzimmer-Reservationen und Gästebetreuung.
• Betreuung des Visitor Management Systems, Check-In/Check-Out.
• Bereichsübergreifende Einsätze im Empfangs- und Eventbereich.
• Planung, Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen.
• Koordination von Raumplanung, Unterkunft, Verpflegung, Technik und Logistik.
• Bearbeitung von Neuanfragen am Entry-Gate.
• Unterstützung der Gäste bei administrativen Anliegen.

Kenntnisse

Gastgeber/in aus Leidenschaft

Kundenorientierung

Organisationstalent

Multitasking

Deutsch/Englisch-Kommunikation

Tools

Planet (Protel)

Momentus (Ungerboeck)

Visitor Registration Tools

Jobbeschreibung

Sind Sie leidenschaftlich daran interessiert, aussergewöhnliche Erlebnisse zu schaffen? Gedeihen Sie in einem dynamischen Umfeld, in dem kein Tag wie der andere ist – mal begrüssen Sie eine internationale Führungskraft, mal koordinieren Sie eine reibungslos ablaufende Konferenz? Dann ist dies Ihre Bühne.

Stellenübersicht

Als Event & Guest Experience Manager sind Sie verantwortlich für die professionelle Betreuung unserer internationalen Gäste sowie die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Sie begleiten den gesamten Guest Journey Prozess von der Ankunft bis zur Abreise und sorgen gleichzeitig für eine reibungslose Umsetzung von Events und Konferenzdienstleistungen.

Als Gastgeber/in und Event Profi sind Sie eine wichtige Visitenkarte des Centre of Global Dialogue. Mit Ihrer hohen Serviceorientierung, Ihrem Organisationstalent und Ihrem Engagement schaffen Sie erstklassige Erlebnisse für Gäste, Kunden und Veranstaltungsteilnehmende.

Die Rolle ist Teil einer integrierten Event & Guest Experience Organisation mit dem Ziel, dass Mitarbeitende flexibel in beiden Bereichen eingesetzt werden und sich gegenseitig vertreten. Alle Mitarbeitenden übernehmen sowohl Empfangs- als auch Konferenz- und Eventmanagement-Aufgaben, um maximale Flexibilität, gegenseitige Vertretung und ein herausragendes Gästeerlebnis sicherzustellen.

Ihre Aufgaben

• Empfang, Betreuung und Beratung von internationalen Gästen, Besuchern und Veranstaltungsteilnehmenden in Deutsch und Englisch.
• Sicherstellung einer professionellen und herzlichen Gästeerfahrung als erste Ansprechperson des Unternehmens sowie Verantwortung für die Reservation der Hotelzimmer im Centre of Global Dialogue.
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts am Empfang sowie Betreuung des Visitor Management Systems und der Besucherregistrierung, Check In und Check Out
• Flexible Übernahme von Empfangs-, Reservations- und Gästeserviceaufgaben im Rahmen eines bereichsübergreifenden Einsatzmodells, als einheitlicher Prozess mit den Eventaufgaben.
• Planung und Organisation sowie Durchführung von internen Veranstaltungen.
• Koordination aller relevanten Eventdienstleistungen wie Raumplanung, Unterkunft, Verpflegung, Technik und Logistik.
• Bearbeitung des Entrygates für unsere Neuanfragen
• Unterstützung der Gäste und Seminarteilnehmenden bei administrativen Anliegen sowie Vermittlung an interne Schnittstellen.

Fachliche Kompetenzen

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Kundenorientierung.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und hohe Eigenverantwortung.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten richtig zu setzen.
• Strukturierte, lösungsorientierte und selbstständige Arbeitsweise.
• Erfahrung mit Planet (Protel), Momentus (Ungerboeck), Visitor Registration Tools oder vergleichbaren Systemen von Vorteil.

Über das Team

Das Event Management Team von Swiss Re ist Teil von Corporate Real Estate & Services (CRES) Zürich und plant und realisiert ein breites Spektrum an Veranstaltungen für interne und externe Kunden im gesamten Unternehmen. Das Team hält sich an Swiss Re's hohe Qualitätsstandards und sorgt dafür, dass jede Veranstaltung unsere Marke und unsere Werte widerspiegelt. In enger Zusammenarbeit mit verschiedenen Geschäftsbereichen und einem etablierten Lieferantennetzwerk agiert das Team mit Präzision, Kreativität und einem ausgeprägten Servicebewusstsein – und macht jede Veranstaltung zu einem Erlebnis, das in Erinnerung bleibt.

Sie sind eine geborene Gastgeberperson – jemand, der echte Freude daran findet, andere willkommen zu heissen, ihnen das Gefühl zu geben, geschätzt und gut betreut zu werden. Sie bringen Energie und Ruhe in gleichem Masse mit, bleiben gelassen, wenn es hektisch wird, und finden Lösungen, bevor Probleme entstehen. Sie kommunizieren sicher und herzlich über Kulturen und Hierarchien hinweg und sind stolz auf die Qualität Ihrer Arbeit. Sie schätzen Abwechslung, passen sich schnell an und arbeiten gerne in einem kollegialen Team, in dem alle füreinander da sind.

Sie sind

• Gastgeber/in aus Leidenschaft und schaffen außergewöhnliche Gästeerlebnisse.
• Service-, kunden- und lösungsorientiert, gleichzeitig positiv, engagiert und teamorientiert.
• Belastbar, flexibel und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
• Kommunikativ, professionell und souverän im Umgang mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen in Deutsch und Englisch.
• Zuverlässig, qualitätsbewusst, verantwortungsvoll, diskret und loyal.
• Aufgeschlossen gegenüber flexiblen Arbeitszeitmodellen und einer engen teamübergreifenden Zusammenarbeit.
• Freude an einer vielseitigen Tätigkeit mit wechselnden Schwerpunkten zwischen Reception, Hospitality und Event Management.

Arbeitsbedingungen

• Arbeitsort: Swiss Re Centre for Global Dialogue in Rüschlikon, hybrides Arbeiten nach Absprache
• Arbeitszeiten: Montag bis Freitag zwischen 06:30 und 20:00Uhr gem. Einsatzplanung, gelegentlich Wochenendeinsätze

Für die Schweiz liegt die Grundgehaltsrange für diese Position zwischen 78'000 CHF und 118'000 CHF für eine Vollzeitstelle.

Das konkret angebotene Gehalt berücksichtigt:

• die Anforderungen, den Umfang, die Komplexität und die Verantwortlichkeiten der Stelle
• das individuelle Profil der Bewerberin oder des Bewerbers, einschliessliche Ausbildung/Qualifikationen, Fachkenntnisse, Spezialisierung, Fähigkeiten und Erfahrung

Zusätzlich zu Ihrem Grundgehalt bietet Swiss Re eine attraktive leistungsbasierte variable Vergütungskomponente, die Ihre Leistungen anerkennt. Darüber hinaus profitieren Sie von einer Vielzahl globaler und standortspezifischer Leistungen. Die Anspruchsberechtigung kann je nach den Bedingungen der Swiss Re-Richtlinien und Ihres Arbeitsvertrags variieren.