Direktionsassistentin / Direktionsassistent 60 %

Historisches Lexikon der Schweiz; Bern; On-site; CHF 65,000 - 75,000; Part time

Job summary

Historisches Lexikon der Schweiz (HLS) in Bern sucht per 1. April 2027 oder nach Vereinbarung eine Direktionsassistenz in Teilzeit (60 %) zur operativen Unterstützung des Direktorats.

Sie übernehmen Finanzen, Personalwesen und Vertragsmanagement in enger Abstimmung mit SAGW. Zu Ihren Aufgaben gehören die Beschaffung von Artikeln, Sitzungsorganisation in mehreren Sprachen sowie der Empfang und die Koordination interner/externer Anfragen.

Qualifications

• Ausbildung als Kauffrau/-mann EFZ oder äquivalente Ausbildung mit einigen Jahren Berufserfahrung
• Weiterbildung in der Personaladministration ist erwünscht
• Sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse
• Interesse an Geschichte und deren Vermittlung
• Selbständiges Arbeiten, Eigeninitiative, hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft runden das Profil ab

Responsibilities

• Sie übernehmen operativ die Finanz- und Budgetplanung des HLS
• Sie sind zuständig für die administrativen Aufgaben im Personal-, Vertrags- und Rechnungswesen in Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten der SAGW
• Sie verantworten das Bestellwesen für die Artikelproduktion (Kontakt mit Autorinnen und Experten)
• Sie übernehmen das Sitzungsmanagement und die Protokollführung in mehrsprachigen Gremien
• Sie sind verantwortlich für die ganze Bandbreite von Sekretariatsarbeiten und Anlaufstelle für interne und externe Anfragen

Skills

Selbständiges Arbeiten

Teamfähigkeit

Dienstleistungsorientierung

Lernbereitschaft

Education

Kauffrau/-mann EFZ oder äquivalente Ausbildung

Tools

EDV-Anwenderkenntnisse

Job description

Das Historische Lexikon der Schweiz HLS ist ein wissenschaftlich erarbeitetes Online-Fachlexikon zur Schweizer Geschichte und versteht sich sowohl als verlässliche Forschungsinfrastruktur für die wissenschaftliche Gemeinschaft wie auch als umfassende und attraktive Informationsdienstleistung für die breite Öffentlichkeit.

Zur Ergänzung unseres Teams in Bern suchen wir per 1. April 2027 oder nachVereinbarung eine/n

Direktionsassistentin / Direktionsassistenten 60 %

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen operativ die Finanz- und Budgetplanung des HLS
• Sie sind zuständig für die administrativen Aufgaben im Personal-, Vertrags- undRechnungswesen in Zusammenarbeit mit den zentralen Diensten derSchweizerischen Akademie der Geistes- und Sozialwissenschaften (SAGW)
• Sie verantworten das Bestellwesen für die Artikelproduktion (Kontakt mit Autor:innenund Expert:innen)
• Sie übernehmen das Sitzungsmanagement und die Protokollführung inmehrsprachigen Gremien
• Sie sind verantwortlich für die ganze Bandbreite von Sekretariatsarbeiten undAnlaufstelle für interne und externe Anfragen

Ihr Profil

• Ausbildung als Kauffrau/-mann EFZ oder äquivalente Ausbildung mit einigenJahren Berufserfahrung, eine Weiterbildung in der Personaladministration isterwünscht
• Deutsch oder Französisch ist Ihre Erstsprache, in der jeweils anderen Spracheverfügen Sie über sehr gute Kenntnisse
• Sie bringen sehr gute EDV-Anwenderkenntnisse mit
• Sie haben Interesse an Geschichte und deren Vermittlung
• Selbständiges Arbeiten, Eigeninitiative, ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, hohe Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Lernbereitschaft runden Ihr Profil ab

Wir bieten Ihnen einen attraktiven Arbeitsplatz in der Stadt Bern, Mitarbeit in einem kleinen mehrsprachigen Team, die Möglichkeit zur Fortbildung, fortschrittliche Anstellungsbedingungen sowie gute Sozialleistungen.

Auskünfte erteilt Ihnen: Sonja Matter, Direktorin HLS, 031 313 13 32;
Stephanie Summermatter, Leitung Produktion und Digital Services HLS, 031 313 13 38